Электронное деловое письмо. Правила написания

Мы живем в эпоху коротких сообщений, таких как тексты и твиты. Но электронные письма остаются способом ведения бизнеса. Когда вы пишете электронные письма, которые читабельны, кратки и уместны, у вас есть преимущество перед теми, кто этого не делает. Некоторые аспекты хорошего написания писем уходят в прошлое на сотни лет, и они все еще актуальны.

В данной статье мы обсудим формальные вопросы, такие как сюжетные линии, введение и заключение. Но цель материала – сделать ваше сообщение не только правильным, но и эффективным. Мы рассмотрим, как исследовать ту тему, которую вы собираетесь донести до читателя. Также, мы рассмотрим, как изучить самого читателя, а затем написать сообщение, которое заставит его действовать.

Содержание статьи:

1. Подготовка к написанию электронного делового письма
2. Написание электронного делового письма
3. Отправка эффективных напоминаний
4. Продолжение переговоров в электронных сообщениях

Буду с вами честен, даже самое лучшее электронное деловое письмо может быть проигнорировано, поэтому я научу вас, как отслеживать ваши письма, чтобы это не выглядело настойчиво.  Я предполагаю, что вы обладаете приличным знанием языка и собственным стилем написания писем. Я не буду говорить о таких деталях, как грамматика и орфография, а вместо этого, сосредоточусь на применении языка, который необходим для получения нужного эффекта от прочтения вашего письма.

Подготовка к написанию электронного делового письма

Перед тем как что-то планировать вам необходимо знать пункт назначения. Таким же образом, вы должны четко понимать, почему вы пишете электронное деловое письмо. Скорее всего, у вас есть для этого две цели:

• вы хотите, чтобы получатель письма совершил какое-то действие – это ваша краткосрочная цель;
• вы хотите, чтобы это действие служило вашей глобальной цели – это ваша долгосрочная цель.

Я рекомендую поставить вашу долгосрочную цель как можно раньше, чтобы читатель сразу понял, почему вы пишете. Затем сделайте вашу краткосрочную цель очень ясной, с инструкциями о том, как читатель может помочь вам достичь ее. Это называется предметом действия.

Давайте посмотрим, как это работает, отредактировав образец письма от человека, желающего получить работу редактора в компании, занимающейся производством продукции в области альтернативной энергии, таких как солнечные панели:

---

«Добрый день,

Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается.

Я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа.

Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Анатолий»

---

Данное письмо составлено в правильной грамматической форме, но оно не подходит, потому что это не помогает автору достичь своих целей. Попробуем его немного изменить, чтобы сделать его лучше.

Все начинается со вступления, которое заставляет получателя задуматься, почему писатель пишет данное письмо: «Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается».

С точки зрения писателя, цель очевидна – устроиться на работу. Но читатель может получать сотни таких писем в день по десяткам тем. Не заставляйте читателя гадать, почему вы ему пишете. Внесите ясность с самого начала вашего письма, оставляя только необходимые части. Например: «Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора. Мое резюме прилагается».

Часть, которую мы вырезали, может быть изменена или удалена. Пока оставим все как есть, но перенесем данную часть в собственный абзац. Есть еще одна важная деталь в первоначальном письме, которую нужно вынести вперед. Автор пишет, что он может начать работу не раньше 1-го августа. Это важный факт, с точки зрения читателя.

Это может выглядеть так: «я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа». Теперь письмо выглядит лучше, но в нем все еще отсутствует что-то очень важное. Автор не уточняет, что читатель должен делать дальше. Там нет краткосрочной цели.

Давайте добавим это в наше письмо: «Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа». Теперь читатель понимает, что ему нужно ответить на данное письмо и назначить время.

Сейчас наше письмо выглядит таким образом:

---

«Добрый день,

Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа. Мое резюме прилагается.

В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравиться создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления.

Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Анатолий»

---

Для хорошего письма этого достаточно, но его можно еще улучшить. Дело в том, что всегда есть долгосрочная и краткосрочная цели. А значит, можно добавить сюда больше полезной информации, но в меньшем количестве слов, чтобы показать компетентность автора в желаемой должности.

Эффективные электронные деловые письма показывают, что вы сделали свою домашнюю работу и теперь обращаетесь к читателю, чтобы он сделал следующий шаг. Исследование, которое вы проводите перед тем, как что-то написать, дает понять получателю, что вы цените его время.

Вернемся к нашему примеру письма. Мы видим, что автор пишет по поводу объявления о свободной вакансии, а значит, он отвечает на рекламное объявление, где представлены требования к соискателю и само описание должности. В данном случае само объявление является идеальным местом для начала нашего исследования.

Для этого примера мы взяли объявление на должность редактора. Нас интересуют обязанности и требования к соискателю. Все, что нужно сделать, это определить, соответствует ли наш автор требованиям данной позиции, а затем показать в своем письме, что он может их выполнить. Большинство людей, желающие получить работу, даже не утруждают себя внимательно прочитать информацию, прежде чем писать, но наш автор будет использовать эти подсказки, чтобы написать письмо, которое выделится.

В нашем предыдущем отредактированном письме мы создали довольно общий текст, чтобы показать заинтересованность в должности. Сейчас это выглядит так: «В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления».

Теперь мы собираемся заменить некоторые части примерами, которые относятся к обязанностям и требованиям к должности. Автор письма должен показать свои компетенции и соответствие предлагаемой должности.

Мы видим, что в обязанности входит работа с подчиненными и умение редактировать материалы. В требованиях делается акцент на знании английского языка и способность грамотного написания иностранного контента.

Попробуем показать навыки автора в таком виде: «В настоящее время я работаю в англо-французской компании JustTheSun, где я занимаюсь написанием англоязычного контента, имеющий большой отклик у читательской аудитории. Также у меня есть успешный опыт руководства коллективом журналистов и иллюстраторов, как штатных сотрудников, так и фрилансеров».

Цель здесь состоит не в том, чтобы писать много букв, а в том, чтобы правильно написать правильные буквы нужным людям. У вас не всегда будет такой хороший исходный материал для понимания того, чего хочет получатель вашего письма, но, просматривая веб-сайты компании, социальные сети и новостные материалы, вы получите преимущество, которого у менее мотивированных авторов просто не будет.

Даже самое лучшее электронное письмо на открытую должность может пройти несколько программных фильтров, и в конечном счете не попасть в нужные руки. Чтобы этого избежать, вам требуется провести некоторое исследование нужных вам людей, работающих в компании, где открыта позиция. Как это сделать мы подробнее описали в нашей статье «Как правильно составить резюме, чтобы вас заметили».  

Написание электронного делового письма

Как и в личном общении, контент является лишь частью вашего сообщения. Другая часть передается через тон письма.

---

Деловые бумажные письма 50-летней давности очень похожи на те, которые пишутся сегодня. Но электронные письма даже 10 или 20 лет назад сильно отличаются от сегодняшних. Дело в том, что правила стиля все еще находятся на стадии своего формирования.

---

Рассмотрим некоторые общие вопросы тона в приветствии, теле и заключении электронного делового письма. В целом вы хотите, чтобы ваш тон отражал отношения, которые вы уже установили с получателем письма. Если вы обычно называете друг друга по имени лично, не стесняйтесь начинать письмо с выражения «Здравствуй, Александр» или просто «Александр». Если вы незнакомы с человеком, которому собираетесь писать электронное письмо, тогда начните с «Добрый день, Александр Петрович» или «Здравствуйте, Александр Петрович». 

Немного сложнее, если вы не знаете имя получателя письма. В таком случае вы можете обратиться со слова «Здравствуйте». Немного лучше использовать название компании, например, «Здравствуйте Лукойл», или название отдела «Здравствуйте отдел продаж».

Основная часть письма должна так же отражать ваши существующие отношения. Она должна быть простой, но формальной, если это ваш первый контакт с получателем. Это значит избегать таких вещей, как смайлики. Короче говоря, представьте себя таким, каким вы хотите, чтобы вас видели, имея в виду конечные цели вашего письма.

Теперь затронем завершающую часть делового электронного письма. Сюда подходят такие выражения, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное. Немаловажным будет, если в заключительную часть письма вы поставите призыв к действию, что-то вроде «С нетерпением жду вашего ответа». В конце добавьте вашу подпись электронной почты, которую мы затрагивали в статье «Как правильно писать электронные письма. Этикет электронной почты».

Время является ценным ресурсом в деловых условиях, поэтому у вас есть всего несколько секунд, чтобы привлечь внимание вашего читателя. Я приведу вам несколько способов, как быстро донести свою цель с помощью хитростей, которые выделяют ваше сообщение и дают получателю веские основания для ответа.

