Что такое техническое задание и как его составить: Как составить техническое задание и получить то, что нужно — СКБ Контур

Содержание

Как написать правильное ТЗ? | Rusbase

Распространенная ошибка многих заказчиков на бирже: разместить проект и получить результат от исполнителей, который вовсе не оправдывает ожидания. И в этом случае проблема даже не во фрилансере, а в неверном описании задачи.

На первый взгляд кажется, что исполнитель должен сам понять, как оставить клиента счастливым. «И пусть сам крутится, ведь он профессионал, я ему деньги плачу, все решит без меня».

Такой подход не гарантирует вам качественный результат. Наоборот, вы вынуждаете исполнителя домысливать задачи, цели и форматы использования его работы.

А на выходе получаете неприятный осадок от зря потраченных денег.

Чтобы этого избежать, используйте следующие рекомендации по составлению ТЗ.

1. В вашем техническом задании должны содержаться максимально конкретные цели

Например, «освежить» интерфейс сайта, потому что нынешний выглядит архаично и не помогает решить задачи пользователя — получить услугу или купить товар.

Такое описание покажет вас более заинтересованным и восприимчивым к изменениям.

2. Не скупитесь на слова

Описание техзадания должно быть максимально подробное, полное, по возможности с указанием программ / сервисов / форматов. Так, если вы хотите заказать логотип сайта, опишите свою идею, какими характеристиками, смыслами и ценностями нужно наполнить бренд. Исходя из этого, дизайнер поможет подобрать правильную цветовую палитру и паттерны. Опишите, в какой программе хотите получить результат. Если не знаете — фрилансер всегда подскажет.

Приведу пример из заказа по копирайтингу:

Так не надо Так хорошо
Нужен продающий текст о компании. Должен передавать наш статус и профессионализм. Хотим рассказать о компании: о нашем производстве — оборудовании, заботе об экологии.
Сделайте мне логотип, чтобы вау-эффект и luxury. Нужен простой двухмерный логотип для протеинового батончика.
Нельзя использовать красный цвет. Пример — VP Lab.

3. Дайте примеры

Покажите исполнителю варианты вашей мечты и самые ужасные идеи, которые вам кажутся чудовищными. Это могут быть готовые решения от конкурентов, сногсшибательные варианты из международных практик — главное, задать фокус исполнителю «как надо / как не надо делать». И исходя из ваших возможностей и желаний это позволит продумать подходящий вариант. Помните о реализме — не приводите в пример тексты Nike или сервисы Google, если у вас скромный бюджет и совсем другие цели. Ваша задача — найти «золотую середину» между качеством и ценой. 

4. Не игнорируйте исполнителя — отвечайте

Даже если вы составите суперпонятное техзадание, фрилансер может вас не так понять. Например, вы хотели передать в оформлении упаковки товара «брутальность и мужество» и для вас это — черный цвет, а у исполнителя — коричневый. Без обсуждения понять детали невозможно. Поэтому отвечайте на вопросы заказчика, проговаривайте нюансы и восприятие каждой детали.

Лучше голосом, а не только по переписке.

Иногда фрилансеры не задают вопросы — боятся, что их посчитают глупыми или некомпетентными. Поэтому, даже если вопросов нет, обязательно уточните у исполнителя, все ли он понял. Это в ваших же интересах — найти лучшего исполнителя, получить отличную работу. И, возможно, оставить его с вами надолго. 

Несколько примеров сложных и узкопрофильных заданий, которые очень часто размещают на биржах

Существуют сложные технические задания под конкретные профили. Например, вам нужно настроить SEO-оптимизацию сайта, чтобы улучшить рейтинг в поисковых запросах. Хороший опытный фрилансер в этой нише — еще тот педант: не возьмет работу, если не увидит правильно сформулированную задачу. То, как поставлена задача на этой картинке говорит о том, что заказчик поверхностно к ней относится.

Поэтому вам важно помнить следующее: постарайтесь встать на один уровень с исполнителем. Не надо знать деталей, важно понимать типовые задачи, а именно:

  • Сформировать семантическое ядро по высокочастотным и низкочастотным запросам, то есть использовать не самые распространенные слова, по которым могут гуглить ваш магазин, а чуть уже. Например, если у вас онлайн-магазин по продаже одежды, то по слову «одежда» или «платье» ваш запрос будет тяжелее продвинуть. Вернее, ваш магазин, конечно, найдется на десятой странице, но тратить время — себя не уважать. А вот по запросу «красное платье в горох» ваш запрос окажется выше. Подобные фразы или слова фрилансеры формируют самостоятельно.
  • Подготовить карту сайта для поискового робота.
  • Прописать robots.txt для индексации в Google и «Яндекс».
  • Сделать перелинк сайта, то есть связать страницы сайта или из других источников гиперссылками.
  • Прописать метатеги для каждой страницы.
  • Подготовить список рекомендаций по улучшению сайта.

Итак, SEO-шник вам помог настроить сайт под поисковую выдачу. Осталось проверить, почему пользователи «слетают» и не доходят до корзины. Для этого можно разместить задание на проведение юзабилити-аудита, то есть провести исследование, которое поможет определить, насколько пользователю удобно перемещение по сайту, что можно изменить в интерфейсе и тому подобное.

Ниже — не лучший пример ТЗ:

В задании должны обязательно отражаться следующие требования:

  • улучшить показатели конверсии пользователей в покупатели;
  • найти ошибки, недоработки и баги на сайте;
  • проанализировать элементы структуры: работу ссылок, фильтров, удобство перемещения по сайту;
  • проанализировать контент-наполнение сайта на логичность;
  • протестировать конверсионные пути;
  • проверить скорость загрузки сайта, адаптивность.

Эти моменты стоит обязательно отразить в ТЗ, потому что хороший фрилансер не отреагирует просто на «переделайте сайт, чтобы сразу в душу запал». 

Как составить техзадание и донести суть исполнителю

Распространено заблуждение, что если человек обладает большой базой знаний о чем-либо (SEO, PPC, программирование и так далее), он способен написать хорошее техническое задание. Опыт свидетельствует о другом: знания и опыт специалиста при составлении техзадания значения не имеют.

Новичка даже проще научить методологии составления техзадания. Он еще не привык делать плохо, а специалист безоговорочно уверен, что раз ему понятно, то и любой разберется.

В этой статье я собрала общие рекомендации по составлению технического задания, а также практические советы.

Каждая задача — решение вопроса

Не знаете, какую проблему решаете — техзадание будет наполнено противоречивой информацией.

Готовьте техническое задание, учитывая все сложности, которые могут возникнуть из-за его выполнения. В частности, сотрудник может отложить другие, более приоритетные для вас задачи.

Проработайте техзадание так, чтобы минимизировать появление этих сложностей. Думайте о том, что произойдет после выполнения задачи.

Если вы не можете сформулировать задачу для себя в виде структурированного текста или таблицы с алгоритмом решения по пунктам, вы, скорее всего, плохо понимаете, что хотите от исполнителя.

Например, перед написанием технического задания для этой статьи я составила таблицу:

В процессе структурированного составления технического задания может отпасть необходимость в техзадании как таковом, так как вы поймете, что проблемы на самом деле не существует.

Разработка смысловых блоков

Если техзадание слишком сложное, изначально составьте для себя план и разбейте его на смысловые блоки.

Например, SEO-специалисту часто приходится писать техническое задание для формирования фильтров интернет-магазинов. Это сложно: нужно создать страницы с контентом и UTM-метками, учесть, как эти страницы будут оптимизированы.

Так выглядит скелет, который следует сформировать перед созданием детального технического задания.

1. Вводная часть.
Общее описание и оглавление. Что нужно будет сделать.

2. Внешний вид фильтров.
Как фильтры должны выглядеть в дизайне сайта.

3. Требования к страницам.
3.1. Подробное описание принципов формирования URL.
3.2. Требования к страницам фильтров.
В частности, следует написать о предоставлении возможности редактирования тегов, метатегов, публикации текстов и внедрении атрибута canonical.

4. Формирование метатегов.
Детальное описание алгоритма, по которому нужно формировать метатеги с учетом последовательности выбора фильтров.

5. Рекомендации по размещению текстов на страницах фильтров.

6. Скрытие прямых URL для фильтров четвертого уровня вложенности и выше.
Описание логики скрытия от индексации фильтров, которые могут быть бесполезны с точки зрения поиска.

После того как мы разбили нашу общую задачу на смысловые блоки, можно переходить к написанию самого технического задания.

Не можете четко представить техническое задание у себя в голове — не сможете изложить на бумаге.

{«0»:{«lid»:»1573230077755″,»ls»:»10″,»loff»:»»,»li_type»:»em»,»li_name»:»email»,»li_ph»:»Email»,»li_req»:»y»,»li_nm»:»email»},»1″:{«lid»:»1596820612019″,»ls»:»20″,»loff»:»»,»li_type»:»hd»,»li_name»:»country_code»,»li_nm»:»country_code»}}

Истории бизнеса и полезные фишки

Требования к тексту и оформлению

Структурируйте текст, разбивая фрагменты на списки и короткие абзацы. Когда начинаете разбивать техзадание на пункты и подпункты, учитесь структурировать собственные мысли. На пункты также проще ссылаться при обсуждении.

В тексте не должно быть вводных слов, метафор и отступлений от темы. Всё четко и по делу.


Каждая часть технического задания озаглавлена и пронумерована. Все подпункты также должны быть пронумерованы.

Не должно быть специфических терминов и сокращений без расшифровки.

Используйте выделения цветом, чтобы подчеркивать важные для выполнения техзадания моменты.

Если возникает сомнение, что исполнитель может истрактовать вашу мысль по-своему, добавьте максимально подробные примеры и иллюстрации.

Ранее мы уже рассказали, как сделать красивый скриншот.

Для проектирования примеров интерфейсов можно использовать сервис Moqups.

Вставляйте скриншоты и макеты в техзадание в виде картинок, а не ссылок на картинки.

Также в качестве примеров можно использовать ссылки и скриншоты других сайтов, если они иллюстрируют то, о чем вы пишите в техзадании.

Выводы

  1. Перед постановкой технического задания заполните таблицу с двумя столбцами: «какую проблему я хочу решить», «как ее можно решить».
  2. Разбейте текст техзадания на смысловые блоки.
  3. При написании текста убирайте всю «воду».
  4. Внедряйте как можно больше иллюстраций и примеров.

Как только вы составили техзадание, обязательно спросите себя: «Всё ли в нём будет понятно исполнителю?». Наконец, попросите исполнителя прочитать техзадание и поинтересуйтесь, все ли ему понятно.

Если у вас есть идеи и дополнения, жду в комментариях.

Как правильно составить техническое задание на разработку сайта

В криминалистике существует фраза: «Нет тела – нет дела». Немного перефразировав по отношению к веб-разработке, можно сказать: «Нет ТЗ – нет сайта». Ну, как нет: сайт то может и будет, но, с вероятностью в 99,9%, результат не будет отвечать ожиданиям заказчика. Дело в том, что охватить процесс разработки целиком и полностью довольно сложно, особенно объясняя на словах, без правильной документации. Техническое задание на разработку сайта – это не прихоть, а необходимость.

Очень важно подойти к его составлению ответственно и с умом. Именно поэтому наша команда решила поделиться своим опытом в этом нелёгком деле и подготовила все необходимые рекомендации, а также инструкции, которые помогут составить правильное и грамотное техническое задание на разработку сайта.

Ниже мы разместим бесплатный пример ТЗ на разработку сайта, используемый нашими разработчиками.

Что такое техническое задание для сайта и зачем вообще оно нужно?

Техническое задание – это документ, который фиксирует все необходимые технические, качественные, функциональные и другие требования к сайту. Очевидно, что чем лучше и более детально расписаны требования и характеристики будущего сайта, тем лучше понимание процесса участниками проекта. Основная задача технического задания – удостовериться, что заказчик и исполнитель находятся на одной волне и правильно поняли друг друга.

Так, с определением разобрались, теперь давайте поговорим о важности технического задания на разработку сайта. Представим ситуацию. Приходит заказчик и говорит: «Мне нужен обычный интернет-магазин с каталогом товаров, корзиной, формой заказа, картой, возможностью обратной связи и нашими контактами». Казалось бы, всё довольно просто и обычно. Зачем нужно ТЗ?

Разработчик видит картинку и начинает по ней работать, дабы выполнить все вышеперечисленные требования. И вот он сайт. Каталог товаров? Есть. Корзина? Есть. Всё есть. Но, оказывается, заказчик ещё хотел рекламные баннеры, расширенное меню с вкладками о новых поступлениях и распродажах, да и поиск по сайту неплохо бы сделать, ведь это нечто само собой разумеющееся. И тут возникает огромная проблема. Первоначально, оценка объема работ и, соответственно, стоимости и сроков выполнения была произведена разработчиком на основе предоставленных ему пожеланий заказчиком. И теперь она отличается от новых требований. А это новые денежные и временные затраты.

ТЗ необходимо для устранения недопониманий между клиентом и разработчиком. Вполне логично, что всегда будет разница в планах разработчика и ожиданиях заказчика, но задача технического задания – свести эту разницу к нулю.

Техническое задание на создание сайта и его преимущества

Что касается пользы от грамотно составленного тех. задания на разработку сайта, то тут можно было бы отдельный томик «Войны и мира» написать. Делать этого мы, конечно же, не будем, но основные плюсы выделим. Приступим.

