Дубликаты в Битрикс24
Наводим порядок в CRM: инструкция по работе с дубликатами
Многотысячная база клиентов в CRM влечет за собой появление дубликатов – повторяющихся элементов в системе данных. Дубликаты возникают в Лидах, Контактах и в Компаниях, другими словами, в сущностях Битрикс24.
В Битрикс24 встроена опция Контроль дубликатов.
Заходим в CRM и выбираем нужную нам сущность, например, Лиды.
В правом углу нажимаем на значок шестеренки и выбираем Контроль дубликатов. Данная опция доступна только на коммерческих тарифах Битрикс24.
Обратите внимание, сотрудник увидит только те дубли, к которым он имеет доступ. Администратор же обладает полными правами портал.
Работа с дубликатами предполагает объединение и удаление данных. Если у пользователя нет права на удаление элементов в системе, то он не сможет воспользоваться поиском дублей. Этого пункта просто не будет в меню.
После перехода в раздел контроля дубликатов отмечаем нужные критерии поиска. Для каждой сущности CRM свой набор параметров, по которым выполняется контроль. Искать лучше по телефону и/или e-mail. Выбираем критерий и кликаем Найти дубликаты.
Как видно на примере, выводится список дубликатов. Далее напротив найденного контакта нажимаем на плюс, чтобы раскрыть содержимое. Это все повторяющиеся элементы, которые нашлись в Лидах по заданному параметру.
После этого выводится список по дубликату. В нашем примере найдено 15 совпадений по номеру телефона. Выбираем все найденные позиции или только нужную часть (выделяя галочками строки) и в конце списка определяем дальнейшее действие:
- объединить
- пропустить
При объединении дубликатов вся исходная информация о лиде останется и дополнится недостающими данными полей из найденных совпадений.
Дубликаты в CRM могут быть по ряду причин:
- ручное занесение данных в базу
- импорт данных из файла
- если вы разрешили в настройках системы создание дублей (например, частый сценарий – лиды из разных источников не объединять с существующими, а создавать новые)
Предупреждение выводится напротив того поля, где найдено повторение. Если менеджер в процессе введения информации в Лид, Контакт или Компанию проигнорирует это предупреждение, то далее при сохранении сущности вновь всплывет уведомление.
При импорте данных, например, из файла, так (аналогия – раздельно) же есть сценарий альтернативных действий с вносимой информацией. На третьем этапе можно будет выбрать, что делать с дубликатами.
По окончанию импорта можно скачать файл с найденными совпадениями.
Регулярная проверка CRM при помощи встроенного процесса Контроль дубликатов поможет:
1. избежать засорения базы одинаковыми сущностями;
2.
3. решить проблему с разбросом информации о делах, сделках и счетах по всем сущностям в CRM.
Делайте объединение дублей только в том случае, если вы уверены в том, что найденные копии не пригодятся. Процесс необратим. Если требуется удалить большой массив данных, сделайте бэкап или выгрузите текущие данные в файл, чтобы при ошибке вернуться к исходной информации.
Помните, что некомпетентная работа с порталом приводит к потере данных, и как следствие – убыткам для вашего бизнеса.
Компания ПУСК регулярно подтверждает свои компетенции по Битрикс24, сдавая проекты разработчику продукта. Обращайтесь по контактам компании, мы подберем оптимальное решение ваших задач.
i-pusk.ru
Поиск и объединение дублей в CRM
22.08.2014 Сегодня мы поделимся с вами еще одним сценарием борьбы с дублями в CRM Битрикс24. Раннее мы представили поиск дублей при создании новой сущности, а также поиск и работу с дублями при импорте контактов. Сейчас на ваших Битрикс24 уже установлено обновление, в котором появился поиск существующих дублей.Думаю много рассказывать о том, для чего нужен этот инструмент не требуется, так как любая компания, работающая с большой базой клиентов, часто сталкивается с ситуацией когда в базе накапливаются дубли. Порой, даже проверка дублей при создании новой сущности может оказаться не совсем эффективной так как сотрудникам проще зафиксировать свой контакт как новый, нежели сравнивать с тем, что уже есть. Ну а учитывая что проверка в Битрикс24 была реализована не сразу, уверена, в вашей базе уже есть с чем поработать.
Давайте же приступим к поиску и объединению дублей в вашей базе CRM.
Как найти дубли в CRM?
Все достаточно просто, поиск выполняется отдельно для каждого списка сущностей: контактов, компаний и лидов.