Давайте рассмотрим эти три способа:

1. Во-первых, не стесняйтесь того, что пишете. Поставьте вашу цель прямо вперед. Да, иногда необходимо вводное предложение, как, например, «В продолжении нашей встречи», но старайтесь сделать его как можно короче.
2. Во-вторых, удалите запутанные детали. «На последней встрече мы договорились провести собрание в пятницу в 13:00, но затем, вы прислали сообщение, что 13:00 вам не подходит. Я проверил свой график и выбрал более подходящее время в пятницу в 15:20».
3. В-третьих, напомните еще раз о вашей цели где-то в середине письма. Идея здесь такова, если вы привлекли внимание читателя вашей начальной целью, то содержание может рассеять внимание человека, и вы не добьетесь желаемого результата. Поэтому напоминание необходимо.

К вышеперечисленным способам можно добавить еще такой совет – пишите сообщение как можно короче. Краткость – это не только сестра таланта, но и эффективность вашего электронного письма.

Настало время упомянуть о заголовке вашего электронного делового письма. Это еще одно место, где должны присутствовать краткость и простота. В нескольких словах он должен сказать, что находится внутри письма, и побудить получателя открыть его и узнать.

Очень полезно будет упомянуть о так называемых сложных письмах, где люди вынуждены идти на конфронтацию. Я покажу вам пример, как можно составить электронное деловое письмо, чтобы оно подчеркивало взаимодействие, а не противостояние. Также я покажу вам сэндвич-технику.

Посмотрим на следующий пример письма, где автор желает получить плату за выполненную работу:

---

«Здравствуйте,

Вы должны мне денег, и я нахожусь в данный момент в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату. Я полагаю, что вы меня обманывали, когда нанимали. Я ожидаю, что вы заплатите мне как можно скорее или я подам на вас в суд».

---

Большинство предпринимателей, получив такого рода письмо, ответили бы в том же духе. Так что наша цель – смягчить тон и немного переставить акценты, но оставить главный посыл к читателю письма.

Бесполезно писать такие строки, как «Я полагаю, что вы меня обманывали». Может быть у заказчика проблемы с его счетом или другие форс-мажорные обстоятельства. Выражение «я подам на вас в суд» тоже не имеет смысла, так как опытные бизнесмены воспринимают это всерьез только тогда, когда получают такие слова от адвоката. Попробуем переписать данное письмо в более позитивном тоне, ориентированном на решение проблемы.

В нашем примере первое предложение выглядит следующим образом: «вы должны мне денег, и я действительно нахожусь сейчас в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату». Мы можем добиться большего, предоставив информацию, которой ваш получатель может просто не иметь. Примерно так: «Мы с вами заключили договор на создание графики, которая в данный момент присутствует на вашем веб-сайте. Согласно договору, 1 мая должна была быть выплачена сумма в размере 350 долларов США, но я, к сожалению, до сих пор ее не получил».   

Добавим некоторые детали и к следующему предложению: «Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре».

Теперь вернемся к фразе «я подам на вас в суд». Вероятно, вы не будете нанимать адвоката, чтобы получить 350 долларов. Но у вас есть под рукой другие средства защиты. Не бойтесь напоминать. Например, «Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж». Наше письмо завершено, но оно все еще немного резкое.

Рассмотрим другой вариант, который называется «техникой сэндвича», чтобы сделать сообщение более дружелюбным. Это работает так: сложная часть идет прямо посередине, как мясо бутерброда. Затем вы вводите «мягкие» выражения во вступление и заключение.

Вот пример введения, который фактически взят из другой части письма: «Мне было довольно приятно работать с вами, создавая графику, которую я вижу сейчас на вашем веб-сайте, и выглядит она просто отлично».

Середину письма мы оставляем, как в предыдущем примере, просто немного перефразируем: «К сожалению, я все еще не получил оплату в размере 350 долларов по нашему договору, которая должна была произойти 1 мая. Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре. Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж».

В завершение письма мы можем вставить такую фразу: «Еще раз спасибо за возможность работать вместе. Я с нетерпением жду продолжения наших продуктивных отношений после того, как этот вопрос будет решен». Вот так выглядит модель «бутерброд», которую вы можете использовать в ваших сложных деловых электронных письмах.

Немаловажным будет напомнить вам, что ваше письмо должно быть читабельным и довольно простым в понимании написанного. Существует несколько способов сделать письма более доступными для получателя. Рассмотрим их:

1. Когда вы составляете электронное письмо, вы не знаете, как оно будет выглядеть по ту сторону экрана. Здесь совет такой: дизайн письма должен быть простым. Не стоит опираться на вид шрифта или элементы дизайна, чтобы донести свое сообщение. Это же касается PDF и Word вложений.
2. Вторая сложность в чтении письма – это язык изложения. Особенно когда вы используете сложные времена глаголов, как например, «я надеялся встретиться». Здесь не совсем ясно, хочет автор встретиться или уже нет. Убедитесь, что вы используете самый простой и понятный язык.
3. Когда вы договариваетесь о времени онлайн-встречи или телефонного разговора с собеседником, находящемся в другой стране или другом регионе, убедитесь, что вы учитываете разницу между часовыми поясами.

Когда вы составляете письмо, подумайте об этом в таком ключе: некоторые читатели вынуждены бороться с каждым словом, каждой фразой, каждым предложением, поэтому, чем меньше их будет, тем меньше им придется бороться.

Отправка эффективных напоминаний

К сожалению, даже хорошо подготовленные письма часто остаются без ответа. В данном разделе мы рассмотрим, что делать, если получатели ваших писем не отвечают.

Первое, что вы можете сделать – это просто отправить письмо с напоминанием по истечении разумного периода времени. Но возникает вопрос: сколько времени занимает разумное время? К сожалению, здесь нет четко регулируемых правил. Пишите слишком рано, и они будут думать, что вы надоедливы, и начнут раздражаться. Выждите слишком долго, и вы можете упустить возможность.

Чаще всего срочность будет зависеть от ситуации. Здесь вы учитываете следующие факторы, которые я обозначил как ГАР:

Г – каков ваш График? Например, если вы готовите рекламный стенд для мероприятия, которое должно состояться 1 сентября, и вам необходимо спланировать поездку до 1 августа, было бы разумно просить предоставить необходимую информацию в июле.

А – существуют ли Альтернативы? Существуют ли другие контакты, к кому вы можете обратиться за подтверждением? Если да, тогда не имеет смысла высылать напоминание.

Р – повлияет ли Раздражительность получателя на ваши отношения? Некоторые сообщения относительно безличны, поэтому вам неважно, что получатель думает о вас.

Допустим, вы решили написать напоминание. Здесь применяются те же правила, что и ко всем письмам на сложные темы. Не спорьте и не злитесь. Дайте конкретику и упростите решение. Помните, есть шанс, что они просто никогда не получали ваше предыдущее сообщение.  

Ваш текст может выглядеть таким образом: «Боюсь, что я не получил ответ на мое письмо от 15 июня о нашем стенде на вашем мероприятии. Хотелось бы получить быстрый ответ, так как мы пытаемся рассчитать наши планы поездок. Спасибо».

Это только ядро. Конечно, вы добавите собственные данные. Обязательно включите более ранние сообщения в ваше напоминание. В электронной почте вы можете сделать это, воспользовавшись кнопкой «Ответить всем».

Предположим, что вы осознали, что ваш контакт не собирается вам отвечать, но вам действительно нужно получить решение по своему вопросу. У вас сложное решение. Вы можете написать кому-то еще из этой компании? Здесь вы снова можете применить правило ГАР – проверьте ваш график, альтернативы и влияние раздражительности.

В написании такого рода напоминания будет очень неплохо использовать следующую структуру письма: «ранее, я обсуждал данный вопрос с … (таким-то человеком), но в последнее время я не получал от него никакого ответа».

Письма с напоминанием нарочито создают конфронтационную ситуацию, потому что вы фактически указываете на то, что читатель не смог сделать ранее. Но если вы сами определите необходимость следить за ситуацией и вежливо справляться с ней, время, потраченное на написание напоминаний, может окупиться.  

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

• Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером.
• Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме. Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку.
• В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

• Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
• Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
• Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Как закончить электронное письмо? 30 примеров, готовых к копированию и вставке! —

Убедитесь, что ваши электронные письма соответствуют имиджу вашего бренда и демонстрируют наиболее важные аспекты вашего бизнеса. 👌 В этой статье вы можете узнать, Как закончить электронное письмо и использовать одно из 30 лучших окончаний писем для вашего входящего маркетинга.

Кроме того, прокрутите страницу вниз, чтобы прочитать больше о лучших практиках закрытия электронных писем в формальных и неформальных ситуациях. Вперед! 🚀

Как закончить электронное письмо?

Если вы задумаетесь о сотнях или тысячах электронных писем, которые ваша компания рассылает каждый год: вы согласитесь, что это очень много, и каждое из них – это впечатление от вашего личного брендинга. 👀

Эти электронные письма часто отправляются вашей сети и списку перспективных клиентов, клиентам, партнерам и заинтересованным лицам. Важно понимать, как каждый компонент оказывает влияние в глазах получателей. Элементы внутри каждого из этих сообщений, такие как приветствие, тело письма и закрытие, способствуют созданию хорошего или плохого впечатления о бренде. 🙊 Закрытие письма имеет такое же значение, как и тема письма, а некоторые могут сказать, что это самый важный элемент письма!