Преимущества наличия ТЗ для заказчика:

  • Защита. Как приложение, которое включается в договор между заказчиком и исполнителем на проведение проектных работ, техническое задание на разработку сайта является юридическим документом. Это значит, что заказчик защищён в случае некачественно оказанных услуг.
  • Возможность узнать стоимость продукта. Без знания всех необходимых функций, особенностей и характеристик сайта, невозможно оценить стоимость разработки и сроки выполнения. Детально продуманное ТЗ решает эту проблему.
  • Полное видение сайта. Идеи по своей природе размыты, техническое задание помогает их структурировать. Можно не только понять что, где и как будет работать, но и подумать, все ли устраивает или есть моменты, которые стоит обсудить и доработать.

Преимущества наличия ТЗ для исполнителя:

  • Всё та же защита. Как и в случае с заказчиком, ТЗ выступает в качестве защитного юридического инструмента и по отношению к исполнителю. Главная задача разработчика – следовать всем требованиям и пожеланиям по списку из технического задания. Если случается так, что заказчик предъявляет ранее не оговоренные требования, всегда можно опереться на документ.
  • Чёткое понимание пожеланий заказчика. Детально прописанные инструкции и подпункты технического задания, которые охватывают все важные моменты будущего сайта, не только позволят упростить и, следовательно, ускорить процесс разработки, но и сократят количество дополнительных вопросов.
  • Возможность показать и доказать свою компетентность. Хорошо продуманное и безупречно составленное техзадание поможет вам, как разработчику, показать свои знания в данной области.

Кто составляет техническое задание на разработку сайта?

Следует обозначить, что ситуации бывают разные, но чаще всего техническое задание на разработку сайта составляет заказчик. Почему? Всё очень просто — на данном этапе заказчик знает намного больше о своём будущем проекте, чем нанимаемый исполнитель. С другой стороны, исполнитель более компетентный во всём, что касается нюансов создания веб-сайта. Поэтому, идеальным вариантом является тесное сотрудничество обеих сторон при составлении техзадания. В таком случае владелец бизнеса может поделиться своим видением будущего проекта, выразить свои пожелания и ответить на все необходимые вопросы из брифа. Исполнитель, в свою очередь, составит готовое ТЗ на разработку сайта, учитывая полученные данные.

В зависимости от проекта и ваших пожеланий, мы в Yojji можем предоставить свою помощь в составлении техзадания для сайта. В начале мы тщательно изучаем ожидания и требования заказчика, определяем целевую аудиторию и формируем общую концепцию сайта. Заказчик может внести все пожелания и корректировки, чтобы мы могли приступить к составлению ТЗ.

Как написать ТЗ для сайта

«Как грамотно и правильно написать техзадание на разработку сайта?» – этот вопрос является одним из самых распространённых касаемо данной темы. Конечно, понадобится несколько сотен страниц, чтобы исчерпывающе ответить на него, не упустив ни одной детали, но мы можем предложить небольшой список общих требований к написанию ТЗ для сайта.

Избегайте неоднозначных формулировок

Как мы уже говорили, основная цель технического задания – удостовериться, что и клиент, и исполнитель находятся на одной волне и правильно понимают желания и требования друг друга. В ТЗ не должно быть формулировок с неоднозначным значением и качественных прилагательных. Ведь можно по-разному понять фразу «сайт должен быть красивым и современным». Вот несколько примеров:

Плохая формулировка Хорошая формулировка
Сайт должен быстро загружаться. Страницы сайта должны набирать минимум 70 баллов по Google PageSpeed Insights.
Сайт должен выдерживать большое количество посетителей. Сайт должен выдерживать 60 тысяч посетителей одновременно.
Удобная форма обратной связи. Форма обратной связи должна содержать следующие поля: ФИО, номер телефона, email, место для комментария.

Уделите внимание пояснению сложных терминов

Любая работа подразумевает использование узкоспециальных терминов, при этом важно понимать, что то, что для вас само собой разумеющееся, для другого человека, который «не в теме», может быть пустым набором букв. Глоссарий – важная часть любого технического задания. При использовании терминов, убедитесь, что они будут понятны каждой из сторон.

Детально опишите все используемые инструменты

Это необходимо, чтобы потом не было неприятных сюрпризов. Вот вы несколько месяцев создавали отменный сайт, но при сдаче проекта клиент узнает, что система управления не WordPress, а он хотел WordPress. Такие моменты нужно заранее согласовывать, поэтому уделите особое внимание описанию всех используемых движков, инструментов, библиотек и т.д. Отдельным пунктом необходимо вынести требования к хостингу.

Обозначьте все технические особенности сайта

Исчерпывающая информация об технических аспектах будущего сайта крайне важна. Пусть некоторые моменты кажутся очевидными, всегда лучше записать их и обезопасить себя. Здесь нужно обратить внимание на такие моменты, как кроссбраузерность (версии браузеров, которые будет поддерживать сайт), адаптивность (нуждается ли ваш сайт в отдельном варианте отображения на мобильных устройствах и планшетах), требования к скорости загрузки сайта, защите от хакерских взломов и т.д.

Распишите структуру сайта

Описание структуры сайта, пожалуй, самый объемный и самый важный пункт. Здесь вам нужно будет описать все страницы и их элементы. Рекомендуется использовать иерархическую (древовидную) модель презентации структуры сайта, ведь именно такой подход позволяет наглядно увидеть взаимосвязь всех модулей сайта. Определитесь со сквозными элементами сайта, такими как его шапка, подвал, боковые панели и всплывающие окна. Зафиксируйте и опишите уникальные страницы сайта и прочие страницы. Важно объяснить, какие именно элементы будут на каждой странице. Для этого желательно предоставить прототипы (или же эскизы) каждой страницы будущего сайта. Если прототип – это не ваш вариант, можно просто перечислить все необходимые элементы, детально их расписав.

Продумайте сценарии использования страниц сайта

Если вы разрабатываете нестандартный сайт, а не простой сайт-визитку или лендинг, то описание сценариев пользования страницами необходимо. Суть сценариев проста: при определенном действии пользователя должно быть определенное действие сайта и результат этих действий. Приведём простой пример:

Зарегистрироваться

  1. Пользователь нажимает на конку «Зарегистрироваться»

  2. Сайт открывает форму заявки

  3. Пользователь вводит свои данные и нажимает «Завершить регистрацию»

  4. Сайт обрабатывает данные и выводит сообщение, подтверждающее успешную регистрацию.

Функциональные особенности

Если по какой-то причине вы не можете отнести те или иные функциональные особенности сайта к определенной страницы, необходимо вынести их в отдельный раздел, уделив внимание детальному описанию каждой. Будь то модуль комментирования или же интеграция сайта со сторонними сервисами – всё должно быть задокументировано и максимально детально описано. Вы можете найти шаблон технического задания на разработку сайта и, отталкиваясь от него, составлять свой.

Текстовое наполнение и SEO-параметры

Данный пункт должен охватывать информацию о генерации URL, title, и description для каждой страницы сайта. Также оговаривается, какой именно контент должен быть подготовлен и кто этим будет заниматься.

Техзадание на разработку сайта: выводы

Техническое задание на разработку сайта, интернет магазина, лендинга — это неотъемлемая часть успешного результата. Составление технического задания — трудоёмкий процесс, но он всегда окупается, важно это помнить. Как и обещали, у нас вы найдёте пример технического задания на разработку сайта, с которым можно ознакомиться ниже. В нём можно увидеть наиболее важные пункты, над которыми вам предстоит поработать. Спешим вас поздравить, основной фундамент заложен: осталось воплотить его в жизнь! С этим вам поможет команда опытных разработчиков и дизайнеров Yojji.

Как составить техническое задание на проектирование объектов

Техническое задание на проектирование представляет собой документ, который составляется первым при планировании строительства, реконструкции или ремонта зданий. В документе можно найти: главные тех. требования, исходные данные, которые предоставляются исполнителю, назначения и область дальнейшей эксплуатации сооружения, сроки выполнения, состав предоставляемой документации и так далее. Чаще всего ТЗ разрабатывается после проведения специализированных исследований, расчетов и составления моделей.

Для чего составлять ТЗ?

Техническое задание выполняет роль связывающего звена между исполнителем и заказчиком. Именно через него передаются идеи, мысли, пожелания и предпочтения.

Разработка выгодна для обеих сторон, так как:

  • Появляется возможность представить, каким будет готовое сооружение.
  • При приеме будет легче проверить проект на соответствие всем требованиям.
  • Минимизируется количество ошибок, которые допускаются по причине изменения того или иного пункта из-за ошибочности или неполноты первоначальных требований.

В ходе работы заказчику легче осознать, чего он на самом деле хочет и как этого добиться. Также в последующем будет легче контролировать исполнителя.

Исполнителю ТЗ помогает вникнуть в суть задачи и разработать оптимальный механизм для ее решения. Также значительно проще становится составить сам проект, по очереди разрабатывая каждый пункт. В будущем проектировщик имеет право отказаться от выполнения работ, которых не было в начальном ТЗ

 

 

Структура

Разберем основные пункты, которые обязательно должны быть:

  • Основание. То есть на основании чего разрабатывается ТЗ: решение государственных органов, администрации предприятия, застройщика и так далее.
  • Вид строительства: реконструкция, новое, текущий ремонт, капремонт.
  • Перечень стадий и этапов разработки проекта.
  • Источники финансирования: государственный бюджет или внебюджетные средства (например, личные средства).
  • Основные технико-экономические характеристики, какая мощность, этажность, производительность, вместимость, пропускная способность и прочие. То есть, перечисляются все показатели, которые нужно достичь по окончанию строительства.
  • Описание технологических процессов и режима работы проектируемого здания, если это будет производственное предприятие. Это необходимо для того, чтобы правильно рассчитать площадь, спланировать размещение необходимого оборудования, описать особые условия при их наличии и так далее.
  • Перечень требований к конструктивным, планировочным, архитектурным, отделочным и строительным решениям. Это рекомендации и пожелания заказчика относительно расположения объектов, использования тех или иных стройматериалов, отдельных конструкций и так далее.
  • Пожелания по организации малых архитектурных форм и благоустройству территории.
  • Организация системы безопасности: охранной сигнализации, пожарной безопасности, видеонаблюдения.
  • Организация инженерных коммуникаций: водоснабжения, электроснабжения, канализации и так далее.
  • Планирование освещения как самого здания, так и прилегающей территории.
  • Требования по документации, разрешительным и прочим документам, которые должен подготовить исполнитель.

Где взять информацию для техзадания и как его оформить?

Для получения информации не нужно делать запросы в  различные ведомства или госорганы, все данные уже есть у заказчика. Нужно только внимательно оценить, какие данные будут действительно полезны.

Сегодня нет строгих правил, по которым следует оформлять ТЗ. Его можно предоставить в виде сплошного текст или же в таблице

Полезные советы

И в завершение хотелось бы дать несколько простых советов:

Если вы затрудняетесь с составлением, попробуйте просто описать то, что вы хот ели бы видеть в конечном и тоге. Представьте, что рассказываете идею другу. Квалифицированный и опытный проектировщик сможет перевести ваше произвольное сочинение на специальный технический язык.

 

Техзадание — это не узаконенная константа. Вы можете вносить в него корректировки и модернизировать под свои нужды.

Однако не стоит забывать, что независимо орт того, насколько грамотно и правильно написано ТЗ, реализовать его смогут только настоящие профессионалы. Именно такие сотрудники работают в компании СтройБизнесГруппа. Выбирайте первоклассное качество услуг, приемлемые цены и оперативность.

Техническое задание — что это и как составить + примеры ТЗ на сайт и ПО

Техническое задание важно и исполнителю, и клиенту. Исполнителю оно помогает лучше понять, что хочет заказчик, застраховаться от внезапных «хотелок» со стороны клиента, ускорить работу по выполнению задачи. Клиенту — рассказать точно о том, что он хочет, упростить контроль качества, получить точную стоимость услуги. Мы расскажем о том, как правильно составить ТЗ и что с ним потом делать.

Читайте также: Как сделать бриф

Получайте до 18% от расходов на контекст и таргет!

Рекомендуем: Click.ru – маркетплейс рекламных платформ:

  • Более 2000 рекламных агентств и фрилансеров уже работают с сервисом.
  • Подключиться можно самому за 1 день.
  • Зарабатывайте с первого потраченного рубля, без начальных ограничений, без входного барьера.
  • Выплаты на WebMoney, на карту физическому лицу, реинвестирование в рекламу.
  • У вас остаются прямые доступы в рекламные кабинеты, рай для бухгалтерии по документообороту и оплатам.
Попробовать бесплатно >> Реклама

Что такое техническое задание

Техническое задание — документ, в котором отражены все требования к будущему продукту. В нем описывают все технические требования. Обычно ТЗ составляют в виде текстового документа, редко — в других форматах.

ТЗ используют все разработчики сайтов. Верстальщикам, программистам, дизайнерам оно помогает лучше понять требования клиента и сделать ресурс, соответствующий его ожиданиям. Кроме того, ТЗ используют во всех других сферах, например — в:

  • разработке приложений;
  • проектировании дома;
  • написании текстов и другие.

Если вы работаете по техническому заданию, риск споров и затяжных тяжб сведен к минимуму.

Это интересно: Как составить коммерческое предложение

Как составить техническое задание: структура ТЗ на сайт

Прежде чем приступать к работе:

  • Определитесь, кто будет составлять техническое задание
  • Разъясните термины
  • Откажитесь от субъективных терминов

На первый взгляд кажется, что ТЗ на сайт должен составлять клиент, потому что он заказывает ресурс и выдвигает требования к нему. На самом деле в процессе должны участвовать оба: клиент озвучивает требования, а исполнитель записывает их конкретно, точно и понятно. Например, клиент говорит, что хочет сайт, адаптированный под всех пользователей, а разработчик прописывает требования к адаптивности под 4 доступных размера — ПК, ноутбуки, планшеты, смартфоны.