Для того чтобы начать работу с дублями, необходимо проиндексировать ваши данные, перейдя в список элементов и нажав на соответствующую ссылку. После индексации можно запускать поиск.
Чаще всего, основная информация, которую мы получаем от клиентов – это фамилия, имя, телефон и E-mail, поэтому в качестве параметров поиска, мы выбрали именно эти данные.
На странице контроля дублей вы можете выбрать поля, по которым будет выполнен поиск. Среди контактов дубли проверяются по ФИО, телефону и E-mail, среди компаний дубли можно найти по названию компании, телефону и E-mail.
Так как лид — это потенциальный клиент, который может выступать и как физическое лицо – контакт и как юридическое лицо – компания, то здесь мы предлагаем сразу выбрать по какому принципу вы желаете искать дубли. Если вы работаете с лидами только как с контактами, то укажите ФИО, если как с компаниями, то выберите название компании. Если возможны оба варианта, то можно отдельно поработать с дублями по контактному лицу, а затем отдельно выполнить поиск по названию компании.
Как работает поиск дублей?
В больших компаниях с клиентами могут работать несколько менеджеров, поэтому
контроль дублей доступен для всех сотрудников, которые имеют доступ к данным CRM. Но каждый сотрудник видит в результате только свои данные и не может объединить схожие контакты другого сотрудника. Т.е. каждый работает со своей базой клиентов.
Конечно, администратор портала имеет доступ ко всем данным и может объединять любые сущности, которые не прошли контроль дублей.
Поиск дублей выполнен, что же дальше?
Здесь начинается самое интересное – процесс объединения найденных дублей.
Хотелось бы сразу отметить, что операция по объединению дублей пока необратима, в некоторых случаях может привести к потери информации или прав доступа. Мы настоятельно рекомендуем заниматься этим вопросом только ответственным лицам, которые смогут проанализировать данные перед тем как слить все в единую сущность.
Чуть позже, мы планируем реализовать отдельную страничку с историей объединения дублей, где можно будет посмотреть все действия и даже восстановить элементы, если это будет необходимо.
Итак, перед тем как начать объединение, обратите внимание, что список построен с учетом некоторых параметров, которые выявляют главную сущность, а к ней уже предлагают возможные дубли.
Первая, главная сущность определяется не случайно, система проверяет сразу несколько параметров для ее выявления:
- индекс цитируемости — как часто менеджер работает с этим элементом, сколько связей с другими сущностями, сделками, делами, счетами, предложениями.
- дата изменения — та сущность, с которой работали совсем недавно, считается более актуальной нежели другие.
- наполненность карточки – тоже немаловажный критерий, ведь среди двух контактов, у одного из которых заполнено только ФИО, а другого полная карточка, второй явно будет важнее.
- права доступа – этот параметр влияет на порядок данных. Те сущности, которые доступны пользователю только для просмотра, будут отображаться в конце списка, так как объединить их все равно нельзя.
Затем идет список возможных для этой сущности дублей.
В списке доступны несколько колонок, которые показывают данные тех полей, по которым выполнялся поиск. Визуально можно сразу увидеть по каким критериям контакты были отмечены как дубли. Дополнительно, система сама подскажет что найдено 2 совпадения по телефону или по e-mail и т.д.
Если не вы являетесь ответственным за найденный дубль, то можно быстро связаться с ответственным сотрудником, чтобы уточнить у него возможность объединения, уточнить работает ли он с этим клиентом и есть ли какая-то важная информация, которую он хотел бы сохранить. Для осуществления звонка достаточно прямо в списке дублей нажать ссылку Написать или Позвонить в последней колонке.
Если для уточнения дубля вам требуется более детально ознакомиться с карточкой элемента, можно просто перейти по ссылке.
Если вы уверены что данные не являются дубликатами, просто выделите элемент в списке и нажмите кнопку «Пропустить»
В этом случае дубликат будет исключен из списка. Но обратите внимание, что ниже по списку этот же элемент может быть представлен как дубль к другому контакту. Т.е. пропустить означает что выделенные элементы не дубли, но при этом они могут быть дублями к другим.
Если вы уверены, что сущности действительно являются дублями и хотите объединить их в одну, главную сущность, также выделите данные в списке и нажмите кнопку «Объединить»
Что происходит при объединении?
Еще раз прошу вас обратить внимание, что процесс объединения пока необратим. В результате объединения могут быть изменены права доступа, часть информации, такая как история, события ленты, список товаров могут быть удалены, так как основной информацией являются данные в главной сущности.