Заключительное предложение письма играет огромную роль в сообщении, которое вы хотите донести до своей аудитории, и поэтому вы должны уделить ему особое внимание! 🔍

Профессиональный формат окончания электронного письма:

Давайте посмотрим, что обычно входит в хорошее завершение письма. 🧐

Потрясающе оформленная подпись к электронному письму и предложение призыва к действию в конце, несомненно, выделят вас из всех остальных коммерческих писем, которые получают ваши контакты!

Источник изображения: LinkedIn Pulse.

💡 Совет профессионала: Создавайте свои профессиональные подписи онлайн с помощью шаблонов, доступных, например, на Stripo. Но у вас есть много других вариантов в Интернете! Просто помните, что, как и подпись к электронному письму, подпись к электронному письму может сделать или разрушить электронное письмо. 😬

Как закончить электронное письмо? 30 примеров завершения электронных писем

Кроме того, существует несколько факторов, влияющих на то, как будет закрыто электронное письмо. ✍️

Кто является адресатом письма? Какова цель письма? Представляет ли это письмо весь бизнес или только мой личный бренд?

Подпись к электронному письму обычно рекомендуется при общении с коллегой, преподавателем, другом или членом семьи. 🤗 Знание того, кто является вашей аудиторией, а также другие контекстуальные факторы подскажут, какой способ завершения общения будет правильным.

В этой статье мы рассмотрим 10 фраз для правильного завершения электронного письма в деловой ситуации. В эту категорию попадают письма коллегам, работодателям, рекрутерам, клиентам и даже генеральным директорам. 💯

Затем мы рассмотрим 10 стандартных способов сказать “спасибо”, чтобы завершить электронное письмо. Наконец, мы рассмотрим 10 фраз для неформальных электронных писем, таких, которые вы отправляете только друзьям или членам семьи. 📩 Эти 30 примеров

готовы к копированию-вставке в любое сообщение или к сохранению для создания идеальных шаблонов!

10 фраз для закрытия письма о приеме на работу:

Если вы не знаете, как написать заключительную фразу при приеме на работу, просто сравните закрытие электронного письма с закрытием формального письма, чтобы сохранить профессионализм. 😅 Поскольку отправка письма по почте сегодня эквивалентна отправке электронной почты, тот же протокол и правила могут быть использованы для любой стратегии маркетинга электронной почты. Держите все в профессиональном, но сердечном ключе. 🤝

Вот несколько фраз, которые можно использовать в качестве примеров заключительных предложений деловых писем: 👇

1. Искренне,
2. С уважением (или С наилучшими пожеланиями).
3. Я с нетерпением жду вашего ответа.
4. Я ценю вашу поддержку.
5. Дайте мне знать, чем еще я могу помочь.
6. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы.
7. С наилучшими пожеланиями.
8. Я с нетерпением жду продолжения нашего бизнеса.
9. Не стесняйтесь обращаться ко мне снова.
10. Я буду рад получить от вас ответ.

Как уже объяснялось ранее, шаблон подписи электронной почты, подходящий для бизнеса, который регулярно используется во всей вашей организации, оказывает влияние на этикет электронной почты. 🏷️ Поэтому приложите усилия, чтобы и фраза подписи, и баннер подписи соответствовали требованиям вашей компании.

Цель одна и та же, независимо от того, отправляется ли электронное письмо всей фирме или это личное сообщение с клиентом. Деловые люди стараются взаимодействовать с другими людьми таким образом, чтобы улучшить как свой личный имидж, так и имидж организации, в которой они работают.

💫

10 способов завершить электронное письмо словами “спасибо”:

Самым распространенным завершением электронного письма является “спасибо”, которое часто используется во всех завершающих письмах. Подумайте о ситуациях, в которых вы бы написали кому-то письмо с благодарностью. Как бы вы показали получателю, что вы цените его помощь? Какая фраза лучше всего подошла бы для этого? Если друг или член вашей семьи помог вам с чем-то, это должно прийти само собой. 🥰 Но как быть в рабочей или коммерческой среде? Вот несколько способов завершить благодарственное послание:

1. Спасибо за вашу поддержку.
2. Спасибо за ваше время.
3. Спасибо, {{FirstName}}!
4. Большое спасибо.
5. Большое спасибо.
6. Я очень благодарен за X.
7. Я ценю вашу помощь с X.
8. Заранее спасибо.
9. Большое спасибо за предоставленную возможность.
10. Я очень ценю вашу поддержку.

Кроме того, помните, что, обращаясь к человеку с просьбой об услуге или помощи в электронном письме, вы должны поблагодарить его заранее. Даже если они еще не оказали помощь, вы должны выразить благодарность так, как будто они ее уже оказали! 🤲

Кроме того, вот статья с 5 шаблонами, которые помогут вам правильно написать профессиональное письмо “спасибо”. Вы сможете поблагодарить меня позже! 😜

10 фраз для теплых и холодных подписей в электронных письмах:

Наконец, в этом разделе я покажу вам, как закончить письмо с помощью забавных и классных подписей. 🤙 Есть несколько замечательных фраз, которые вы можете использовать, и хотя не все из них подходят для каждого сценария, эти 10 фраз помогут вам включить воображение! 🌈 Ознакомьтесь с этими примерами

неформального завершения письма:

1. Поговорим позже.
2. До скорого (или До встречи!).
3. С любовью.
4. Мир!
5. Best. (сокращение от Best regards).
6. Будь здоров!
7. Хороших выходных, {{FirstName}}.
8. Не могу дождаться вашего ответа.
9. С теплыми/лучшими пожеланиями.
10. Оставайтесь с нами. .

Как вы можете видеть, каждое из этих закрытий подходит для различных последовательностей. Например, вы можете использовать “С любовью.” для завершения письма другу или члену семьи, но не коллеге. 😳 “Теплые или наилучшие пожелания” можно использовать как в официальных, так и в неофициальных сообщениях. В профессиональные или личные электронные письма, где вы хотите сохранить определенный профессиональный тон, следует включать фразы типа “Всего наилучшего” или “С уважением”. 👌

При составлении письма о продажах вы можете захотеть привлечь внимание получателя, чтобы он отреагировал или с волнением ожидал вашего ответа, и использовать завершение, подобное этому: “Оставайтесь с нами”. Кроме того, “Ваше здоровье” – это веселое и довольно неформальное выражение, но оно может создать идеальный непринужденный тон и в корпоративной ситуации. 😀

💡 Совет профессионала: Следите за тем, как другие заканчивают свои письма; это подскажет вам, в каком направлении двигаться дальше. 👉 Затем сохраните несколько альтернативных подписей в настройках электронной почты, чтобы иметь возможность выбрать подходящую подпись для каждого случая!

Заключение: Как закончить электронное письмо формально? Как закончить неформальное письмо?

В заключение скажем, что вы приложили все усилия, чтобы сделать ваше письмо привлекательным и понятным. Таким образом, тело вашего письма может быть безупречным, но все может пойти не так, если вы используете неправильную фразу для завершения письма! 😖 Это всего лишь короткое предложение, за которым следует ваша индивидуальная подпись, но создание подходящего тона для завершения письма часто требует удивительно много усилий и оттачивания. 💪

Решая, как завершить письмо, важно учитывать и контекст. То, что подходит для друга или близкого коллеги, не подойдет для дальнего знакомого или человека, с которым вы никогда не встречались, в строго профессиональном плане. 🥸

👉 Вот обзор некоторых наиболее часто встречающихся завершений электронных писем для формальных и неформальных коммуникаций:

Примеры официальных подписей в электронной почте

• “С уважением”:
  Да, это немного суховато, 🤷 но это работает в профессиональных электронных письмах, поскольку в этом нет ничего необычного или неуместного.

• “Искренне”:
  Эта подпись задает соответствующий тон в официальной переписке. 🙂 Имейте в виду, что она может показаться жесткой в более неформальной деловой переписке.

• “С наилучшими пожеланиями”:
  Это беспроигрышный вариант благодаря приятному сочетанию теплоты и официальности, но будьте осторожны с его “поздравительной открыткой” 🎅 и используйте его только тогда, когда он хорошо вписывается в тон вашего письма.

• “Заранее спасибо”:
  Очевидно, что письма, содержащие фразу “спасибо”, получают больше всего ответов. Возможно, это потому, что такая фраза выражает благодарность и одновременно создает ожидание – вы показываете, что будете благодарны, когда (а не если) человек, которому вы пишете письмо, ответит. 🤨
  Благодарность заранее может показаться излишне требовательной в более формальных ситуациях, поэтому используйте ее с осторожностью.