Разъяснение терминов — очень важный момент. Все узкоспециализированные термины желательно объяснить в самом начале — клиенты не всегда знают, что такое подвал (футер), CMS, рыба. Чем проще и понятнее будут объяснения, тем понятнее будет ТЗ для обеих сторон.

Субъективные термины могут вызвать ненужные споры. Не пишите «дизайн должен быть красивым» — понятие красоты у всех разное. То же относится к качественным прилагательным «удобный», «легкий в использовании», «большой». Используйте конкретные цифры и параметры: например, опишите цветовую гамму или расположение элементов.

Структура технического задания может быть любой. В качестве примера мы предлагаем простую структуру ТЗ на сайт.

Опишите сайт

Расскажите, какой тип сайта нужен, кем он будет использоваться, для чего он вообще создается. Например, напишите, что вам нужен интернет-магазин, лендинг для продажи товара или сайт-визитка с 10 страницами. Укажите ориентировочное количество страниц, если не знаете точного числа.

Если у проекта есть конкретная целевая аудитория, опишите ее. Это поможет создать ресурс, который понравится клиентам — например, использовать подходящие выражения в статьях или дизайн, который нравится молодежи или представителям старшего поколения.

Расскажите о структуре

Без представления о структуре невозможно разработать нормальный сайт. Распишите, какие страницы будут на сайте, и покажите уровни их вложенности. Сделать это можно разными способами:

  • Схемой
  • Таблицей
  • Списком

Главное, чтобы в итоге было понятно, какие страницы будут располагаться в меню, куда они будут вести, какая родительская страница у каждого раздела. Мы рекомендуем использовать блок-схемы — они проще и удобнее в восприятии, чем списки и таблицы, помогают за несколько секунд оценить всю структуру сайта.

Пример простейшей структуры в виде блок-схемы

Читайте также: Как составить продающую структуру лендинга

Опишите, что будет на каждой из страниц

Расскажите, какими видите страницы сайта. Делать это желательно в формате прототипа, чтобы наглядно продемонстрировать расположение каждого элемента. Можно описать требования и списком, например — рассказать, что будет в шапке сайта, где расположена форма обратной связи, что будет в свободной боковой колонке.

Если все страницы сайта примерно схожи — например, вы планируете создать сайт-визитку, можно обойтись двумя прототипами: для главной страницы и остальных разделов. Если есть несколько групп схожих страниц — например, разделы в каталоге интернет-магазина, блог со статьями и описание услуг по доставке/сборке/установке, лучше сделать свой прототип для каждой группы.

Пример прототипа главной страницы сайта: все просто, удобно, понятно

Выдвините требования к дизайну

Если есть разработанный макет, отлично — можно просто вставить его в техзадание. Если нет — нужно расписать требования к цветовой гамме, используемым изображениям, логотипам. Например:

  • Укажите, какие корпоративные цвета можно использовать в дизайне, а какие оттенки — категорически нет
  • Предоставьте логотип, который обязательно должен присутствовать в шапке сайта
  • Укажите шрифты, которые желательно использовать для оформления страниц, меню, футера, контента

Если четких требований нет — то есть клиент сам не может сформулировать свое видение сайта, можно предложить ему несколько типовых макетов на выбор или разработать макет индивидуально, а затем — согласовать. Делать это нужно до утверждения ТЗ, иначе разница во вкусах может существенно затянуть проект.

Опишите требования к инструментам, коду, хостингу, домену

Это нужно, чтобы заранее знать, с какими инструментами можно работать, а с какими — нет. Опишите отдельным блоком:

  • На какой CMS будет разработан сайт — Вордпресс, Джумла, Модэкс и так далее
  • Какой язык программирования можно использовать — PHP, JavaScript, HTML, другие
  • На каком хостинге и в какой доменной зоне должен располагаться сайт, какое доменное имя можно использовать
  • Какую программную платформу можно использовать — .NET, OpenGL, DirectX
  • И так далее

Если клиент не понимает ничего в используемых терминах — объясните, чем отличается Вордпресс от Модэкса, PHP от HTML, домен в зоне .ru от домена в зоне .com. Вместе составьте требования так, чтобы они устроили клиента.

Это интересно: 10 лучших хостингов для сайта

Уточните требования к работе сайта

По умолчанию сайт должен работать у пользователей всех устройств, в разных браузерах, выдерживать хакерские атаки и не ложиться при одновременном посещении 1000 пользователями. Но лучше прописать это отдельным блоком. Укажите:

  • Приемлемую для вас скорость загрузки сайтов или стандартное значение — 1–5 секунд
  • Кроссбраузерность — распишите, в каких браузерах сайт должен открываться
  • Адаптивность — укажите размеры экранов, под которые должен подстраиваться дизайн, и используемые устройства
  • Устойчивость к нагрузкам — сколько человек должно находиться на сайте одновременно, чтобы он не «лег»
  • Устойчивость к хакерским и dDos-атакам: сайт должен выдержать небольшие атаки

Распишите сценарии работы сайта

Опишите, как пользователь должен взаимодействовать с сайтом, и какие действия на ресурсе должны происходить в ответ. Сделать это можно в форме простого нумерованного списка либо разветвленным алгоритмом, если у пользователей будет выбор между действиями. Если интерактивных сервисов много, распишите сценарий для каждого из них.

Пример простейшего сценария работы сайта

Уточните, кто занимается контентом.

Какие-то разработчики сами пишут тексты, кто-то заказывает их у копирайтеров, кто-то использует рыбу. Сразу уточните, входит ли предоставление контента в услугу разработки. Если да, можно сразу прописать дополнительные требования, например, к:

  • Уникальности текста — не меньше 95% по Адвего, Текст.ру, Контент.Вотч
  • Тошноте (заспамленности)— не более 10% по Адвего иди 65% по Текст.ру
  • Баллам по Главреду — не менее 6,5 или 7 баллов

Конечно, разные сервисы — не панацея, но они минимизируют риск того, что он будет «водянистым» или переспамленным. Кроме того, так появляются точные критерии оценки качества текстов.

Укажите сроки

Об этом часто забывают. В большинстве технических заданий должны быть прописаны сроки, иначе разработка может затянуться на несколько месяцев, полугодий, лет. Не используйте некорректные формулировки — например, «через месяц». Пишите точную дату: 1 декабря 2018 года, например.

Лайфхак: техническое задание лучше оформлять как приложение к договору о сотрудничестве. Так вы закрепляете все требования к разработке сайта, и в случае споров сможете выиграть дело в суде.

Запомните: в каждом ТЗ должны быть несколько основных блоков:

  • Цели и задачи — о том, для чего вообще вы создали ТЗ, что хотите сделать с продуктом
  • Каким должен быть продукт — описание в общих чертах
  • Технические требования — площадь дома, объем текста, функционал приложения и так далее
  • Сроки — они важны, чтобы исключить споры.

Пример составления ТЗ на программное обеспечение

Нужно создать ПО. Технические требования — ниже.

Описание: программа для поиска статей по ключевому слову на всех авторитетных сайтах, адреса авторитетных сайтов прописывать нужно вручную.

Что должно делать ПО: после ввода ключевого слова находит статьи на сайтах, которые внесены заранее в качестве авторитетных источников, выводит список совпадений в таком формате:

  • Линк
  • Название статьи
  • Лид-абзац

Если больше 10 совпадений, нужно разделить на страницы — по 10 на каждой.

Технические требования: язык программирования — любой, не принципиально. Главное, чтобы программу потом можно было доработать и вывести в качестве онлайн-сервиса. В идеале сервис должен искать за 10 секунд.

Сроки: до 15.09.2018.

Естественно, это ТЗ можно улучшить — мы предоставили его в качестве примера. А как вы считаете, как можно доработать техническое задание, чтобы оно стало еще понятнее, проще, удобнее?

Как составить тз копирайтеру — подробная инструкция и образец тз

Многие заказчики не знают, как правильно составить тз копирайтеру и что именно нужно в нем учитывать. Поэтому в этот раз я попросил одного из своих копирайтеров, написать подробную инструкцию по составлению тех задания и рассказать в ней какие именно нюансы нужно учитывать при составлении тз, а какие можно выкинуть.

Содержание статьи:

Как составить ТЗ копирайтеру — предисловие:

Каждый заказчик хочет получить идеальный текст на все сто соответствующий его требованиям. Но, помимо умений исполнителя, на конечный результат влияет то насколько хорошо и чётко сформулированы эти требования.

И в этом основная проблема. Не все заказчики умеют чётко и конкретно оформлять свои требования в ТЗ для копирайтера. А экстрасенсов среди копирайтеров не так много. В итоге заказчик недоволен, потому что в «тексте слишком большие абзацы», а исполнитель получает плохой отзыв и теряет заказы. Сегодня мы разберёмся что такое ТЗ в копирайтинге, и как заказчику его правильно составить, чтобы получить от исполнителя отличный материал.

Дополнительно:
Если вы не знаете с какой биржей копирайтинга начать работать, рекомендую прочитать эту статью: Обзор биржи TEXT.RU

Что считается техническим заданием в копирайтинге

Техническое задание (оно же ТЗ) в копирайтинге – это не инструкция по написанию конкретного текста, как может показаться на первый взгляд. Это документ, комментарий или личное сообщение, в котором заказчик указывает:

  • Цель, которой должен соответствовать готовый материал.
  • Задачи, которые ему предстоит выполнять.
  • Критерии, которым должен соответствовать материал.
  • Требования к оформлению и стилистике текста.
  • Другие важные нюансы.

Техническое задание – это скелет всего текста.

Как исполнитель, я встретила на своём пути множество разных технических заданий. И могу сказать, что хорошее (чёткое и конкретное) ТЗ увеличивает вероятность получения идеального текста на 50%. Почему?

Во-первых, потому что с чётким ТЗ копирайтеру не придётся гадать на кофейной гуще и крутить магический шар, чтобы понять, что заказчик имел в виду под «ну напиши классный текст, ты ж специалист». Во-вторых, если гуща и шары не сказали ничего путного, исполнителю придётся писать текст в стиле «я художник, я так вижу». А это может противоречить видению заказчика. Про результаты такой работы я говорила выше.

Чтобы избежать неприятных ситуаций и получить желаемый текст, нужно ответственно отнестись к составлению технического задания. А именно, посидеть, подумать, и внятно изложить свои требования. Об этом дальше и поговорим.

Как составить правильное ТЗ копирайтеру

Правильное ТЗ для копирайтера – какое оно? Поработав с большим количеством технических заданий, я выделила общие черты хорошего, правильного ТЗ. Рассмотрим каждую из них подробно.

№1: Структурированность или «скажем нет каше в техническом задании»! 

Когда требования разбросаны по вордовскому полотну, когда оригинальность стоит в одном ряду с ключами, — это не есть хорошо.

Нет, конечно, для своего же блага копирайтер сам структурирует ваше ТЗ и выудит из него нужную для себя информацию. Однако, это лишнее время, которое он мог потратить на совершенствование вашего текста.

Поэтому, потратив на составление ТЗ чуть больше, чем 5 минут, и придав своим требованиям четкую структуру, вы окажете услугу не только копирайтеру, но и себе.

№2: Системность.

Все требования должны быть взаимосвязаны, а не взаимоисключающи. То есть они должны составлять единую систему, служащую одной цели – получению хорошего текста.

№3: Реальные для исполнения требования. 

Часто сталкиваюсь с ТЗ, где заказчик предъявляет к тексту требования, которые либо нереально исполнить, либо при исполнении которых страдает качество текста. Сердце кровью обливается, когда приходится вписывать в текст неорганичные ключи, которые не только режут слух, но и игнорируются поисковыми системами. Или когда из-за установленного низкого процента спама теряется исходный смысл предложения, потому что приходится заменять нужное слово его далёкими синонимами.

И дело тут не в том, что копирайтер некомпетентен и не может исполнить требования заказчика. Дело в том, что любой уважающий себя копирайтер хочет сделать хорошо и эффективно, а требования заказчика часто этому препятствуют.

№4: Конкретность и однозначность.

Если говорить грубо, то техническое задание должно быть составлено так, чтобы у копирайтера не было возможности растолковать его как-то иначе. А это значит, что в ТЗ не должно быть противоречий, неоднозначных требований и недосказанности.

№5: Опрятное оформление.

Единый стиль технического задания – радует глаз. Не нужно использовать разномастные шрифты и цвета, картинки и смайлики. Это только помешает копирайтеру при анализе.

Подготовить ТЗ для копирайтера с учётом указанных выше критерием нетрудно. Нужно просто потратить немного больше времени. И, поверьте, эти усилия не будут напрасны.

Что нужно учитывать в ТЗ для копирайтера

И вот мы дошли до самого важного. Требования – это начинка технического задания, и его основной смысл. Поэтому заказчику необходимо знать, какую функцию выполняет конкретное требование, чтобы вписывать их не просто так, а в соответствии с назначением будущего текста. В хорошее ТЗ должны быть включены только необходимые требования и пункты. Рассмотрим каждый из них по отдельности.