Итак, в списке вы видите главную сущность и возможные к ней дубли. При объединении, все данные будут сливаться в главную сущность, при этом множественные поля будут просто дополняться, пустые поля будут заполнены данными с дубля, а вот те поля, которые заполнены и в главной сущности и в дубле не будут объединены.
Т.е. если есть обычное, не множественное поле и оно заполнено в главной сущности, то в конечном результате, после объединения, именно это значение и будет сохранено. В этом случае лучше сравнить сущности межу собой перед объединением чтобы случайно не удалить важную информацию.
Все привязки к сделкам, счетам, делам, задачам, будут автоматически изменены. Если раньше сделка была связана с дублем, то после объединения в ней будет ссылка на главную сущность, в которую был слит этот дубль.
События живой ленты о создании нового дела, счета и т.д. перенесены в главную сущность не будут.
Права доступа после объединения остаются только у главной сущности, так как все дубли будут просто удалены (пока нет их восстановления). Но если в результате объединения кто-то из менеджеров может потерять доступ к своему контакту, то перед объединением вам будет показано предупреждение.
Теперь контролировать дубли можно не только при импорте и создании новых данных, но и проверять существующую базу.
Так как данные постоянно меняются: кто-то создает новые, кто-то удаляет или объединяет свои дубли, рекомендуем при каждом обращении к списку дублей обновлять его по кнопке «Обновить».
Чуть позже планируем дополнить этот сценарий еще одной страничкой, на которой будет отображаться история работы с дублями. С этой страницы можно будет восстановить элементы, которые были ошибочно объединены.
Объединение дублей важный и нужный механизм, но на самом деле очень не простой. Я буду рада, если вы поделитесь своими впечатлениями, комментариями, замечаниями. Нам очень важно получить от вас обратную связь, понять, что мы сделали удобный механизм, а если пока нет, то сделать его таким.
web.nav-it.ru
Приложение «Уничтожитель дубликатов»
Данное приложение автоматически отслеживает и удаляет дубликаты Лидов, созданных через форму на стороннем сайте, также «Уничтожитель дубликатов» умеет объединять Лиды, созданные вручную на портале.
ПРИЛОЖЕНИЕ БЕСПЛАТНО! Всем компаниям, которые продлевают через нашу компанию тариф «Проект+» мы дарим 1 наше приложение на срок продления лицензии. Тем компаниям, которые продлевают через нас тарифы «Команда» и «Компания» мы дарим все наши приложения бесплатно на срок продления лицензии Битрикс24.
Для кого данное приложение:
- Для компаний, у которых много форм на одном или разных сайтах и все они создают Лиды в системе Битрикс24.
- Для тех, кто хочет автоматически объединять дублирующие Лиды и получать уведомления, что в системе найден дубликат.
Логика работы
- Приложение отслеживает созданные Лиды и сравнивает их данные (номер телефона и email) с данными существующих Лидов. Если в системе обнаруживается Лид, в котором уже есть такие данные, то приложение автоматически объединяет новый Лид с тем, что уже имеется. При этом пользователь получает уведомление. В истории Лида можно будет посмотреть что изменилось. Все дела Лидов-дубликатов переносятся. Записи из ленты НЕ ПЕРЕНОСЯТСЯ.
- Если старый Лид находится в статусах Вами указанных в поле «Выбор статуса Лида«, то приложение не объединяет новый Лид со старым, а только уведомляет пользователя о данной ситуации.
Важные моменты
- Для корректной работы приложения рекомендуется перед началом его использования объединить все дублирующие Лиды в системе.
- Приложение срабатывает мгновенно, но результаты можно увидеть только через 10 секунд. Бывают задержки до 20 минут. Большие задержки связаны с периодом высокой нагрузки на сервера системы Битрикс24.
Версия приложения 4.0
В версии 4.0 «Уничтожителя дубликатов» появился web-интерфейс, в котором можно будет настроить следующие опции:
АДМИНИСТРАТОР ПРИЛОЖЕНИЯ — данная опция позволяет определить права доступа до настроек приложения. Это позволяет оградить пользователей от необдуманных решений, которые могут привести к потере информации.РЕЗЕРВНЫЙ АДМИНИСТРАТОР — данная опция позволяет определить резервного администратора на случай если основной администратор отсутствует.
ОТКЛЮЧИТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ — выключает действия приложения. Рекомендуем пользоваться данной опцией перед массовой загрузкой или изменением данных в системе.