• “Я ценю вашу [помощь, поддержку, отзыв и т.д.]”:
  Всегда уместно выразить благодарность тому, кто вам помог. 💖

• “С нетерпением жду вашего ответа”:
  Это выражение сначала кажется приятным, но оно может иметь пассивно-агрессивный тон. 😯 Получатель может воспринять подтекст “Вы должны ответить”

• “Искренне ваш”:
  Вы действительно “принадлежите” получателю? Неа. 🤣 Если только вы не посылаете письмо домой родителям из летнего лагеря, это выглядит фальшиво и пошловато.

• “С уважением” / “С уважением ваш”:
  Это нормально, если вы пишете официальное письмо президенту, но для всего остального это слишком формально. очевидно, что для обращения к государственным лидерам и священнослужителям обычно используется обращение “С уважением, ваш” 🙅.

• “Всего доброго”:
  Лучше не использовать этот тип подписи в профессиональной переписке, хотя он вполне подойдет, если вы пишете письмо корреспонденту, с которым вы работали раньше и у вас с ним хорошие отношения. 🤗

Примеры неформальных подписей по электронной почте : Как закончить электронное письмо

• “Ваше здоровье”:
  Эта подпись с наибольшей вероятностью вызовет ответную реакцию читателя (не благодарность). Она отлично работает в приятных и разговорных электронных письмах, но если вы не являетесь настоящим британцем или австралийцем, то в более профессиональных обстоятельствах она может показаться навязчивой. Мы все знаем традиционное “Будь здоров, приятель!” 🦘

• “Best”:
  “Наилучшие пожелания” или “Best regards” передаются в более веселой форме. 🤩 Если вы получаете много электронных писем, вы заметите, что почти все используют это обращение. Эта привычка делает его гладким, так же, как формальные электронные письма не требуют усилий. Недостаток в том, что это может быть безопасно и скучно, особенно если вы хотите, чтобы ваше сообщение было более динамичным и запоминающимся.

• “Как всегда”:
  Это хороший вариант для людей, с которыми у вас долгосрочные профессиональные связи. 👴 Это заверит вашего собеседника, что между вами все так хорошо, как никогда раньше.

• “Спасибо”:
  Когда вы хотите выразить благодарность, простое “спасибо” часто является хорошим вариантом. Однако оно может выражать тон нетерпения, точно так же, как и “Спасибо заранее”. Поэтому используйте его в тех случаях, когда вы действительно ожидаете ответа.

• “Много любви”:
  Это выражение лучше оставить для семьи, близких друзей и вашей второй половинки. То же правило действует в отношении “Hugs & Kisses” или более короткой версии “XOXO”. 😍

• “Thx” или “Rgrds”:
  Если только вам не 13 лет, то избегайте использовать этот тип написания, хаха! 😝 Это не чат для обмена текстовыми сообщениями. Используйте все слова алфавита.

• “Береги себя”:
  На первый взгляд, “Береги себя” кажется нормальным, но при более глубоком рассмотрении оно может означать, что получателю следует помнить о потенциальных опасностях. 🤐 Поэтому воздержитесь от использования этой фразы в официальных разговорах, потому что некоторые люди могут воспринять ее буквально!

• [Вообще ничего]:
  Мы живем в мире, где люди регулярно пишут электронные письма с мобильных устройств, поэтому пропуск подписи в цепочке электронных писем развивается. Однако отсутствие подписи в первом письме или неиспользование формальной подписи в исходящих письмах выглядит как безличность. 🙈

• [Имя] или [Инициалы]:
  Хотя этот тип подписи может подойти для коротких, неформальных писем, для большинства людей он слишком холоден, ❄️ особенно если вы впервые общаетесь с получателем.

Бонус: Пример плохого подписного листа

• “Отправлено с моего iPhone”:
  Несмотря на то, что такое завершение письма происходит в основном по ошибке, когда отправитель забывает включить оригинальную подпись, я посчитал нужным подчеркнуть, что это не подходящая подпись 🚫 независимо от контекста… Однако, возможно, это самая распространенная из всех подписей! 😱 Она указывает на то, что вы недостаточно заботитесь о своем получателе, чтобы изменить стандартную подпись к письму. Поэтому, общаетесь ли вы с друзьями или коллегами, пожалуйста, избегайте такого рода ошибок.

💡 Совет профессионала: Узнайте о 14 ошибках, которых следует избегать при отправке холодного электронного письма. Последнее, чего вы хотите – это подготовить идеальное маркетинговое письмо, а потом оно окажется в папке “спам” сразу после отправки, не так ли? 🥲

Что такое лучшее завершение письма, если вы хотите получить ответ?

Чтобы знать, что такое лучший подписной лист электронного письма, нужно понимать, что последнее, что просматривает ваша аудитория после прочтения вашего сообщения, – это закрытие письма, и это может повлиять на то, как скоро она ответит – или ответит ли вообще. 👀

Представьте, что вы встретили нового делового человека на профессиональном мероприятии. Вы бы не стали просто повернуться и уйти, как только закончилась беседа. 🚶 Это было бы расценено как грубость, произвело бы негативное впечатление и, скорее всего, помешало бы дальнейшему общению с этим потенциальным собеседником. 😫 Вместо этого вы скажете что-то вроде:

“Было приятно познакомиться с вами!” Пожалуйста, примите одну из моих визитных карточек. Я с нетерпением ждувашего звонка!”

👉 Считайте, что ваше письмо – это завершение беседы. У вас больше шансов получить хороший ответ, если вы используете теплый, вежливый и профессиональный язык с четким призывом к действию, как объяснялось ранее.

Кроме того, вот статья, если вы хотите узнать, как сделать так, чтобы количество откликов в LinkedIn выросло с 6% до 38%! 🧨

Используйте Waalaxy Email Automation Tool!

Однако вы также можете воспользоваться инструментом автоматизации электронной почты, например, Waalaxy CRM, чтобы подготовить капельную кампанию, в которой вы сможете провести своих потенциальных клиентов через воронку продаж и, наконец, превратить их в платящих клиентов.

Кампании электронной почты с Waalaxy очень легко настроить, и это сэкономит вам много времени и денег! 🤑 Кто бы этого не хотел?

Существует 3 способа запуска новой кампании по поиску клиентов:

• Отправьте письмо своему списку потенциальных клиентов,
• Настройте сценарий на вкладке кампаний,
• Использование импорта LinkedIn для поиска новых перспектив.

Если вы хотите узнать больше подробностей о запуске кампании, то прочитайте эту статью, и вы будете поражены. 🥰 Самое приятное, что вы можете сохранить все шаблоны электронных писем, которые вам нужны, таким образом, вы сможете легко использовать их повторно для других кампаний и даже создать многоканальную маркетинговую стратегию, используя электронные письма и действия LinkedIn (например, отправлять запросы на подключение, посещения, следование и отправку сообщений).

Помимо настройки автоматических кампаний электронной почты, вы также можете использовать советы, приведенные в этой статье, чтобы помочь себе увеличить количество ответов, отправляя персонализированные сообщения и удерживая внимание получателей! 💥

Discover Waalaxy 🪐

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ: Как закончить электронное письмо о завершить/закрыть электронное письмо?

Как закончить письмо профессору/учителю?

Отправка электронных писем преподавателям может иметь как негативное, так и позитивное влияние 🤫, так же как и переписка с профессионалами в бизнесе. К сожалению, иногда студенты отправляют непрофессиональные сообщения преподавателям, и это может привести к тому, что они не получат улучшения оценки или продления срока сдачи… Пожалуйста, не будьте такими студентами!

Вместо этого, узнайте, как закончить письмо профессору, учителю или другому специалисту в области образования, используя этот шаблон: 👇

Как вежливо завершить деловое письмо клиенту?

Вот несколько моментов, которые следует учитывать, если вы вежливо заканчиваете деловое письмо клиенту: 👇

• ✅ Пожалуйста, используйте свое полное имя. В конце письма всегда указывайте свое имя и фамилию, особенно в первых нескольких сообщениях. Таким образом, получатель знает, кто вы, и с меньшей вероятностью перепутает вас с другими собеседниками, у которых, например, такое же имя и фамилия. 🤯
• ✅ Сохраняйте профессионализм. Определите подходящий тон, который следует использовать в заключительной части письма, благодаря контекстным подсказкам. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформальных подписей типа “Скоро пообщаемся!”, чтобы сохранить профессиональный тон. Если вы обменялись несколькими электронными письмами и считаете, что более спокойное завершение будет уместнее, не стесняйтесь “соответствовать энергии вашей аудитории”. ⚡
• ✅ Определите, нужно ли заключительное слово. Может возникнуть соблазн опустить завершающее слово после обмена несколькими электронными письмами с кем-то. В этом случае стоит включить в письмо заключительную часть. Даже если ваши разговоры стали более неформальными, завершение письма демонстрирует внимание к деталям и профессионализм. 💯 Кроме того, получатель может переслать ваше письмо лицам внутри компании, которые ранее не переписывались с вами. Хорошо продуманное заключение произведет на них хорошее впечатление, а также сделает коммуникацию четкой и удобной для последующих действий.