  • Тип текста. Для чего вам нужен текст? Для личного блога, поста в социальный сетях или форума, информационного сайта или сайта услуг, — определение типа контента играет большую роль и задаёт исполнителю конкретную цель.
  • Цель текста. Какие функции должен выполнять конечный материал? Увеличивать продажи, использоваться для почтовых рассылок или привлекать трафик на сайт? Цель текста – это не то, о чём должен умалчивать заказчик. Её нужно включить ТЗ, и, чем конкретнее – тем лучше.
  • Аудитория. Описание групп людей, для которых пишется текст – это важная составляющая технического задания. Я не говорю про детальные описания аудитории. Но, для какого слоя населения пишется текст, для специалистов или для простых обывателей, — указать нужно.
  • Стилевые и манерные особенности. Каким вы видите свой текст? Официально-деловым, развлекательным, полным чёрного юмора или доброго сарказма? Обязательно укажите это в ТЗ. И не забывайте о хорошей черте – системности: выбранный вами стиль должен подходить целевой аудитории.
  • Заголовок. Если у вас есть готовая модель h2 – заголовка, или конкретные требования к нему, то напишите об этом. Это исключит отклонение от темы и лишнюю информацию в тексте. Потому что благодаря заголовку исполнитель сможет точно определить направление работы. И помните о конкретности.
  • Объем. Средний объем текста можно определить проанализировав объем материала у конкурентов, ранжируемых в ТОП-10 по интересующим нас запросам. Лучше делать это вручную, потому что тогда в статистику не попадут неинформативные и сквозные блоки. Ну, и, конечно, если вы считаете, что для полного раскрытия темы нужен больший объем, то нужно указывать именно его.
  • Текстовые ключи. Достаточно неоднозначный вопрос. С одной стороны, вы можете включить в ТЗ нужные вам ключи. Но, c другой стороны, не стоит перегибать палку и указывать частоту каждого ключа (например 1%).
  • Уникальность. Ещё один спорный момент. Указывать процент желаемой оригинальности нужно обязательно. Однако, какой? Если вы до сих пор думаете, что 100% оригинальность выведет текст в ТОП-10 в поиске, то вы ошибаетесь. Система поисковиков давно изменилась, и на ранжирование материала влияют совсем другие характеристике.

    А вот тексту 100% оригинальность может повредить. Исполнитель будет вынужден изгаляться, чтобы добиться этого процента, а качество текста будет страдать. Я считаю, что оригинальность – это очень гибкий и индивидуальный критерий. Возьмём, например, тексты с юридической тематикой. В них невозможно добиться 100% оригинальности без искажения смысла. А разве законы можно искажать?

    Поэтому, всегда адекватно оценивайте тему, её направленность и востребованность. И из этой оценки указывайте процент оригинальности.

  • Академическая тошнота и тошнота по слову. Опять-таки, индивидуальные критерии. Лучше ставить их на основании текстовых анализов, а не наугад. Тогда показатели будут адекватными. Как правило, это до 10% академическая тошнота, и до 5% тошнота по слову. Классическая же тошнота, которая все ещё мелькает в ТЗ, никакой роли не играет. Поэтому указывать её в тех. задании необходимости нет.
  • Структура текста. В идеале,структура текста должна быть написана либо CEO-специалистом, либо специалистом в конкретной теме. Если такой возможности нет, то, потратьте время на анализ текста конкурентов и на сбор наиболее частых поисковых запросов по теме будущего текста. Это поможет собрать конкурентоспособную структуру текста (подробнее об этом читайте в статье «Что такое SEO статьи«).
  • Сроки. Указывайте исполнителю реальные сроки. И не забывайте, что для написания качественного текста, его вычитки и редактуры нужно немало времени. Ставя категорично маленькие сроки, вы рискуете получить сырой материал. По хорошему нужен срок в 2-3 дня (минимум), в идеале конечно 4-5 дней.
  • Оформление. Обязательно укажите в техническом задании, в каком виде вы хотите получить готовый текст. А также, должны ли в нём содержаться списки, таблицы, цитаты и т.д.

Все эти требования обязательны, потому что играют ключевое значение при написании текста. Поэтому, пожалуйста, не игнорируйте их.

Что нужно исключить из ТЗ для копирайтера

Как я уже говорила выше, техническое задание для копирайтера должно быть строгим и конкретным. В нём не должно быть ничего лишнего. Поэтому, я рекомендую исключить из него:

  • Повышенную эмоциональность. Включайте в ТЗ только чёткие требования без какой-либо эмоциональной окраски.
  • Неуважительное отношение. Да-да, кто-то умудряется проявлять неуважение даже в техническом задании. Не надо так. Если это требуется, обращайтесь к исполнителю на Вы и в нейтрально манере. Все люди любят уважительное отношение, чем исполнители хуже?
  • Угрозы. «Если вы не сделаете так, то я не приму заказ, и вообще откажусь от сотрудничества!» — подобное тоже не нужно включать в ТЗ. Я никогда не возьмусь за заказ с таким тех. заданием. И не потому, что мне страшно. А потому что это показывает токсичность, надменность и несговорчивость заказчика, и отталкивает от него.
  • Не относящиеся к сути информация. Я утрирую: не нужно указывать, какого вы знака зодиака и сколько у вас детей. Пишем только конкретно и по делу.

Все эти пункты должны быть исключены из ТЗ, потому что никак не относятся к главной цели заказчика: получить красивый, качественный текст.

Техническое задание для копирайтера образец

Для того, чтобы вы наглядно поняли, о чём я разглагольствовала на протяжении всей статьи, предоставлю вам пример правильного, на мой взгляд, ТЗ для копирайтера. Для примера я возьму сферу «Похудения»:

Тема (h2): Как похудеть в домашних условиях

Тип текста:
Статья будет размещена на информационном сайте про тренировки и питание

Цель статьи:
Статья нужна для привлечения трафика на сайт. Она должна дать исчерпывающий ответ на вопрос читателя, и мотивировать его оформить подписку на рассылку.

Стиль и манера письма:
Статья должна быть познавательной, без шуток. Стиль должен быть не официально деловой, но строгий.

Объем текста: 
От 8000 до 10000 символов без пробелов.

Ключи: 
1. как похудеть женщине
2. худеть в домашних условиях
3. как сбросить вес
4. упражнения для похудения женщине

Уникальность: 
От 90% по text.ru

Структура: (Соблюдение обязательно).
— Введение
1. Причины появления лишнего веса
2. Худеем дома с помощью правильного питания
3. Комплекс упражнений для похудения в домашних условиях
4. Обёртывания, как способ борьбы с лишним весом
— Заключение

Сроки сдачи: 4 дня.

Оформление: 
Готовую статью присылать в документе word. Текст должен быть разделён на небольшие абзацы (3-4 предложения в каждом), содержать нумерованные списки, цитаты.

Если у вас возникли вопросы по одному из пунктов технического задания, чтобы избежать недоразумений, напишите мне. Я отвечу на все ваши вопросы.

Вы смело можете использовать этот образец тз для копирайтера в любых своих проектах, просто заменяя информацию в каждом из пунктов. Поверьте, так копирайтер будет лучше понимать, что именно вы хотите получить от текста и сможет написать то, что вам нужно.

Заключение

Надеюсь, в этой статье вы нашли ответы на все интересующие вас вопросы. Как я говорила выше, техническое задание для копирайтера – это 50% успеха. И самое главное то, что составить его не трудно, а вот результат от правильного тз вас обрадует.

Поэтому, уважаемые заказчики, не пренебрегайте этим инструментом. Это не столько помощь копирайтеру, сколько гарантия того, что вы будете правильно поняты и в результате получите текст, который будет выполнять необходимые функции.

На этом все. Если статья оказалась для вас полезной — сохраните ее к себе. Если вам есть что добавить — пишите в комментарии.

Как правильно составить техническое задание для участия в тендерах

Техническое задание на тендеры. Как правильно составить техническое задание.

Общие положения технического задания

Если у Вас технически сложный проект (или очень специфический) то обязательно в общих положениях должен быть словарь терминов и определений. Возможно, в глоссарии стоит дать пояснение некоторым вашим оборотам. Чтоб не получилось путаницы, сразу расставьте все на свои места.

Цели проекта

Обязательно в техническом задании нужно указать, какие цели у Вашего проекта, для чего он создается, как будет работать, что должно быть в конечном результате. Даже если исполнитель работает над малой частью проекта, то он должен полностью понимать его структуру, задачи, цели, технические решения.

 

Функциональные требования

Все требования к заказчику можно разделить на два типа: функциональные и специальные.

Функциональные требование – это те варианты исполнения, которые вы хотите видеть у себя. 

Специальные требование – это требования, с помощью которых поставленные задачи должны быть исполнены. Если таких требований нет, то позвольте исполнителю самостоятельно решать что и как он будет использовать при выполнении вашего технического задания.

Сроки

Обязательно в техническом задании должны быть оговорены сроки выполнения. Не в любом случае должен быть четкий срок, и описаны санкции за срыв указанных сроков. Исполнитель должен понимать, что это не просто пункт технического задания, а реальная установка, не выполнив которую, он рискуют понести финансовые или иные санкции.

Отчетность

Если проект большой, и на его реализацию нужно несколько месяцев, то разбейте работу на этапы, и по каждому установите четкие временные рамки. После завершения того или иного этапа, требуйте отчетности по выполненной работе. Также должен быть отчет по факту выполненных работ.

Ответственность

Если вы составляете договор, то пункт относительно ответственности будет в нем. Если же только ограничиваетесь техническим заданием, то стоит описать там, что за срыв сроков, не сдачу проекта, разглашения нюансов работы третьим лицам, исполнитель несет ответственность в соответствии с законодательством, но также вы можете установить какие-то свои штрафы и санкции.

Мы можем помочь вам составить техническое задание, для этого воспользуйтесь формой обратной связи в разделе контакты.

Анализ задач и ориентированная на задачи документация


Когда вы пишете инструкции, процедуры и «руководство» или информацию в руководстве пользователя, вы обычно должны использовать подход, основанный на задачах. Это означает предоставление шагов и объяснений для всех основных задач, которые могут потребоваться пользователям.

Конечно, некоторые инструкции включают только одну задачу — например, замену масла в машине. Но здесь мы имеем дело с более сложными процедурами. Хотя в этой главе в качестве примера используется компьютерное программное обеспечение, эти методы можно применить к любой многозадачной процедуре, например к работе с микроволновой печью.

Определение задач

Чтобы писать в форме, ориентированной на задачу, вам сначала нужно провести некоторый анализ задачи. Это означает изучение того, как пользователи используют продукт или выполнение задачи, интервьюирование и наблюдение за ними. Это также может означать интервьюирование специалистов по маркетингу и разработке продуктов. Если вы можете получить ответы на вопросы, которые получают сотрудники службы поддержки, это тоже поможет.

Но иногда вы не в состоянии провести тщательный анализ задачи.Как правило, разработчики продукта не задумываются о документации достаточно поздно. В этих обстоятельствах часто бывает трудно заставить специалистов по маркетингу, разработке, проектированию и программированию проводить с вами достаточно времени, чтобы подробно рассказать о продукте. И поэтому вы в конечном итоге делаете определенное количество обоснованных предположений. Разработчик с большей вероятностью просмотрит ваш черновик и сообщит вам, верны ли ваши предположения.

Чтобы разработать собственный анализ задачи, вы можете изучить пользовательский интерфейс (кнопки, меню, параметры и т. Д.).) продукта. Это касается как аппаратного, так и программного обеспечения. Рассмотрим интерфейс инструмента редактирования значков, показанный справа:

Из всего этого фрагмента интерфейса вы можете определить несколько очевидных задач:

  • Начать новый проект значка
  • Открыть существующий проект значка для редактирования
  • Переименовать проект значка (Сохранить как)
  • Значок выхода из AZ Изменить

Интерфейс для AZ Icon Edit

Теперь посмотрите на параметры меню для следующих частей меню.Вы можете видеть, что когда люди используют этот редактор значков, они также, скорее всего, будут выполнять следующие задачи:

  • Отменить ошибку
  • Захват изображения или его части
  • Вырезать что-нибудь из проекта иконки
  • Скопируйте что-нибудь из проекта значка
  • Вставить что-нибудь в проект значка
  • Отразить все изображение по горизонтали или вертикали
  • Повернуть изображение влево
  • Очистить проект, что, вероятно, означает начало более
  • Restore, с которым вам придется поспрашивать, экспериментировать или копаться в спецификации программирования, чтобы узнать о
  • Нарисуйте толстую, среднюю или тонкую линию.


Но теперь посмотрите на интерфейс без свисающих пунктов меню. Какие дополнительные задачи вы можете увидеть? Как и во многих графических пользовательских интерфейсах, некоторые значки дублируют пункты меню. Например, значок маркированного списка позволяет выбрать тонкую, среднюю или толстую линию так же, как при нажатии на Параметры . Однако здесь есть несколько новых инструментов, недоступных в другом месте интерфейса:

  • Нарисуйте прямые линии (вам придется поэкспериментировать, чтобы увидеть разницу между двумя значками карандаша)
  • Нарисуйте линии от руки (значок волнистой линии)
  • Нарисовать незаполненные прямоугольники (острые края) и незаполненные прямоугольники (закругленные края)
  • Нарисуйте овалы без заливки и овалы с заливкой
  • Заливка краской (игла для подкожных инъекций)
  • Выберите части изображения, которые нужно переместить, вырезать или повернуть (значок пунктирной линии)
  • Захват изображений — или частей изображений — (сеть, но как это работает?)
  • Рисование прямоугольников с заливкой (острые края) и прямоугольников с заливкой (закругленные края)
  • Выбрать цвет фона (кнопка Screen)
  • Выберите цвет линии или заливки (значок в виде двойного прямоугольника)

Вы еще многого не знаете об этом программном обеспечении, но вы уже много гадали, чтобы определить основные задачи.Вы бы хотели сгруппировать и консолидировать вещи намного более плотно, чем указано выше, например, следующим образом:

  • Создание, редактирование, переименование и сохранение значков
  • Выбор цвета переднего плана и фона
  • Рисование линий, прямоугольников и овалов
  • Вырезание, вставка и копирование объектов
  • Перемещение, отражение и вращение объектов

Вы можете видеть, что в этом приблизительном списке задач нет и следа таких задач, как заливка объекта цветом, захват изображений, очистка рабочего пространства, устранение ошибки или восстановление.Но по мере работы эти детали начнут находить свое место в вашей схеме. Теперь отойдите от деталей интерфейса и поставьте себя на место пользователя значка программного обеспечения. Какие вопросы может задать этот человек? Как изменить цвет фона? У нас это есть. Как изменить толщину рисуемых линий? Это тоже прикрыто. Как сделать фон прозрачным? Хм . . . это будет проблемой для цветовой секции, но это потребует некоторого исследования.