СОЗДАВАТЬ ДЕЛА ПРИ ОБЪЕДИНЕНИИ — при включении данной опции будут создаваться дела в лиде, в которых Вы сможете найти информацию об удалённом лиде-дубликате.
ЗАПУСКАТЬ ПРИ ИЗМЕНЕНИИ ЛИДА — приложение будет срабатывать при изменении данных в Лиде.
ВАЖНО!
«Запускать приложение при изменении Лида» = «Да»
«Объединять все Лиды» = «Нет»
Лиды 1, 2, 3 — дубликаты.
Обновляем лид 1. Удаляется 3 (в настройках главный первый).
Если в настройках указано установить Лиду после объединения новый статус, то об будет обновлен через API и тогда у нас вновь сработает событие на обновление. Таким образом, после 1-го вызова у нас останется: 1 и 2 и на 2-й вызов будет удален 2-й лид дубликат и в итоге останется только 1. Аналогичным образом у нас при добавлении лида, если мы через API ему обновим статус, будет вызвано событие на обновление и пойдет полный цикл обработки. В итоге, лид может объединятся не с одним, а с двумя Лидами при обновлении статуса или ответственного!
Вы можете избежать данный ситуации если укажите статусы в которых нельзя объединять Лиды.
НЕ ОБЪЕДИНЯТЬ ЛИД ПРИ СТАТУСАХ — для того, чтобы определить при каких статусах не требуется объединять дублирующие Лиды. При установке данной опции, Вы получите сообщение от приложения о наличии дубликата, но объединения не произойдёт.
КАКОЙ ЛИД ОСТАВИТЬ — можно выбрать какой Лид останется после всех объединений — самый первый (старый) или самый последний (новый)
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ОСТАВШИЙСЯ ЛИД — после удаления Лида-дубликата в оставшемся Лиде будет установлен ответственный согласно данной настройке.
ОБЪЕДИНЯТЬ ВСЕ ЛИДЫ — установив эту опцию Вы сможете сразу удалить все Лиды-дубликаты, которые будут найдены для конкретного Лида.
МЕНЯТЬ СТАТУС ПОСЛЕ ОБЪЕДИНЕНИЯ — бывают случаи когда нужно изменить для бизнес-процесса статус Лида, после проверки его на дубли.
УСТАНОВИТЬ СТАТУС ПОСЛЕ ОБЪЕДИНЕНИЯ — Вы определяете какой будет статус у Лида после выполнения всех процедур.
ЗАДАЧА ОТВЕТСТВЕННОМУ ПРИ ОБНАРУЖЕНИИ ДУБЛЯ — постановка задачи ответственному за Лид с целью разобраться в данной ситуации.
ПОСТАНОВЩИК ЗАДАЧИ — выбор пользователя системы, который будет ставить задачу ответственному за Лид.
КРАЙНИЙ СРОК (+ДНЕЙ) — время в днях, которое отводится для выполнения данной задачи.
РАЗРЕШИТЬ ОТВЕТСТВЕННОМУ МЕНЯТЬ СРОК — опция, которая при установке может не давать ответственному за Лид сдвигать сроки выполнения задачи (на администраторов и на постановщика и исполнителя в одном лице не действует).
ТЕКСТ ЗАДАЧИ — Вы можете самостоятельно указать текст, который будет в автоматически создаваемой задаче.
МЕНЯТЬ СТАТУС ЛИДА, ЕСЛИ НОМЕР ТЕЛЕФОНА ОШИБОЧНЫЙ — данная опция позволяет автоматически переводить Лиды с неправильным (искаженным) номером телефона в отказной статус.
НОМЕР ОШИБОЧНЫЙ, ЕСЛИ В НЕМ ОДИНАКОВЫХ ЦИФР БОЛЕЕ, ЧЕМ УКАЗАНО В НАСТРОЙКАХ — по умолчанию это 5.
УСТАНОВИТЬ СТАТУС ПОСЛЕ ОБНАРУЖЕНИЯ ТЕЛЕФОНА — Вы можете установить статус в который будет переходить Лид в котором будет обнаружен неправильный телефон.
ВАЖНО!
Комментарии из ленты Лида не переносятся, т.к. у Битрикс 24 нет методов их управления.
Сумма из лида в лид не переносится.
Номер заявки не переносится, т.к это пользовательское поле.
 |
Остались вопросы?
У Вас другие задачи или Вы не поняли как это сделать?
kosas.ru