Кроме того, вот как должно выглядеть профессиональное завершение электронного письма: 🤓

👉 Есть 4 шага, которые вы должны учитывать при написании закрытия письма:

1.

Заключительная строка

Заключительная строка вашего письма должна не только выражать благодарность получателю за прочтение вашего сообщения, но и включать призыв к действию

или фразу, которая либо побуждает получателя к реакции, либо указывает на то, что вы ожидаете ответной реакции. 👂 В данном примере использована следующая заключительная фраза :

Я с нетерпением жду встречи с Вами в следующий понедельник.
Спасибо,

2. Полное имя

Всегда используйте свое имя и фамилию в подписи к электронному письму, чтобы свести к минимуму путаницу и помочь им запомнить вас. 🌌 Использование полного имени в подписи к электронной почте, резюме, сопроводительном письме и любых других материалах, которые вы отправляете, повышает ваши шансы на получение ответа. В данном случае мы использовали имя:
Пол Алиен, в качестве примера. 👽

3. Название должности

Вы можете упомянуть название вашей текущей работы, чтобы закрыть письмо, так как может быть полезно включить название, которое просто описывает то, что вы делаете для компании. Например:

Главный офицер Галактики. (Хаха, постарайтесь не быть таким расплывчатым!) 🤣

4. Контактная информация

Даже если человек, получивший ваше сообщение, уже знает ваш адрес электронной почты, всегда полезно указать другую контактную информацию, например, номер рабочего телефона или другую контактную информацию, например, такую: 🪐

www.waalaxy.com
+33 655 545 679

Вот так, у вас есть все необходимые советы! 🚀

Как начать профессиональное письмо?

В заключение, вот еще советы, которые вы можете применить, чтобы начать профессиональное письмо:

• Поймите свой целевой рынок. 👂 Ваше приветствие и вступительная строка должны отражать отношения, которые вы поддерживаете со своими читателями. Подумайте, пишете ли вы для клиента, руководителей, профессионального знакомого или близкого сослуживца.

• Четко сформулируйте свою цель. 🎯 Когда цель вашего письма не очевидна, читатель может запутаться или расстроиться. Чтобы не упустить из виду этот важный компонент, попробуйте включить цель вашего письма в первую фразу или, еще лучше, поместить ее в тему, чтобы читатель знал, чего ожидать от вашего сообщения.

• Используйте онлайн-программы для проверки орфографии или отправки автоматических сообщений (если это применимо). 🤖 Орфография очень важна при передаче сообщения, особенно в профессиональной среде, если вы хотите, чтобы вас воспринимали серьезно! Поэтому будьте осторожны с этим. 🔔 Более того, возможно, вам нужно отправить письмо с напоминанием через две недели, и вы не хотите забыть об этом, или, возможно, вас не будет в это время. Вот когда инструменты автоматизации, такие как Waalaxy, приходят на помощь!

Try Waalaxy Now 👩‍🚀

👉 Найдите здесь наиболее часто используемые формулы поздравлений:

Убедитесь, что вы правильно используете запятые, пунктуацию и грамматику, поскольку первое впечатление может сделать или сломать вашу компанию, или испортить имидж бренда. 😣 Как профессионально завершить электронное письмо с помощью приведенных выше шаблонов, вы найдете в этой статье! ⚡

Отлично! 👏 Теперь вы точно знаете, Как закончить электронное письмо, верно? Если у вас остались сомнения, не стесняйтесь связаться с нами через чат или LinkedIn.

Береги себя, юный падаван. 🖖

Как написать официальное электронное письмо с 6 примерами

Все мы пишем всевозможные электронные письма на работе: сообщаем о новостях компании, запрашиваем информацию, отвечаем клиентам, отслеживаем встречи и многое другое. Если вам неловко создавать такие сообщения, мы здесь, чтобы помочь!

В этой статье вы узнаете, как написать официальное электронное письмо, что такое официальный формат электронной почты и как сделать ваше сообщение четким и профессиональным. Внизу этой страницы вы найдете несколько официальных примеров электронных писем для разных случаев. Не стесняйтесь использовать их для справки!

Электронная почта зависит от контекста, поэтому, прежде чем составлять черновик сообщения, подумайте о своих отношениях с получателем. Это ваш начальник, коллега, потенциальный партнер? Это поможет вам определить соответствующий уровень формальности для вашего электронного письма. Если вы сомневаетесь, безопаснее придерживаться более формальной версии.

Официальный формат электронной почты: что включить в электронную почту

Написать деловую электронную почту намного проще, если вы знаете, как ее структурировать. Вот ключевые компоненты, которые должно содержать ваше сообщение.

1. Строка темы

Это важная часть вашего письма, которая определяет, откроет ли его человек. Хорошая строка темы информирует получателя о том, о чем электронное письмо и почему он должен его прочитать. Постарайтесь сделать тему письма ясной, конкретной и по существу. Например:

Маркетинговый бюджет Q4: Пожалуйста, просмотрите до 31 августа
Познакомьтесь с новым вице-президентом по проектированию
Spark для Android: Первые впечатления от наших пользователей
Запрос на отпуск на 10-20 августа

2.

Приветствие по электронной почте

Как начать официальное электронное письмо? В начале письма приветствуйте человека по имени. В зависимости от уровня формальности ваше приветствие может варьироваться от простого «Привет» до официального «Уважаемый господин/госпожа/доктор/профессор…». В самых официальных случаях используйте двоеточие вместо запятой после приветствия. . Например, «Уважаемая мисс Смит:»

Вот несколько примеров приветствия по электронной почте:

Привет [Имя],
Здравствуйте [Имя],
Уважаемый [Имя],
Уважаемый господин/госпожа/доктор/профессор [Фамилия],
Приветствую,
Привет,
Всем привет,

Всегда делайте все возможное, чтобы узнать имя получателя, чтобы обратиться к нему по электронной почте. Если ваше исследование не увенчалось успехом, используйте общее приветствие, например «Приветствую».

Если вам нужна дополнительная помощь в выборе правильного приветствия, проверьте лучшие приветствия по электронной почте и те, которых следует избегать.

3. Тело электронного письма

Теперь пришло время создать основную часть вашего электронного письма. Вот как это сделать:

• Всегда посвящайте одно письмо одной теме. Например, вам может понадобиться, чтобы ваш коллега рассмотрел ваш квартальный отчет и обсудил стратегию найма в вашем отделе. Это слишком много информации для одного письма! Лучше отправить два отдельных сообщения по каждой теме, чтобы человеку было легко ответить. Таким образом, у вас больше шансов получить быстрый ответ.
• Объясните, о чем вы пишете. Если вы отправляете электронное письмо незнакомцу, кратко представьтесь, а затем сразу переходите к делу. Четко укажите цель вашего электронного письма, чтобы человек мог понять, почему вы пишете ему письмо и как он может помочь. Например:

Я хотел бы пригласить вас выступить на нашей ежегодной конференции разработчиков.

Я веду блог о кошках на YouTube, и мы хотели бы представить ваш бренд в нашем следующем видео.

Я уже давно пользуюсь вашим сервисом и хочу сообщить о проблеме, с которой недавно столкнулся.

• Цените время читателя. Предоставьте получателю любую дополнительную информацию, необходимую для ответа. В то же время старайтесь, чтобы ваше электронное письмо было коротким и простым, и не перегружайте его дополнительными подробностями. Помните, что электронная почта — не лучшее место для длительных дискуссий.
• Сделайте вашу электронную почту удобной для чтения. Разбейте свое сообщение на абзацы и используйте заголовки и списки. Там, где это уместно, выделяйте ключевую информацию полужирным шрифтом или курсивом , только не переусердствуйте. Ваша цель — сделать вашу электронную почту как можно более структурированной и удобной для просмотра.

4. Официальное закрытие электронной почты

Официальное закрытие электронной почты сообщает получателю, что делать дальше. Если вы хотите, чтобы они что-то сделали, включите четкий и конкретный призыв к действию. Если вы просто завершаете предыдущую дискуссию, завершите свое электронное письмо дружеской нотой, чтобы показать читателю, что вы готовы поддерживать с ним связь.

Вот как можно закончить официальное электронное письмо:

Пожалуйста, дайте мне знать до пятницы, 15 августа, если вы хотите выступить на конференции.

Было бы здорово сделать быстрый звонок завтра, чтобы обсудить наше сотрудничество.

Спасибо за помощь и отзыв. Будем на связи!

5. Подпись

Вот вежливые фразы, которыми вы можете подписать свою электронную почту:

С уважением,
С наилучшими пожеланиями,
С наилучшими пожеланиями,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Еще раз спасибо,

Затем введите свое имя и контактную информацию. Если вы пишете от имени компании или организации, включите эту информацию в свою подпись. Узнайте больше о создании профессиональной электронной подписи.