Различные подходы к документации

Когда вы пишете для пользователей, у вас есть выбор из двух подходов: функциональная ориентация и задача , последний из которых, безусловно, лучший выбор.

Письмо с функциональной ориентацией. Должно быть очевидно, как действовать после анализа задачи, но, видимо, нет. Компьютерные публикации — если не технические публикации в целом — часто кажутся отклоняющимися от стиля письма, не ориентированного на выполнение конкретных задач.Но нет! Это просто не работает!

Другая причина, по которой некоторые инструкции в руководстве пользователя не ориентированы на выполнение конкретных задач, связана с техническими характеристиками продукта. Спецификации продуктов, которые написаны программистами, инженерами, разработчиками и для них, написаны в терминах требуемых функций:

Кнопка меню Файл Позволяет пользователю создать новый файл, открыть существующий файл, переименовать файл и т. Д.
Значок кадрирования Позволяет пользователю вырезать выбранный сегмент изображения.

Вы могли бы назвать этот подход функционально-ориентированным письмом , потому что он систематически объясняет каждую функцию, функцию или элемент интерфейса продукта. К сожалению, этот подход проявляется в руководствах пользователя, предназначенных для читателей, не обладающих техническими знаниями — возможно, потому, что авторы неопытны, неподготовлены или не обладают техническими знаниями; или же писатели были вызваны слишком поздно, чтобы сделать что-то еще, кроме полировки спецификации разработчиков.

Функционально-ориентированный подход иногда почти работает.Но «почти» и «иногда» недостаточно. Это почти работает, потому что имена элементов интерфейса и функций иногда соответствуют задачам, которые они поддерживают. Например, пункт меню Открыть довольно интуитивно понятен: открыть существующий файл. Другие нет. Например, что, по вашему мнению, восстанавливается кнопкой Restore в интерфейсе редактирования значка AZ? Кроме того, некоторые элементы интерфейса не решают задачи сами по себе. В Photoshop, например, вы не можете обрезать текст, нажав опцию меню Crop .Сначала вам нужно нажать кнопку выделения текста, затем нарисовать рамку выделения вокруг той части изображения, которую вы хотите сохранить, а затем нажать кнопку Crop .

Письмо с ориентацией на задачу. Вместо функционально-ориентированного подхода используйте целенаправленный подход. Определите задачи, которые пользователям нужно будет выполнить с продуктом, а затем соответствующим образом структурируйте документ. Сделайте заголовки и подзаголовки ориентированными на задачу по их формулировке. Формулировка, ориентированная на задачу, означает такие фразы, как «Как отрегулировать громкость», «Регулировка громкости» или «Отрегулировать громкость».«Это не означает таких фраз, как« Громкость »или« Регулировка громкости ». Вот еще несколько примеров:

Формулировка проблемы Целенаправленная фразировка
Захват Захват изображений
Экранная кнопка Выбор объектов заднего или переднего плана
Прямоугольники Рисование прямоугольников
Овальный значок Рисование овалов и окружностей

Когда вы определили пользовательские задачи, организовали их в логические группы и определили ориентированные на задачи заголовки, вы готовы к написанию! Вот отрывок:

Рисование прямоугольников и овалов

Вы можете использовать редактор значков для рисования квадратов, прямоугольников, овалов и кругов.

Нарисуйте прямоугольник. Чтобы нарисовать прямоугольник:

  1. Убедитесь, что вы выбрали нужный цвет переднего плана. (См. «Выбор цвета переднего плана».)
  2. Щелкните значок прямоугольника.
  3. Поместите указатель мыши в область рисования, где вы хотите, чтобы прямоугольник отображался, удерживайте левую кнопку мыши и перетащите, чтобы создать прямоугольник.
Нарисуйте овал. Чтобы нарисовать овал:
  1. Убедитесь, что.. .

В этом отрывке вы можете видеть, что используется общий подход, ориентированный на задачу, и что для заголовков используется ориентированная на задачу формулировка (рисунок). Также обратите внимание, что нумерованные списки используются для пошагового руководства читателями по действиям, связанным с задачей.

Буду признателен за ваши мысли, реакцию, критику по поводу этой главы: ваш ответ.

Насколько подробными должны быть задачи в пользовательской истории?

Будь то разделение историй или создание задач, во многих гибких командах продолжаются споры об уровне детализации, который должен быть включен в пользовательскую историю и связанные с ней задачи.Некоторые люди считают, что время, потраченное во время встреч по планированию спринта на обсуждение деталей и оценок, лучше потратить на реализацию. Другие считают, что на детали и оценки тратится недостаточно времени, в результате чего команде не хватает ясности в отношении того, что нужно делать во время спринта. Чтобы максимально эффективно планировать спринт и сосредоточиться на наличии работающего программного обеспечения к концу спринта, гибкие команды должны вдаваться в нужное количество деталей.

Что такое спринтерские задачи и нужны ли они?

Задачи спринта используются командами для декомпозиции пользовательских историй или элементов невыполненных работ по продукту (PBI) на собрании по планированию спринта до более детального уровня.В схватке планирование и оценки со временем становятся более подробными. На высоком уровне проект может начинаться с эпиков, тем или функций, которые затем разбиваются на пользовательские истории. Задачи используются для дальнейшего разбиения пользовательских историй. Задачи — это наименьшая единица, используемая в схватке для отслеживания работы. Задачу должен выполнять один человек в команде, хотя при выполнении работы команда может объединиться в пары.

Обычно с каждой пользовательской историей связано несколько задач. Иногда они создаются функцией, например дизайном, кодом, тестом, документом или UX.Кто-то может сказать, что это звучит как водопад, но использование этого подхода в каждой истории приемлемо и считается гибким. Поскольку команда является кросс-функциональной, такая организация задач позволяет членам команды параллельно работать над своей областью функциональных знаний, чтобы завершить историю как команду.

Аналогичным образом, некоторые люди считают «анти-гибким» иметь «слишком много задач» для каждой истории и опасаются, что это приведет к накладным расходам, таким как оценка, мониторинг или отслеживание задач. Один из вариантов, который есть у команд, который может свести к минимуму эти процессы, — это создавать задачи, возможно, просто с помощью стикеров на физической доске задач.

Что говорится в Scrum Guide?

Несмотря на то, что существует множество литературы по Scrum, в которой даются рекомендации и передовой опыт, связанный с оценками, пользовательскими историями и созданием задач, термины «пользовательская история» и «задача» не фигурируют в Руководстве по Scrum, написанном Кеном Швабером и Джеффом Сазерлендом.

Что касается собрания по планированию спринта, в руководстве говорится:

Работа, которая будет выполнена в Спринте, запланирована на Планировании Спринта. Этот план создается совместной работой всей Скрам-команды.Планирование спринта ограничено по времени максимум восемью часами для одномесячного спринта. Для более коротких спринтов мероприятие обычно короче. Скрам-мастер гарантирует, что мероприятие состоится и его участники понимают его цель. Скрам-мастер учит Скрам-команду соблюдать временные рамки. Планирование спринта дает следующие ответы:

• Что может быть получено в Приращении в результате предстоящего Спринта?

• Как будет выполняться работа, необходимая для предоставления Приращения?

Scrum Guide не предполагает, что задачи являются обязательными, и не рекомендует размер задачи или конкретный процесс оценки.Это действительно предполагает, что уточнение отставания продукта с подробностями и оценками является непрерывным процессом и «обычно требует не более 10 процентов возможностей команды разработчиков». Таким образом, хотя Руководство не предлагает, сколько деталей должно быть включено в пользовательские истории или задачи, оно советует ограничить время, затрачиваемое на планирование и уточнение.

Задачи не должны занимать больше суток

Могут быть расхождения во мнениях об оценке или других процессах, связанных с управлением задачами, но попытка сохранить задачи достаточно небольшими, чтобы их можно было выполнить за день или меньше, кажется общепринятой практикой.

Хотя Scrum Guide конкретно не относится к задачам, в руководстве говорится:

«Работа, запланированная командой разработчиков на первые дни спринта, разбивается на части, часто на один день или меньше».

Эксперты рекомендуют это по нескольким причинам:

  • Ежедневные задания будут соответствовать ритму ежедневного стендапа. Если у вас есть задачи, которые занимают день или меньше, прогресс (или его отсутствие) очевиден на ежедневных встречах.
  • Ежедневные задачи повышают прозрачность того, над чем работают все в команде.
  • Команда может ежедневно проверять и адаптировать.
  • Ограничение задач одним днем ​​или меньше может помочь разработчикам создать поток с целенаправленным, непрерывным временем.

При этом не существует «правила», согласно которому задачи должны быть ограничены по времени одним днем, и некоторые команды могут добиваться успеха в , а не в , ограничивая размер своих задач. Команда должна подумать о том, достигают ли они целей спринта, и внести соответствующие коррективы.

Преимущества создания задач

Независимо от размера задач, в какой-то момент, обычно на совещании по планированию спринта, команде необходимо получить какие-либо ответы или прояснить любые предположения, которые они могли сделать относительно пользовательской истории.До этого момента пользовательская история могла служить только заполнителем для «разговора», но по мере приближения к вершине приоритетного бэклога команде необходимо понять все критерии приемлемости и получить полное представление об определении термина Выполнено.

Разделение пользовательской истории на задачи помогает команде определить, как они подойдут к истории. На этом уровне детализации будут обнаружены все неизвестные. Команда обсуждает крайние случаи и условия ошибок, получая ответы от владельца продукта об ожидаемых результатах в различных ситуациях.Такой способ мозгового штурма позволяет команде совместно найти лучший способ реализовать историю, что снижает недопонимание, поскольку команда обсуждает лучший подход. Команде может быть полезно иметь шаблон с общими типами задач или вещей, которые необходимо учитывать в каждой истории.

Создание задач помогает прояснить любые неизвестные, которые могут привести к разделению истории или созданию «всплесков задач». Создание пиковой задачи описано в статье Чарльза Брэдли «Советы по выполнению задач спринта»:

.
По сути, создайте задачу, чтобы устранить неопределенность в отношении того, какими должны быть задачи.Как я обычно это тренирую, есть «задача с пиками», у которой есть какая-то оценка, и есть «заполнитель большого объема, следующий за задачей», который также имеет приблизительную оценку — обычно большую, но не всегда. Тогда цель задачи с пиковыми значениями — просто устранить неопределенность. Как только задача пика завершена, человек или люди, выполнившие [ее], могут предложить команде разработчиков набор «последующих задач», которые заменят задачи-заполнители.

Отмечено, что пиковые задачи должны выполняться редко и являются показателем того, что может потребоваться более тщательное уточнение невыполненной работы.

Разделение историй — еще один вариант, который может возникнуть в результате постановки задач. Если вы обнаружите неизвестное в процессе обсуждения истории и задачи, которые потребуются для ее завершения, возможно, будет вариант, чтобы история оставалась простой и добавляла вторую историю для следующей итерации. Завершив более простой рассказ, команда может лучше подготовиться к заданию и оценке более сложных частей.

А как насчет оценок?

Хотя существует общее мнение о том, что задачи следует ограничивать одним днем ​​или меньше, существуют разные мнения о задачах оценки, отслеживания и мониторинга.

Некоторые люди считают, что задачи следует оценивать в часах и переоценивать ежедневно, поэтому диаграмма выгорания правильно отражает состояние спринта. Аргументы в пользу этого подхода включают необходимость прозрачности и тот факт, что ежедневные обновления, отраженные в диаграмме выгорания, помогут обеспечить прозрачность в те моменты, когда команда может быть подвержена риску не завершить истории в невыполненной работе спринта.

Главный аргумент против задач оценки, отслеживания и мониторинга состоит в том, что это действия микроменеджмента, которые создают накладные расходы.Один из способов обойти это — проявить творческий подход к минимизации процессов, которые не добавляют ценности. Один из способов сделать это — распределить задачи по одинаковым отрезкам времени, например, день или полдня. Это проще, чем рассчитывать часы, когда в течение дня происходят перерывы, чтение электронной почты и встречи.

Получение нужного уровня детализации пользовательских историй и связанных задач во время собрания по планированию спринта может оказаться сложной задачей. Команде необходимо иметь достаточно деталей, чтобы реализовать историю, но они также должны быть эффективными при планировании спринта.Наиболее распространенной практикой является создание задач, которые занимают около дня или меньше. Хотя команде следует избегать увязания с ненужными процессами, обсуждение подхода и задач, необходимых для завершения истории, поможет команде прийти к общему пониманию того, что необходимо выполнить в конце спринта. По мере того, как команда набирается опыта и продолжает изучать и адаптироваться, они скоро обнаружат, что их истории и связанные с ними задачи дадут им ровно столько деталей, сколько необходимо для успешного спринта.