Ваш контрольный список электронной почты перед отправкой

После того, как вы создали свое электронное письмо, осталось проверить пару вещей:

• Убедитесь, что ваш адрес электронной почты подходит. Если вы пишете с личной электронной почты, ваш адрес должен выглядеть так: имя.фамилия@example.com . Если вы отправляете электронное письмо от имени компании, используйте корпоративную электронную почту. Ваш старый адрес электронной почты [email protected] не подходит для деловой переписки, если только вы не владеете магазином товаров для сауны. Узнайте больше о создании профессионального адреса электронной почты.
• Дважды проверьте имя и адрес электронной почты получателя. Убедитесь, что вы пишете нужному человеку и правильно пишете его имя.
• Проверка грамматики и орфографии. Внимательно проверьте свою электронную почту и избегайте использования смайликов или неформальных сокращений, таких как BTW или ASAP. Их лучше оставить для ваших сообщений друзьям.
• Придерживайтесь профессионального шрифта. Хотя многие почтовые клиенты позволяют изменять шрифт сообщений электронной почты, используйте что-нибудь консервативное, например Arial или Sans Serif. Избегайте игры с разными цветами и использования всех заглавных букв.
• Не забудьте прикрепить файлы. Если вы отправляете кому-то документ, обязательно прикрепите его. Назовите свой файл правильно, чтобы получатель мог догадаться, что внутри (например, «Маркетинговый бюджет Q4»).

Примеры официальных электронных писем

После того, как вы научились писать официальные электронные письма, давайте взглянем на примеры. Обратите внимание, что эти образцы предназначены только для справки, и мы рекомендуем вам настроить их в соответствии с тоном и уровнем формальности, подходящим для конкретного получателя и случая.

Пример электронного письма 1: Объявление

Тема: Знакомьтесь с новым представителем службы поддержки клиентов

Уважаемая команда,

Я рад представить вам [Имя], который сегодня приступает к работе в качестве представителя службы поддержки клиентов. Она будет оказывать техническую поддержку и помощь нашим пользователям, следя за тем, чтобы они получали наилучшие впечатления от наших продуктов.

Не стесняйтесь лично поприветствовать [Имя] и поздравить ее с новой ролью!

С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]

Пример электронного письма 2: Последующее деловое электронное письмо

Тема: RE: [строка темы вашего предыдущего электронного письма]

Привет [Имя],

Последующее сообщение на мое предыдущее письмо о сотрудничестве с вашим сайтом. Мне все еще интересно написать гостевой пост о лучших практиках UX для приложений для знакомств. Имея 10-летний опыт работы в мобильной индустрии, у меня есть много идей, которыми я могу поделиться с вашей аудиторией.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в сотрудничестве!

Бест,
[Ваше имя]

Подробнее: Как написать последующее электронное письмо после встречи

Пример письма 3: Запрос

Тема: Заявка на отпуск на 10-15 сентября

Уважаемый господин! /РС. [Фамилия],

Я хотел бы попросить отпуск с понедельника, 9 сентября, до пятницы, 13 сентября.

Я позабочусь о том, чтобы завершить все свои текущие проекты и нерешенные задачи до отпуска. Мои коллеги [Имя] и [Имя] будут исполнять мои обязанности во время моего отсутствия.

Ждем вашего одобрения.

С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]

Пример электронного письма 4: Вопрос

Тема: Есть ли у вас скидки для студентов на Ежегодную конференцию по программированию?

Здравствуйте,

Я хотел бы спросить, предоставляете ли вы скидки для студентов на билеты на ежегодную конференцию по кодированию.

Я учусь на дневном отделении Техасского университета и очень рад вашему мероприятию, но, к сожалению, цена билета слишком высока для меня. Я был бы признателен, если бы вы могли предложить мне образовательную скидку.

С нетерпением жду вашего ответа!

Бест,
[Ваше имя]

Пример письма 5: Жалоба

Тема: Жалоба на качество наушников

Здравствуйте,

Я купил наушники в Perfect Music в понедельник, 11 августа. обнаружил, что левый наушник не работает. К сожалению, сотрудники отказались заменить наушники или вернуть мне деньги, хотя я предоставил квитанцию.

Я глубоко разочарован качеством товара и неуважительным обращением со мной в вашем магазине.

Я надеюсь решить эту проблему и вернуть свои деньги, в противном случае мне придется предпринять дальнейшие действия.

Best,
[Ваше имя]

Пример электронного письма 6: Ответ на жалобу

Уважаемый [Имя],

Приносим извинения за неприятный опыт, который у вас был в нашем магазине, и я понимаю ваше разочарование. Я передал вашу жалобу нашему руководству, и мы сделаем все возможное, чтобы это больше никогда не повторилось.

Я возместил вашу покупку, и ваши средства должны быть у вас в ближайшее время. Мы также хотим предложить вам скидку 10% на следующую покупку в нашем магазине. Пожалуйста, используйте этот промо-код, чтобы получить скидку: [ссылка].

Примите наши извинения за доставленные неудобства.

С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]
[Контактные данные]

Узнать больше: Как написать письмо с извинениями

Давайте суммируем основные принципы написания официального электронного письма. Чтобы ваше сообщение было четким и эффективным, всегда помните о контексте и ваших отношениях с получателем, придерживайтесь формального формата электронной почты и цените время читателя.

После того, как вы научились писать официальное электронное письмо, пришло время попрактиковаться. Если вы хотите сделать электронную почту более увлекательной и приятной, попробуйте наш почтовый клиент Spark. Он дает вам суперспособности электронной почты, такие как отсрочка, последующие напоминания и планирование электронной почты, чтобы вы могли сэкономить время и сосредоточиться на важной работе.

Как написать профессиональное электронное письмо [Формат электронной почты и примеры]

Электронная почта является наиболее важным каналом профессионального онлайн-общения.

Это официальный вариант для любого делового контакта.

И все же, несмотря на то, что в среднем люди тратят более половины своего рабочего дня на электронные письма, большинство—

Сосут их по-крупному.

Эта статья поможет вам профессионально писать электронные письма. Вы будете составлять сообщения электронной почты, которые будут краткими, элегантными и легко читаемыми.

Мы рассмотрим:

• Как писать электронные письма эффективно и лаконично 
• Формат и ключевые разделы профессионального сообщения
• Ошибки, которых следует избегать при написании электронных писем получите советы о том, как написать профессиональное электронное письмо деловому партнеру, клиенту, коллеге, инвестору и другим заинтересованным сторонам. Если вы заинтересованы в том, чтобы стать настоящим профессиональным ниндзя электронной почты, ознакомьтесь с нашими чат-ботами для лидогенерации.

  Хотите изучить другие области, связанные с электронной почтой? Взгляните на эти статьи:

  • 25 шаблонов электронной почты службы поддержки клиентов [+Лучшие практики]
  • 5 простых шагов для создания списка адресов электронной почты с нуля [бесплатно]
  • Как создать профессиональную подпись электронной почты [Советы и примеры]
  • 10 лучших шаблонов электронной почты для маркетинга [Скачать бесплатно]
  • Как написать строку темы электронного письма, чтобы увеличить открываемость [Примеры]
  • Бесплатные шаблоны и примеры информационных бюллетеней по электронной почте
  • 20+ лучших вступительных предложений и приветствий электронной почты [начинающие рассылки]
  • Профессиональный дизайн заголовка электронной почты: 7 примеров передового опыта
  • Лучшее время для отправки электронной почты: что говорят нам исследования и практика чтобы поставить себя на место адресата и ответить на следующие вопросы: 
    1. Какое приветствие самое лучшее?
    2. Какая строка темы подойдет лучше всего?
    3. Кто получатели?
    4. Какова цель электронного письма?
    5. Что такое призыв к действию?
    6. Каким должен быть его тон и стиль?
    7. На что направлено основное внимание?
    8. Как закончить служебную электронную почту?
    9. Каков правильный формат моей электронной почты?

    Давайте разберемся с каждым из них по очереди.

    1. Начните свое профессиональное электронное письмо с правильного приветствия

    Всегда начинайте с приветствия. Самые распространенные и универсальные строки приветствия также оказываются лучшими.

    Лучший способ начать профессиональную электронную почту:

    • Привет [Имя],
    • Привет [Имя],
    • Уважаемый [Имя],
    • Привет,
    • Привет,

    Если вы обращаетесь к a группа, которую вы можете использовать:

    • Привет [все/команда/все/там],
    • Привет [все/команда/все/там],

    На самом деле нет необходимости усложнять вещи. Если вы хотите немного все перепутать, узнайте больше о строках открытия электронной почты здесь.

    Примечание: Несмотря на то, что фраза «Привет, ребята» является очень распространенным началом группового электронного письма, она может быть не лучшим выбором. Почему? Слово «парни» обычно ассоциируется с мужским родом. При использовании в качестве приветствия группе, в которую входят люди другого пола, некоторым это может показаться оскорбительным.

    I Если вы пишете маркетинговые электронные письма, правила немного отличаются. Они менее формальны и не следуют обычной структуре электронной почты. Их дизайны и шаблоны электронных писем обычно требуют гораздо более короткого текста, чем «настоящие» электронные письма. Вам не нужно использовать приветствия при массовой рассылке писем своим клиентам.

    2. Выберите лучшую тему для профессиональной электронной почты 

    В среднем люди получают 126 электронных писем в день. Когда ваша электронная почта доходит до получателей, ей обычно приходится конкурировать с большим количеством другой почты в их почтовом ящике. Ваша тема должна убедить их вообще открыть письмо.

    Тема сообщения должна быть короткой, но описательной и информативной. В них должно быть менее 10 слов. Попробуйте упомянуть что-то, что говорит о том, о чем электронная почта. В будущем должно быть легко вернуться к электронной почте.

    Использование смайликов, особенно в строках темы, иногда осуждается. Официальные электронные письма обычно не имеют визуальных элементов или дополнительных значков. Также избегайте приветствий в теме письма — они не нужны. Однако добавление имени получателя в строку темы может помочь привлечь внимание.

    Если вы хотите ознакомиться с некоторыми высококачественными профессиональными темами электронных писем для маркетинга, прочтите: Как писать темы электронных писем для увеличения открываемости

    3. Определите, кто ваша аудитория

    Дело не в каких-то уникальных характеристиках аудитории или демографических факторах. Самое главное — это ваши отношения с получателями. Они ваши клиенты? Ваши надзиратели? Это коллега?

    Лучше всего сохранять нейтральную позицию и всегда быть очень вежливым и уважительным. Степень знакомства с человеком имеет решающее значение. Самый безопасный подход — никогда не забегать вперед. Понаблюдайте за поведением собеседника, прежде чем сделать ваше общение более спокойным.

    Чем заняться:

    • Представьте, что бы вы сказали кому-то, если бы встретились лично — ваше письмо должно сохранять тот же тон
    • Если ваше электронное письмо является ответом, вы можете попытаться отразить тон и стиль оригинала сообщение (когда это уместно)
    • Убедитесь, что используете правильные обращения и местоимения

    Чего следует избегать:

    • Шутки или сарказм могут быть неправильно истолкованы, и лучше вообще отказаться от них, независимо от того, кому вы пишете
    • Все, что ваши получатели могут счесть оскорбительным или покровительственным

    Соблюдение этикета электронной почты особенно важно при переписке один на один. Если у вас есть реальные деловые отношения с получателем, вы должны быть осторожны. Однако, если вы пишете маркетинговые электронные письма, ориентированные на большую группу людей, вы можете поэкспериментировать. Маркетинговая коммуникация имеет тенденцию быть более смелой, и люди не воспринимают ее так близко к сердцу.

    4. Выясните цель вашего электронного письма

    Если вы хотите написать эффективных писем , вы должны решить, какой именно эффект вам нужен. Вы пишете профессиональные электронные письма, чтобы чего-то добиться. Если в вашем письме нет конкретной цели, которую вы хотите достичь, то вам вообще не стоит его писать.

    Как только вы найдете подходящую цель, напишите письмо. Вот так. Не нагромождайте цели и задачи. Ваше электронное письмо должно иметь одну конкретную цель, а не несколько мелких . Если вам нужно решить несколько не связанных между собой задач, напишите несколько писем.

    Вот хороший пример письма с четкой целью:

    Привет, Брюс, Я очень рад, что ты решил нам помочь. Прикрепил файл с картинками и вопросами. Пожалуйста, оставьте свои комментарии и дайте мне знать, когда будете готовы пройтись по ним вместе. Спасибо за помощь, Джек Нэпьер

    Не пишите о планах на отпуск, личной жизни и не обменивайтесь любезностями. Чем больше разных ракурсов и отвлекающих факторов есть в ваших письмах, тем слабее они читаются. Если вы бомбардируете получателей большим количеством информации, они наверняка запомнят только самую незначительную ее часть. Это 3-й закон физики связи.

    5. Добавьте призыв к действию

    К этому моменту вы должны знать, что каждое электронное письмо должно иметь одну четкую цель. Самая важная часть любого профессионального письма — это призыв к действию.

    Если бы вы сейчас просмотрели свой почтовый ящик, вы бы обнаружили одну интересную вещь. В большинстве маркетинговых электронных писем, которые вы получаете, есть кнопка CTA. Там написано что-то вроде «Подробнее», «Заказать сейчас» или подобное.

    Очевидно, что эти кнопки обычно не встречаются в личной или рабочей переписке. Но В следующий раз, когда вы будете писать профессиональное электронное письмо, подумайте о том, что будет написано на воображаемой кнопке . Вы должны попытаться написать электронные письма, которые явно говорят получателям, что делать.

    Призыв к действию лучше всего указать дважды — в начале и в конце письма.

    Иногда ваши получатели могут пропустить ваш призыв к действию. Если на ваши сообщения электронной почты нет ответа, попробуйте написать дополнительное электронное письмо.

    6. Выберите подходящий тон и стиль

    Говоря «серьезно», вы показываете, что имеете в виду «серьезное» дело. Несколько формальный, хладнокровный киллер производит лучшее впечатление, чем веселый. Не так ли? Так же, как закрытие электронной почты словами «С наилучшими пожеланиями» кажется более подходящим, чем «XOXO», если вы юрист.

    Есть время и место для братания, и вы узнаете это, когда увидите. Формальность является стандартом в мире бизнеса и помогает избежать неловких ситуаций . По умолчанию вы должны попытаться сделать ваши профессиональные электронные письма:

    • Позитивный и оптимистичный, но не слишком взволнованный
    • Уважительный и не навязчивый авторитет
    • Дружелюбный, но не напористый и не требовательный
    • Грамматически правильный

    Мы живем в мире, где люди иногда думают, что вы профессионал, если вы носите хороший костюм. Аналогичным образом подумайте о поддержании «делового» тона в ваших электронных письмах. Это только один из факторов, но тем не менее фактор.

    Вы не должны быть властными в своих электронных письмах. Когда вы хотите, чтобы кто-то что-то сделал, это всегда следует задавать в виде вопроса. И даже если что-то требует срочности, вы можете выразить это иначе, чем поставить десять восклицательных знаков.

    Давайте рассмотрим сценарий, в котором мы встречаем нового товарища по команде. Мы хотим написать профессиональное электронное письмо.

    Вот несколько примеров хорошо сбалансированного тона:

    Приятно познакомиться! Надеюсь, у нас будет много возможностей для совместной работы.

    Привет! Я рад, что ты есть в нашей команде.

    И некоторые вещи, которых следует избегать:

    ОМГ!!! Это чертовски здорово, что мы будем работать вместе. Мы собираемся стать лучшими друзьями! (Слишком навязчиво и грубо)

    Я слышал о вас много хорошего — давайте посмотрим, правда ли это (слишком сложно/демонстрирует недоверие)

    Если вы ищете приятные приветственные сообщения для новых сотрудников, вот несколько хороших те.

    Помните о вычитке
    Перед тем, как нажать кнопку «Отправить», перепроверьте, нет ли фрагментов, которые могут быть неверно истолкованы или сочтены грубыми. То же самое касается опечаток. Если вы даже не удосужились проверить свои электронные письма, это свидетельствует об отсутствии уважения. Ваши письма не должны содержать ошибок.

    7. Сделайте текст вашего электронного письма четким и кратким

    После приветствия вы можете объяснить, что побудило вас написать электронное письмо. Обычно это дает правильное количество контекста. Предыстория не должна быть сложной.

    Вот пример идеального профессионального электронного письма, короткого и лаконичного:

    Привет, Том, Вчера я просматривал наш квартальный отчет и заметил некоторые неточности. Данные за вторую половину октября, похоже, отсутствуют. Но общий доход все еще кажется правильным. Мы должны еще раз вместе посчитать. Можем ли мы договориться о звонке на 14:00? Бест, Джефф Форд Старший бухгалтер XYZ Visco

    Сравните с:

    Привет, Том, Можем ли мы позвонить в 2 часа дня? Джефф

    Теперь Том думает: Кто, черт возьми, такой Джефф? Думаю, это тот парень, которого я постоянно путаю с Джоном. Боже, я надеюсь, что это не связано с беспорядком в квартальном отчете. Лучше я напишу Джессике по электронной почте и поспрошу.

    Вторая версия письма очень загадочна. Теперь Том будет задавать вопросы о звонке. Это превратится в очередной обмен электронными письмами на рабочем месте. Лучше быть конкретным и предоставить всю необходимую информацию сразу.

    Как видите, структура первого примера очень понятна и в ней нет лишних частей.

    Приветственная фраза: Обычный

    Введение: Объясняет, в чем причина или что побудило вас написать

    Тело: Описывает ситуацию или проблему

    Заключение: Что происходит дальше или что ожидается от получателя

    Подписание: Обычный

    Подпись и сведения об отправителе информация

    В некоторых случаях вы можете перейти к сути и объединить вступление с основной мыслью. Самое первое предложение профессионального электронного письма может быть как о том, почему вы пишете, так и о том, что вы предлагаете сделать.