Продолжайте учиться

Гибкое планирование: пошаговое руководство + шаблон

В подавляющем большинстве случаев мир становится гибким — колоссальные 71% организаций приняли гибкие методологии, а 90% гибких проектов выходят на рынок быстрее, чем среднее значение для традиционного управления проектами. Ключевым фактором успеха гибкой разработки является другой подход к планированию.

+ Что такое гибкое планирование?

+ 4 основных компонента Agile

+ Процесс гибкого планирования: шаг за шагом

+ Шаблон Agile планирования

Что такое гибкое планирование?

Гибкое планирование — это метод планирования проекта, который оценивает работу с использованием автономных единиц работы, называемых итерациями или спринтами .Спринты — это периоды продолжительностью 1-3 недели, в течение которых команда сосредотачивается на небольшом наборе рабочих элементов и стремится их выполнить. Гибкое планирование определяет, какие элементы выполняются в каждом спринте, и создает повторяемый процесс, чтобы помочь командам узнать, чего они могут достичь.

Чем отличаются гибкое планирование и оценка?

Он разбивает разработку программного обеспечения на небольшие автономные единицы, которые могут принести пользу заказчику. Команды не пытаются спланировать «большой продукт» сразу.Они планируют то, что могут сделать, чтобы удовлетворить клиента за короткий период времени.

В этом посте мы предоставляем пошаговое руководство по разбивке вашего проекта и планированию на небольшие итерации, чтобы каждый раз обеспечивать надежную реализацию.

Узнайте, что вам нужно искать в решении для управления работой. Загрузите электронную книгу сейчас.

Попробуйте наш шаблон гибкого планирования!

4 основных компонента

1. План гибкого проекта разделен на выпуски и спринты.

Разработчики гибкого планирования определяют выпуск, который включает в себя создание нового продукта или существенное обновление существующего продукта.Каждый выпуск разбит на несколько итераций, также называемых спринтами . Каждый спринт имеет фиксированную продолжительность, обычно 1-2 недели, и у команды есть заранее определенный список рабочих элементов, над которыми нужно работать в каждом спринте. Рабочие элементы называются пользовательскими историями .

План выпуска разбит на несколько итераций (спринтов), которые включают пользовательские истории (элементы)

2. Планирование основано на пользовательских историях

Пользовательская история кратко описывает потребности, с которыми сталкиваются ваши пользователи.Например:

  • «Как член команды мне нужно знать, какие задачи в настоящее время назначены мне»
  • «Как руководителю группы мне нужно получать уведомление по электронной почте, когда задача застревает или отстает от графика»

В отличие от традиционных методологий управления проектами, таких как водопад , в которых команды создают подробные технические спецификации того, что именно они будут строить, при гибком планировании команда документирует только , что нужно пользователю . На протяжении всего спринта команда вместе решает, как наилучшим образом удовлетворить эту конкретную потребность.

3. Планирование является итеративным и поэтапным

Гибкий процесс сосредоточен на концепции итераций. Все спринты имеют одинаковую продолжительность, и гибкая команда повторяет один и тот же процесс снова и снова в каждом спринте. Результатом каждого спринта должны стать рабочие функции, которые можно будет развернуть для конечных пользователей.

Итеративный процесс позволяет команде узнать, на что они способны, оценить, сколько историй они могут завершить за заданный период времени (скорость команды ) и узнать о проблемах, которые препятствуют их продвижению.Эти проблемы можно решить в последующих спринтах.

4. Оценка выполняется самими членами команды

Основная этика гибкого планирования заключается в том, что команды разработчиков должны участвовать в планировании и оценке, а не «диктовать» им объем работ со стороны руководства.

В этом духе гибкое планирование позволяет командам назначать очков истории и историям пользователей в плане выпуска.

Что такое сюжетная точка?

В гибкой методологии точка истории — это число, которое отражает сложность или объем работы, связанной с разработкой пользовательской истории.Например, команда может присвоить 1 балл простой пользовательской истории, 2–3 балла — средней сложности и 4–5 баллов — большой истории — в зависимости от своего понимания выполняемой работы.

Альтернативная единица оценки для Agile-историй — идеальное время : сколько времени потребуется для разработки пользовательской истории при условии отсутствия прерываний.

Покер для гибкого планирования — это игра для оценки, которую используют некоторые гибкие команды. Нескольких членов команды просят оценить пользовательскую историю, вытягивая игральную карту с определенным количеством очков истории и кладя ее рубашкой вверх на стол.Затем карты переворачиваются лицом вверх, и если есть расхождения — например, один член команды оценил 1 балл, а другие 4 или 5, они могут обсудить и прийти к консенсусу.

Начать работу

Процесс гибкого планирования: шаг за шагом

Процесс планирования выпуска

Во-первых, ваш владелец продукта должен изложить цели выпуска: какую проблему мы хотим решить или как улучшить взаимодействие с пользователем ? Исходя из этих целей, выполните следующие действия, чтобы спланировать выпуск:

  1. Обсудите необходимые функции для достижения целей.
  2. Обсудите детали , задействованные в каждой функции, и факторы, которые могут повлиять на доставку. Это будет включать требуемую инфраструктуру, риски и внешние зависимости. Функции с наибольшим риском и наибольшей ценностью следует планировать в начале выпуска.
  3. Решите, , сколько работы вы можете выполнить как команда, чтобы завершить каждый спринт. Обычно это основано на скорости команды в предыдущих спринтах. Вы должны принять во внимание текущую работу над инфраструктурой или инструментами, а также известные перебои, такие как работа поддержки.
  4. Перечислите истории и эпические произведения для выпуска в порядке приоритета и их размера. Эпический — это более крупная задача разработчиков, разбитая на несколько пользовательских историй.
  5. Добавить в план итерацию .
  6. Добавляйте истории к итерации , пока она не достигнет максимальной емкости.
  7. Добавьте больше итераций , пока не будут охвачены все пользовательские истории, или удалите пользовательские истории с более низким приоритетом, чтобы адаптироваться к требуемым временным рамкам для выпуска.
  8. Поделитесь планом с помощью выбранного вами программного обеспечения для гибкого управления и попросите обратную связь, чтобы заручиться поддержкой всех членов команды, владельца продукта и других заинтересованных сторон.

Процесс планирования спринта

Вот как гибкая команда планирует в начале нового спринта в рамках существующего плана выпуска:

  1. Проведите ретроспективную встречу для обсуждения предыдущих спринтов и извлеченных уроков.
  2. Проведите собрание по планированию спринта , чтобы проанализировать план выпуска и обновить его в соответствии со скоростью последних спринтов, изменениями приоритетов, новыми функциями или временем простоя, которое не было запланировано в выпуске.
  3. Убедитесь, что пользовательские истории достаточно подробны , чтобы над ними можно было работать. Прорабатывайте плохо определенные задачи, чтобы избежать сюрпризов.
  4. Разбивайте пользовательские истории на конкретные задачи . Например, пользовательская история «просмотр назначенных мне задач» может быть разбита на UX-дизайн «экрана моих задач», внутреннюю реализацию и внешнюю разработку интерфейса. Делайте задачи небольшого размера, не более одного рабочего дня.
  5. Назначьте задачи членам команды и подтвердите, что они привержены их выполнению.В рамках Agile / Scrum этим занимается Скрам Мастер.
  6. Напишите задачи на (физических) липких карточках и повесьте их на большую доску, видимую всей команде. Все пользовательские истории в текущем спринте должны быть на доске.
  7. Отслеживайте прогресс всех задач в сетке, записывая, кто отвечает за выполнение каждой задачи, расчетное время для ее выполнения, оставшиеся часы и фактические использованные часы. Это отслеживание времени должно обновляться всеми членами команды и быть видимым для всех.
  8. Отслеживайте скорость с помощью диаграммы сгорания. Во время спринта используйте учет рабочего времени команды, чтобы рассчитать диаграмму, показывающую количество задач или оставшихся часов по сравнению с планом. Наклон диаграммы выгорания показывает, отстаем ли мы от графика, опережаем или опережаем его.

Ежедневное встречное совещание

Ежедневное совещание имеет решающее значение для сообщения о прогрессе, выявления и решения проблем во время спринта. Каждый день собирайте всю команду и пусть каждый член команды отчитывается о своем статусе:

  • Ежедневные собрания по гибкому планированию обычно — это стоячие встречи, для краткости.
  • Максимальная продолжительность 15 минут.
  • Не более одной минуты для каждого участника, чтобы сообщить: «что я сделал вчера», «что я сделаю сегодня», «что мне мешает» — вещи, которые мешают кому-то завершить задачу вовремя.
  • Статус может быть только «выполнено» или «не выполнено», а если не выполнено, сколько часов осталось.
  • Препятствия, с которыми сталкиваются члены команды, следует кратко изложить и обсудить позже на соответствующем форуме.
  • Скрам-мастер или релиз-менеджер отвечает за координацию и помощь членам команды в преодолении препятствий.

Шаблон Agile-планирования

Если вы ищете готовый к использованию шаблон для целей гибкого планирования, попробуйте этот интуитивно понятный двухмесячный шаблон итерации, который поможет вам увидеть полную картину:

Используйте шаблон

Использование инструмент управления командой для гибкого планирования

Хотя гибкое планирование заставляет вас думать о физических досках и заметках, инструмент гибкого управления может оказаться большим подспорьем. Инструмент может помочь вам определить пользовательские истории в выпуске, организовать их в спринты, назначить их членам команды и отслеживать прогресс.

Управляйте планированием итераций спринта с помощью наших шаблонов управления схватками

У нас есть самые разные команды, которые используют monday.com в качестве основного инструмента управления гибкими проектами. Они используют этот инструмент, чтобы:

    • Получить четкое представление о приоритетах и ​​оценках
    • Реалистично планировать свои спринты
    • С первого взгляда узнать, если что-то застряло или вы отстаете от графика
    • Убедитесь, что ваша команда согласована с временная шкала
    • Четкое право собственности на ошибки и функции

Начало работы

Как написать план действий

Планируете воплотить свое видение в реальность? И как лучше всего избегать трудностей и проблем на этом пути? Твердый план действий.

Мы выделили 6 шагов, объясняющих, как написать план действий. После того, как вы ознакомитесь с ними, используйте редактируемые шаблоны ниже, чтобы сразу приступить к планированию.

Что такое план действий

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые вам необходимо выполнить для достижения поставленных вами целей.

Это важная часть процесса стратегического планирования, помогающая улучшить планирование совместной работы. Не только в управлении проектами, но и планы действий могут использоваться людьми для подготовки стратегии для достижения своих личных целей.

Компоненты плана действий включают

  • Четкое описание цели, которую необходимо достичь
  • Задачи / шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели
  • Люди, которые будут отвечать за выполнение каждой задачи
  • Когда эти задачи будут выполнены ( сроки и вехи)
  • Ресурсы, необходимые для выполнения задач
  • Меры для оценки прогресса

Что хорошего в том, что все перечислено в одном месте, так это то, что это упрощает отслеживание прогресса и эффективное планирование.

План действий — это не что-то высеченное на камне. По мере роста вашей организации и изменения окружающих обстоятельств вам придется пересматривать и вносить коррективы в соответствии с последними потребностями.

Зачем нужен план действий

Иногда компании не тратят много времени на разработку плана действий перед инициативой, что в большинстве случаев приводит к провалу. Если вы еще не слышали, «неудача в планировании означает провал», — предположительно однажды сказал Бенджамин Франклин.

Planning поможет вам подготовиться к предстоящим препятствиям и не сбиться с пути.А с помощью эффективного плана действий вы сможете повысить свою продуктивность и сосредоточиться.

Вот некоторые преимущества плана действий, которые вам следует знать;

  • Это дает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко указано, какие шаги необходимо предпринять и когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что вам нужно делать.
  • Если ваши цели записаны и поэтапно спланированы, это даст вам повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
  • Имея план действий, вы можете отслеживать свой прогресс в достижении цели.
  • Поскольку вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить, в своем плане действий, это поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на основе усилий и воздействия.

Как написать план действий | Лучшие Лрактики

На первый взгляд, создание плана действий кажется довольно простым. Но есть несколько важных шагов, которые нужно выполнять с осторожностью, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Вот как составить план действий, состоящий из 6 простых шагов.

Шаг 1. Определите конечную цель

Если вы не уверены в том, что хотите делать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на провал.

Планируете новую инициативу? Начните с определения того, где вы находитесь и где хотите быть.

Решаете проблему? Прежде чем расставить приоритеты, проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения.

Тогда запишите свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу, прогоните свою цель по критериям SMART.Или, другими словами, убедитесь, что это

  • Конкретный — четко определенный и ясный
  • Измеримый — включает измеримые индикаторы для отслеживания прогресса
  • Достижимый — реалистичный и достижимый в пределах ресурсов, времени, денег, опыта и т. Д. У вас есть
  • Актуально — согласован с другими вашими целями
  • Своевременно — имеет дату окончания

Используйте эту таблицу целей SMART, чтобы упростить этот процесс. Поделитесь им с другими, чтобы они тоже услышали их мнение.

Таблица целей SMART (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

И обратитесь к нашему простому руководству по процессу постановки целей, чтобы узнать больше о постановке и планировании целей.

Шаг 2: Перечислите шаги, которые необходимо выполнить

Цель ясна. Что именно нужно сделать, чтобы это осознать?

Создайте примерный шаблон, чтобы перечислить все задачи, которые должны быть выполнены, сроки выполнения и ответственных лиц.