    Здравствуйте, мистер Блум, Я прочитал статью о чат-ботах с искусственным интеллектом и думаю, что мы должны добавить их в наш интернет-магазин. Это может сэкономить нам драгоценное время. Мы продолжаем отвечать на одни и те же вопросы клиентов каждый день. Не могли бы вы просмотреть этот список платформ для чат-ботов и помочь нам выбрать лучшую? С нетерпением ждем ответа от вас, Tom Hawks Специалист службы поддержки FXVisco

    Чрезвычайно важно разделить вашу электронную почту на разделы. Поведение людей при чтении основано на F-образных паттернах. Им легче просмотреть и понять смысл, если есть несколько более коротких разделов, чем один большой.

    Даже если в вашем электронном письме всего несколько предложений, все же лучше разбить его на части. Когда вы описываете несколько проблем, вы также должны добавлять цифры.

    8. Используйте подписи и добавляйте свою подпись

    Есть больше способов закончить профессиональное электронное письмо, чем начать его.

    Некоторые популярные подписи, которые вы не увидите за пределами мира переписки. «Искренне ваш» (Великобритания) и «Искренне ваш» (США) могут быть примерами обычных, хотя и несколько формальных, окончаний.

    Вы можете проявить творческий подход и написать что угодно, лишь бы это выглядело как заключительная строка. Однако стоит подумать о том, чтобы придерживаться классики. Некоторые из них хорошо зарекомендовали себя в плане повышения вовлеченности.

    Как завершить профессиональное электронное письмо

    Самые популярные строки завершения профессионального электронного письма:

    • Спасибо
    • С уважением
    • С уважением (Великобритания/Австралия, немного неформально)
    • С уважением

    4 Заранее спасибо

    • Лучший
    • С уважением

    Исследование, проведенное Bloomerang, показало, что подписи «спасибо» являются лучшими. Электронные письма с просьбой об услуге имели на 38% больше ответов, когда использовалась фраза «заранее спасибо».

    Этот трюк слегка манипулятивный и пассивно-агрессивный. Некоторых получателей это раздражает. «Заранее спасибо» может быть воспринято как замаскированное требование, а не как настоящее выражение благодарности.

    Тем не менее, сказать «спасибо» — хороший способ расположить к себе людей. Вам не нужно ограничивать его только строками подписи. Сравните эти два примера электронных писем из известного исследования «Маленькая благодарность имеет большое значение»:

    Пример электронной почты #1

    Уважаемый [имя], Я просто хотел сообщить вам, что я получил ваш отзыв о моем сопроводительном письме. Мне интересно, не могли бы вы помочь со вторым сопроводительным письмом, которое я подготовил, и дать мне отзыв о нем. Сопроводительное письмо прилагается. Можете ли вы прислать мне несколько комментариев в течение следующих 3 дней?

    Пример электронной почты #2

    Уважаемый [имя], Я просто хотел сообщить вам, что я получил ваш отзыв о моем сопроводительном письме. Большое спасибо! Я очень благодарен. Мне интересно, не могли бы вы помочь со вторым сопроводительным письмом, которое я подготовил, и дать мне отзыв о нем. Сопроводительное письмо прилагается. Можете ли вы прислать мне несколько комментариев в течение следующих 3 дней?

    Угадайте, какая версия письма получила больше ответов?

    Ага.

    Коэффициент ответов на первое электронное письмо составил 32%, а на второе — 66% ответов . Сказать «спасибо» может сделать ваши профессиональные электронные письма в два раза эффективнее.

    Подпись

    Очень важно, чтобы получатели ваших писем знали, кто вы и какой бизнес вы представляете. При подготовке подписи не забудьте указать основные контактные данные, такие как:

    • Полное имя
    • Должность
    • Название компании
    • URL веб-сайта
    • Адрес электронной почты

    Дополнительная информация может включать ваш номер телефона или адрес компании. В некоторых видах делового общения учетная запись LinkedIn или кнопки социальных сетей также имеют смысл. Чтобы сделать ваши электронные письма более аутентичными и обеспечить их безопасность, рассмотрите возможность использования генератора DMARC или других доступных инструментов.

    Если вы хотите узнать больше о подписях в профессиональных электронных письмах, прочитайте: Как создать профессиональную подпись электронной почты

    9. Придерживайтесь правильного профессионального формата электронной почты

    Чтение и отправка электронных писем в основном синонимичны работе. Особенно сегодня, когда удаленная работа стала необходимостью. Тем не менее, составление хорошего письма по-прежнему вызывает у людей недоумение.

    Все становится проще, если разбить его на несколько управляемых элементов и задач. Электронная почта не является исключением.

    Давайте кратко рассмотрим структуру электронного письма. Основные элементы электронного письма:

    1. Строка темы
    2. Приветствие (приветствие)
    3. Введение
    4. Текст
    5. Заключение
    6. Заключительная строка (подписание)
    Некоторые компоненты
    Подпись
    • . Но как только вы начнете думать об электронных письмах как о композициях, их качество улучшится.

      Электронные письма с благодарностью, просьбы о продвижении по службе, письма с извинениями, прощания с коллегами и многое другое. Есть сотни различных профессиональных ситуаций, которые требуют электронной почты. Давайте посмотрим на несколько примеров писем.

      Вот пример профессионального электронного письма, написанного коллеге.

      Здравствуйте, Деррик, . Я получил ваши отзывы о наших предстоящих маркетинговых кампаниях. Благодарю вас! Ваши идеи очень ценны, и я ценю ваши усилия. Было бы здорово, если бы мы могли обсудить это вместе с остальными. Не могли бы вы прийти на нашу следующую встречу и поделиться своими мыслями с командой? Пожалуйста, дайте мне знать, свободны ли вы в четверг в 15:00. С уважением, Джон Самсон Директор по маркетингу Work Wizardry

      Электронные письма могут иметь более одного получателя. Вот пример электронного письма группе сотрудников.

      Привет, команда, Если вы еще не знаете, я рад сообщить, что мы выиграли награду FLX 2020! Однако это означает, что мы должны отложить наши дизайнерские семинары. Церемония награждения состоится в следующую среду в Гамбурге. Джоан и я не будем доступны с 15 по 17 февраля. Мы можем перенести семинары на пятницу 19 или понедельник 22 числа. Пожалуйста, дайте нам знать, если вы хотите принять участие в семинарах и выберите дату, которая вам больше подходит. Бест, Сэм Донн Старший дизайнер GlassdomeBlue, INC.

      Взгляните еще на один пример. На этот раз это электронное письмо, отправленное клиенту, который хотел бы стать аффилированным партнером.

      Привет, Спасибо, что связались с Тидио. Меня зовут Рафал, и я управляю партнерской программой здесь, в Тидио. Я рад слышать, что вам нравится Tidio, и здорово, что вы предлагаете наши услуги своим клиентам! Вы можете найти большую часть информации о партнерской программе здесь: https://www. tidio.com/affiliate/ Всего наилучшего, Rafal Менеджер по партнерству Tidio

      Последнее, но не по крайней мере, вот профессиональное маркетинговое электронное письмо, созданное из шаблона электронной почты.

      Согласно исследованию Adobe, люди тратят более 5 часов в день на обработку своей электронной почты. Однако в этом случае практика не делает совершенным.

      Пользователи электронной почты постоянно совершают множество распространенных ошибок.

      Почему?

      В основном из-за пересечения личного и профессионального стиля письма. Вы можете чувствовать себя в безопасности, когда пишете своим друзьям. Но как только вам нужно отправить электронное письмо кому-то, кого вы не знаете, это становится тяжелым испытанием.

      К распространенным профессиональным ошибкам электронной почты относятся:

      1. Использование строк приветствия типа «кого это может касаться»
      2. Неправильное форматирование текста
      3. Грамматические и орфографические ошибки
      4. Слишком длинные электронные письма
      5. Слишком формальный или слишком неформальный характер
      6. Использование сокращений или эмодзи

      Всего этого можно легко избежать.

      Секрет хороших профессиональных писем в том, чтобы не переусердствовать. Вам не нужно писать сложное сочинение. Или имитировать тон письма 19аристократ X века. Или прикрепите фотографии милых кошек. Сделайте его коротким, естественным, лаконичным и без опечаток. Это будет сделать.

      Pro-Tip: Иногда люди предпочитают писать электронные письма в текстовых редакторах, а затем копируют и вставляют их в свой почтовый инструмент. Если вы один из них, не забудьте использовать Ctrl+Shift+V. В противном случае вы можете случайно скопировать форматирование. Обычно это выглядит неуместно. Если вы делаете хотите, чтобы ваши электронные письма были визуально привлекательными, используйте вместо этого настоящий редактор дизайна электронной почты.

      Профессиональное общение по электронной почте сделает ваше общение более эффективным. Это сэкономит вам время и поможет наладить деловые отношения. А сделать это можно, соблюдая несколько простых правил.