Шаблон простого плана действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Важно убедиться, что вся команда участвует в этом процессе и имеет доступ к документу.Таким образом, каждый будет знать свои роли и обязанности в проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие, которые легче выполнять и управлять ими.

Советы: Используя шаблон матрицы RACI \ для уточнения ролей и обязанностей проекта, а также планирования проектов

Шаг 3. Расставьте приоритеты задач и добавьте крайние сроки

Пора реорганизовать список, расставив приоритеты задач.Некоторые шаги вам, возможно, придется расставить по приоритетам, поскольку они могут блокировать другие подэтапы.

Добавьте крайние сроки и убедитесь, что они реалистичны. Прежде чем определять сроки, проконсультируйтесь с лицом, ответственным за его выполнение, чтобы понять его или ее возможности.

Шаг 4: Установите вехи

вех можно рассматривать как мини-цели, ведущие к главной цели в конце. Преимущество добавления вех в том, что они дают членам команды возможность чего-то с нетерпением ждать и помогают им сохранять мотивацию, даже если окончательный срок еще далеко.

Начните с конечной цели и возвращайтесь к ней, устанавливая вехи. Помните, что не следует оставлять слишком мало или слишком много времени между установленными вами вехами. Лучше всего разделять вехи на две недели.

Шаг 5. Определите необходимые ресурсы

Перед тем, как начать свой проект, очень важно убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения.

Это также должно включать ваш бюджет. Вы можете назначить столбец своего плана действий, чтобы отмечать стоимость каждой задачи, если таковая имеется.

Шаг 6. Визуализируйте свой план действий

Смысл этого шага — создать что-то, что всем будет понятно с первого взгляда, и чем можно будет поделиться со всеми.

Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, убедитесь, что он четко передает элементы, которые мы определили до сих пор — задачи, владельцев задач, крайние сроки, ресурсы и т. Д.

Этот документ должен быть доступен для всех и должен быть доступен для редактирования.

Шаг 7. Отслеживание, оценка и обновление

Выделите время, чтобы оценить прогресс, которого вы достигли со своей командой.

В этом окончательном плане действий вы можете отметить выполненные задачи как выполненные, обратив внимание на то, как вы продвинулись к цели.

Это также выявит задачи, которые ожидаются или отложены, и в этом случае вам нужно выяснить, почему и найти подходящие решения.А затем соответствующим образом обновите план действий.

Шаблоны планов действий

Бизнес-план действий

Шаблон бизнес-плана (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Простое руководство по созданию бизнес-плана для презентаций

План маркетинговых мероприятий

План маркетинговых действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Стратегический план действий

Стратегический план действий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Шаблон плана корректирующих действий

План корректирующих действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Простое руководство по созданию плана действий на случай непредвиденных обстоятельств

Шаблон плана действий

Шаблон плана действий (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Есть еще советы по созданию плана действий?

План действий разработан, чтобы указать вам путь к достижению ваших целей.Он превращает ваше видение в действенные цели и шаги. И это помогает вам оставаться сосредоточенным и мотивированным.

От отдельного сотрудника в организации до более крупных отделов могут использовать планы действий, чтобы направлять свой путь к достижению своих целей.

Может быть, вы собираетесь создать свой самый первый план действий, или вы уже являетесь профессионалом в его написании. В любом случае, мы хотели бы услышать ваше мнение о том, как составить план действий. Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.

Спланируйте, как эффективно выполнять свои проекты. Зарегистрируйтесь для учетной записи Creately, чтобы визуализировать свои планы действий для успешного достижения ваших целей. Начни здесь

Как написать план проекта за 8 простых шагов

День пятницы. Вы поговорили со своей командой, ваши проекты достигаются, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно к вашему столу приходит начальник с интересными новостями.Вы возглавите следующий крупный многопрофильный проект с ключевым клиентом, и его начало состоится на следующей неделе. Это отличные новости, но теперь этот призрак нависает над вашими выходными. Вам нужно организовать проект как можно скорее, но с чего начать, если в нем участвует так много заинтересованных сторон?

Процесс планирования проекта может быть сложным, особенно когда проекты становятся более сложными. По данным Forbes, 25% технологических проектов терпят поражение, что является мрачной статистикой для руководителей проектов. Хорошая новость в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта в короткие сроки.Вам просто нужно понять 8 простых шагов, как написать план проекта.

Как написать план проекта за 8 простых шагов …

Шаг 1. Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и заручитесь первоначальной поддержкой

Первый шаг в любом проекте — определить «что» и «почему». Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определять, успешен ли проект, и их цели должны быть выполнены. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот начальный разговор, чтобы согласовать, определить цели и определить ценность проекта. В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности, ожидания и установите базовые параметры для содержания проекта, бюджета и сроков. Это создает прочную основу для рабочего плана вашего проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов для визуализации вашей стратегии и обеспечения успеха вашего проекта.

Вопросы, которые следует рассмотреть вместе с заинтересованными сторонами:

  • Как написать план проекта, соответствующий целям компании?
  • Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ожидать?
  • Как измерить успех?
  • Каковы ваши ресурсы?
  • Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2: Перечислите цели, согласовайте OKR и обрисуйте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной неудач проекта в 37%.Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Но теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните соотносить их с целями и OKR. OKR — это метод планирования и постановки целей, прославивший Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске с планом проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они решают.Оттуда выстраивайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Контрольные точки могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы каждому было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3. Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть очертание проекта, соответствие ваших задач целям и поддержка команды, самое время создать документ о содержании проекта, в котором подробно описаны элементы проекта, которые вы перечислили на шаге 2.

Посмотрите на каждый результат и определите серию задач, которые необходимо выполнить, чтобы выполнить каждую из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимые ресурсы и ответственных за выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у каждого был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным для совместного использования, как в инструменте управления проектами, чтобы снизить вероятность дорогостоящего недопонимания.

Хотя подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый руководитель проекта, опрошенный в рамках исследования Wellingstone State of Project Management Survey, сказал, что они «никогда» или «иногда» готовят стандартные документы по определению объема работ.Его создание поможет вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составьте подробный график проекта

Когда ваши цели, задачи и вехи уже намечены для вас, пришло время включить ваш проект в расписание. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который помогает легко визуализировать временную шкалу проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи.При планировании задач используйте подзадачи, чтобы разбить более крупные на более мелкие. Это может упростить создание отчетов (вы можете ознакомиться с нашим руководством по написанию отчета об управлении проектом!) И управление ресурсами. Определим каждую:

  • Задачи: Отдельные задачи, которые необходимо выполнить людям для достижения ваших целей.
  • Подзадачи: Каждый из них, не превышающий нескольких дней, помогает вам взять задачу и разбить ее на более мелкие шаги, которые завершат более крупную задачу.
  • Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разбить проект. Используйте контрольные точки как контрольные точки на протяжении всего проекта.

Совет от профессионала: Хотите узнать маленький секрет? По мере их настройки добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для пожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту нужно дополнительное время для проверки или член команды позвонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, в вашем плане будет два.Тем не менее, не нужно давать подушку для каждой задачи. Взвесьте риски и добавьте их туда, где это наиболее целесообразно. Будущее тебе скажет спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. Выбрав инструменты и получив бюджет, не забывайте о людях. Даже люди, которые уже знают, как составить план работы над проектом и сделали это сотни раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI помогает вам конкретно определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта, вместе с тем, кто несет ответственность (назначено для выполнения работы), подотчетен (имеет право да / нет / вето), консультируется (необходимо одобрить или вносить вклад) и информирован (необходимо знать о действии). или решение). Здесь вы найдете все, что вам нужно знать о диаграммах RACI.

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека.Имейте в виду, что 95% сотрудников сообщают, что работают над несколькими командами или проектами одновременно, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком стрессовыми для команд. Согласно нашему недавнему докладу «Эпидемия стресса», из-за стресса около 50% работников начинают искать другую работу, а 25% вообще бросают текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, которые влияют на сроки или бюджет проекта. Знание того, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень работы, выполненной над проектом, по сравнению с планом, является обязательным.Для руководителей проектов такие инструменты, как Wrike Resource, могут помочь визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, обеспечивая наглядность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6. Определите процесс связи и регистрации

Согласно McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Кроме того, неэффективное общение и сотрудничество — две основные причины стресса на рабочем месте.Когда заинтересованным сторонам приходится рыться в электронных письмах или постоянно спрашивать обновления, они разочаровываются и мотивация падает.

Уменьшите разочарование, разместив все элементы проекта — такие как активы, разговоры, задачи, сроки выполнения, обновления, отчеты — в одном месте, как инструмент для совместной работы. Это позволяет легко отслеживать прогресс, делиться обновлениями и вносить изменения. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и сохраните его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7. Спланируйте, чтобы все пошло не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как написать план проекта, правда в том, что у всех проектов есть перипетии — вот что делает их интересными.Вы дали себе передышку в процессе составления расписания, вы убедились, что все знают свою роль, и вы наладили общение.

Но перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие каникулы для членов команды, праздники или внешние группы, которые могут быть задействованы. Установите четкую цепочку команд и перечислите ключевые контакты в рамках проекта. Сообщайте заранее о рисках, чтобы вся команда могла быть готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Устройте вечеринку по случаю открытия!

Каждому успешному проекту нужен толчок.Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна состоять в том, чтобы собрать всех на одной странице с целями, ролями, процессами и сроками. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились на шагах выше:

  • Определите цели проекта и ценность, которую они приносят.
  • Перечислите активы, которые, как ожидается, принесет проект.
  • Проведите связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта.
  • Покажите временную шкалу (диаграмму Ганта) проекта, чтобы каждый мог видеть зависимости и знать ожидаемые даты.
  • Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны.
  • Просмотрите, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, где они могут получить информацию — например, ваш документ о содержании — и к кому обращаться, чтобы задать вопросы.
  • Обсудите риски и убедитесь, что команда подготовлена.
  • Получите это окончательное обязательство!

Бонусный совет: Не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, который будет согласован с вашей командой, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова.По мере вашего роста вы можете создавать несколько шаблонов для определенных типов планов работы по проекту. Давайте сразу приступим к работе с этими бесплатными образцами шаблонов планов проектов.

Как добраться до «конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть полномочия для процесса планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект, а затем и следующий за ним. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько легкими, что, может быть, вы начнете чувствовать, что находитесь в отпуске.Верно?

Теперь, когда вы научились составлять план проекта, вот основные советы по управлению проектами, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

10. Планирование графика проекта — Управление проектом

Чтобы разработать расписание, нам сначала нужно определить действия, упорядочить их в правильном порядке, оценить необходимые ресурсы и оценить время, необходимое для выполнения задач.

Процесс определения действия — это дальнейшая разбивка элементов рабочего пакета WBS.В нем документируются конкретные действия, необходимые для достижения результатов, подробно описанных в WBS. Эти действия — не сами результаты, а отдельные единицы работы, которые должны быть выполнены для достижения результатов. Определение деятельности использует все, что мы уже знаем о проекте, чтобы разделить работу на действия, которые можно оценить. Возможно, вы захотите изучить все уроки, извлеченные из аналогичных проектов вашей компании, чтобы получить хорошее представление о том, что вам нужно делать в текущем.

Экспертная оценка в виде членов проектной группы с предшествующим опытом разработки заявлений о содержании проекта и WBS может помочь вам определить действия. Если вас просят управлять проектом в новой области, вы также можете использовать экспертов в этой конкретной области, чтобы помочь определить задачи, чтобы вы могли понять, какие действия будут задействованы. Вы можете создать список действий, а затем попросить эксперта просмотреть его и предложить изменения. В качестве альтернативы, вы можете привлечь эксперта с самого начала и попросить провести с ним беседу по определению деятельности, прежде чем даже составить первый черновик списка.

Иногда вы начинаете проект, ничего не зная о работе, которую вы будете делать позже. Планирование скользящей волны позволяет вам планировать и составлять график только той части, о которой вы знаете достаточно, чтобы хорошо спланировать. Когда вы недостаточно знаете о проекте, вы можете использовать заполнители для неизвестных частей, пока не узнаете больше. Это дополнительные элементы, которые помещаются на высокие уровни в WBS, чтобы вы могли планировать неизвестное.

Сьюзен и Стив решили связать себя узами брака, но у них не так много времени, чтобы спланировать свадьбу.Они хотят, чтобы большой день был незабываемым. Они хотят пригласить много людей и отлично провести время. Всегда мечтали о июньской свадьбе, а уже январь. Просто подумать обо всех деталях — это ошеломляюще. Сьюзан мечтала о большом дне с 12 лет, но, похоже, у нее так мало времени для выполнения всех задач. Выбирая бумагу для приглашений, пара поняла, что им нужна помощь.

Сьюзен : Стив, нам нужна помощь.
Стив : Не волнуйтесь. Организатор свадьбы моей сестры был великолепен. Позвольте мне позвонить ей. [Стив звонит организатору свадеб Салли.]
Организатор свадеб : Здравствуйте, Сьюзан и Стив.
Стив : Мы хотим, чтобы все было идеально.
Сьюзен : Так много нужно сделать! Приглашения, еда, гости и музыка.
Стив : О нет, мы даже не забронировали место!
Сьюзен : И все должно быть сделано правильно. Мы не сможем распечатать приглашения, пока не разработаем меню.Мы не сможем организовать рассадку, пока не получим ответ. Мы не уверены, какую группу пригласить на прием, или это должен быть ди-джей? Мы просто ошеломлены.
Стив : Моя сестра сказала, что вы действительно спасли ее свадьбу. Я знаю, что она дала тебе больше года на планирование. Но я всегда мечтала о июньской свадьбе и не собираюсь отказываться от нее. Я знаю, что уже поздно, но Салли, ты можешь нам помочь?
Свадебный планировщик : Успокойся. Я держу это под контролем. У нас есть много людей и занятий, которые нужно держать под контролем.Тебе действительно следовало позвонить полгода назад, но мы все равно сделаем свадьбу вовремя.

До июня предстоит большая работа. Во-первых, Салли выясняет, какую работу нужно сделать. Она начинает составлять список дел:

  • Приглашения
  • Цветы
  • Свадебный торт
  • Меню ужина
  • Band

Так как в организации свадьбы задействовано много разных людей, требуется тщательное планирование, чтобы координировать всю работу в нужном порядке нужными людьми в нужное время.Изначально Салли беспокоилась, что у нее не хватит времени, чтобы убедиться, что все будет сделано должным образом. Однако она знала, что на ее стороне были мощные инструменты управления временем, когда она взялась за эту работу, и эти инструменты помогут ей синхронизировать все необходимые задачи.

Для начала Салли организовала все действия в иерархическую структуру. В следующем упражнении представлена ​​часть WBS Салли, сделанная для свадьбы.

Организуйте следующие действия в WBS (рисунок 10.1), чтобы показать, как рабочие элементы разлагаются на действия.

  • Магазин обуви
  • Создать список гостей
  • Выполнить пошив и примерку
  • Магазин платья
  • Найти поставщика
  • Обслужить свадьбу
  • Ждать ответов
  • Отправьте приглашения по почте
  • Завершить меню
  • Распечатать приглашения
  • Выбрать букет
Рисунок 10.1 Иерархическая структура работ (WBS) в зависимости от фазы проекта.

Решение упражнения:

Рис. 10.2. Решение для свадебных упражнений WSB. [Описание изображения]

Теперь, когда определения действий для рабочих пакетов завершены, следующая задача — заполнить список действий. Список действий по проекту — это список всего, что необходимо сделать для завершения вашего проекта, включая все действия, которые необходимо выполнить для выполнения каждого рабочего пакета. Затем вы хотите определить атрибуты активности. Здесь хранится описание каждого действия.Он включает в себя всю необходимую информацию, а также порядок работы. Любые предшествующие действия, последующие действия или ограничения должны быть перечислены в атрибутах вместе с описаниями и любой другой информацией о ресурсах или времени, которые вам понадобятся для планирования. Три основных типа предшественников — это от финиша до старта (FS), от старта до старта (SS) и от финиша до финиша (FF). Самый распространенный вид предшественников — это «финиш-начало». Это означает, что одна задача должна быть завершена, прежде чем можно будет начать другую.Когда вы думаете о предшественниках, вы обычно думаете об этом; одно должно закончиться, прежде чем начнется следующее. Это называется от конца до начала, потому что окончание первого действия ведет к началу второго (рис. 10.3).

Рисунок 10.3: Пример предшественника «от финиша до начала» (FS).

Предшественник от запуска к запуску встречается немного реже, но иногда вам нужно координировать действия, чтобы они начинались одновременно (рис. 10.4).

Рисунок 10.4: Пример предшественника запуска-запуска (SS).

Предшественник «От завершения до конца» показывает действия, которые завершаются в одно и то же время (рис. 10.5).

Рисунок 10.5: Пример предшественника «Чистота до чистовой обработки» (FF).

Возможно наличие сквозных предшественников (SF). Это происходит, когда действия требуют, чтобы другая задача была запущена до того, как следующая задача может быть завершена. Примером может служить то, что музыканты не могут закончить игру, пока гости не начнут покидать церемонию. Кроме того, необходимо учитывать некоторые особые типы предшественников.

Внешние предшественники

Иногда ваш проект будет зависеть от вещей, выходящих за рамки вашей работы. Что касается свадьбы, нам нужно, чтобы свадебная вечеринка перед нами вовремя вышла из приемного зала, чтобы мы могли ее украсить. В этом случае украшение приемного зала зависит от внешнего предшественника.

Дискреционные предшественники

Обычно это методы, основанные на процессах или процедурах, либо на передовых методах, основанных на прошлом опыте. В примере со свадьбой Стив и Сьюзан хотят, чтобы подружки невесты прибыли на прием до прибытия пары.Нет необходимости; это просто вопрос предпочтений.

Обязательные предшественники

Вы не можете отправить приглашение, которое еще не распечатано. Так что распечатка приглашений является обязательным условием для их адресации. Обязательные предшественники — это виды, которые должны существовать только из-за характера работы.

Опережения и отставания

Иногда вам нужно выделить дополнительное время между занятиями. Время задержки — это когда вы намеренно устанавливаете задержку между задачей-предшественником и задачей-преемником.Например, когда невеста и ее отец танцуют, остальные ждут некоторое время, прежде чем присоединиться к ним (рис. 10.6).

Рис. 10.6. Задержка означает, что одна задача ждет некоторое время перед ее запуском.

Время упреждения — это когда вы даете следующей задаче время, чтобы она могла начать работу до того, как предыдущая задача завершится (рисунок 10.7). Так что вы можете захотеть, чтобы поставщик готовил десерт за час до того, как все ужинали.

Рисунок 10.7: Зацепка — это когда вы позволяете задаче начать работу до того, как ее предшественник будет выполнен.

Все важные контрольные точки вашего проекта отслеживаются как вехи. Некоторые из них могут быть указаны в вашем контракте как требования для успешного выполнения; некоторые из них могут быть просто важными моментами в проекте, которые вы хотите отслеживать. Список этапов должен дать всем знать, какие этапы необходимы, а какие нет.

Вот некоторые вехи свадьбы Сьюзан и Стива:

  • Приглашения отправлены
  • Меню завершено
  • Место забронировано
  • Облегающие платья для подружек невесты

По мере того, как вы выясняете, какие действия необходимо выполнить, вы можете понять, что объем необходимо изменить.Когда это произойдет, вам необходимо создать запрос на изменение и отправить его через систему управления изменениями.

Некоторые вещи, которые могут пойти не так:

Wedding Planner : Мы только что получили программы с принтера, и все они неверны.
Стив : Квартет отменен. В тот день у них была еще одна свадьба.
Сьюзен : Тетя Джейн должна петь на службе, но после того, что случилось на похоронах ее дяди, я думаю, что хочу, чтобы это сделал кто-то другой.
Стив : Действительно ли нам нужен пан-флейтист? Я начинаю думать, что это перебор.
Сьюзен : Очевидно! Может быть, нам стоит не печатать приглашения, пока эти вещи не будут решены.
Свадебный агент : Хорошо, давайте подумаем, как именно мы хотим это сделать. Я думаю, что нам нужно быть уверенными в том, как мы хотим, чтобы сервис работал, прежде чем мы продолжим печатать.

Теперь, когда мы знаем, что нам нужно сделать, чтобы свадьба прошла успешно, нам нужно сосредоточиться на порядке работы.Салли села со всеми мероприятиями, которые она определила для свадьбы, и решила выяснить, как именно они должны происходить. Вот где она использовала процесс упорядочивания действий.

Список атрибутов активности, созданный Салли, содержит большинство необходимых предшественников и преемников. Здесь она подумала о том, что будет первым, вторым, третьим и т. Д. В список вех Салли были записаны основные части работы, и было несколько изменений в объеме, который она обнаружила в процессе, которые были одобрены и готовы к работе. .

Пример контрольного списка: Стив и Сьюзен попросили напечатать приглашения по крайней мере за три месяца, чтобы быть уверенным, что у всех будет время ответить. Это веха в списке Салли.
Пример запроса на изменение: когда Салли поняла, что Стиву и Сьюзен понадобится еще один лимузин, чтобы отвезти подружек невесты в приемный зал, она провела это изменение через контроль изменений, в том числе за счет матери Сьюзен, и это было одобрено.

Диаграмма Ганта — это тип гистограммы, разработанный Генри Ганттом, который иллюстрирует график проекта. Диаграммы Ганта легко читаются и обычно используются для отображения запланированных действий. Эти диаграммы отображают даты начала и окончания конечных элементов и сводных элементов проекта. Конечные элементы и сводные элементы составляют структурную декомпозицию проекта. Некоторые диаграммы Ганта также показывают отношения зависимости (т. Е. Сеть приоритетов) между действиями.

Диаграммы

Ганта показывают все ключевые этапы проекта и их продолжительность в виде столбчатой ​​диаграммы с временной шкалой вверху. Ключевые этапы размещаются на гистограмме последовательно, начиная с верхнего левого угла и заканчивая нижним правым углом (рис. 10.8). Диаграмму Ганта можно нарисовать быстро и легко, и она часто является первым инструментом, который менеджер проекта использует для грубой оценки времени, которое потребуется для выполнения ключевых задач. Иногда полезно начинать с установленного срока для завершения всего проекта, потому что вскоре становится очевидным, слишком короткие или излишне длинные сроки.Подробная диаграмма Ганта обычно строится после того, как определены основные цели.

Рисунок 10.8 Диаграмма Ганта для создания каталога

В этом примере на рисунке 10.8 ключевой этап K (организация распределения) начинается на 23 неделе, так что его конечная точка совпадает с ключевым этапом L (распространить каталог). Однако K может начаться уже на 17 неделе, как только будет завершен ключевой этап J. Поэтому говорят, что ключевой этап K имеет «провисание». Ключевой этап H (согласование контракта на печать) завершился на 12-й неделе.Однако он может закончиться уже на 22 неделе, потому что ключевой этап I (каталог печати) не начинается до 23 недели. Поэтому говорят, что ключевой этап H имеет «плавающий». Время с плавающей запятой можно указать на графике, добавив линию перед полосой до последней возможной конечной точки. Slack и float показывают, где есть гибкость в расписании, и это может быть полезно, когда вам нужно выиграть время после запуска проекта.

Вы можете добавить другую информацию в диаграмму Ганта, например:

  • Вехи можно обозначить с помощью символа, например ромба или треугольника.
  • Встречи по проекту могут быть обозначены другим символом, например кружком.
  • Обзоры прогресса можно обозначать квадратом.

Для сложного проекта вы можете создать отдельную диаграмму Ганта для каждого из ключевых этапов. Если вы сделаете это незадолго до начала каждого ключевого этапа, вы сможете учесть любые непредвиденные обстоятельства в последнюю минуту. Эти диаграммы представляют собой полезный инструмент для мониторинга и контроля по мере продвижения проекта.

Диаграммы Ганта

относительно легко нарисовать вручную, но они не обеспечивают такой же уровень гибкости во время мониторинга, который можно было бы получить с помощью программного пакета.Доступны различные программы, помогающие менеджерам проектов в планировании и контроле. После ввода данных программа помогает вам работать над сценариями «что, если», показывая, что может произойти, если ключевой этап задерживается или ускоряется. Это сложнее, если вы работаете вручную.

Многие менеджеры проектов используют сетевые диаграммы при планировании проекта. Сетевая диаграмма — это способ визуализировать взаимосвязь проектной деятельности. Сетевые диаграммы дают графическое представление о задачах и о том, как они соотносятся друг с другом.Задачи в сети — это рабочие пакеты WBS. Все задачи WBS должны быть включены в сеть, потому что они должны быть учтены в расписании. Если исключить даже одну задачу из сети, это может изменить общую продолжительность расписания, предполагаемые затраты и обязательства по распределению ресурсов.

Первый шаг — упорядочить задачи из вашей WBS в последовательность. Некоторые задачи могут быть выполнены в любое время на протяжении всего проекта, тогда как другие задачи зависят от ввода от другой задачи или ограничены временем или ресурсами.

Рисунок 10.9: Связь между иерархической структурой работ (WBS) и сетевой диаграммой.

WBS — это , а не расписание, но это основа для него. Сетевая диаграмма — это расписание, но используется в первую очередь для идентификации ключевой информации о расписании, которая в конечном итоге переходит в удобные для пользователя форматы расписания, такие как вехи и диаграммы Ганта.

Сетевая диаграмма предоставляет важную информацию команде проекта. Он предоставляет информацию о том, как связаны задачи (рисунок 10.9), где в расписании указаны точки риска, сколько времени потребуется, как запланировано на данный момент, чтобы завершить проект, и когда каждая задача должна начаться и закончиться.

В нашем примере с свадебным планировщиком Салли будет искать взаимосвязи между задачами и определять, что можно делать параллельно, а какие действия нужно подождать, пока другие завершат. В качестве примера на рис. 10.10 показано, как действия, связанные с созданием приглашений, зависят друг от друга. Отображение действий в прямоугольниках и их взаимосвязей в виде стрелок называется методом построения диаграмм приоритетов (PDM).Этот вид диаграммы также называется диаграммой активности на узле (AON).

Еще один способ показать, как связаны задачи, — это диаграмма активности по стрелке (AOA). Хотя AON чаще используется и поддерживается всеми программами управления проектами, PERT является наиболее известной диаграммой типа AOA и исторической основой построения всех сетевых диаграмм. Основное отличие заключается в том, что диаграмма AOA традиционно рисуется с использованием кругов в качестве узлов, а узлы представляют собой начальную и конечную точки стрелок или задач.В сети AOA стрелки представляют действия или задачи (рисунок 10.11).

Рисунок 10.10: Пример диаграммы активности на узле (AON).

Все сетевые диаграммы имеют преимущества, демонстрирующие взаимозависимости задач, время начала и окончания, а также критический путь (самый длинный путь через сеть), но сетевая диаграмма AOA имеет некоторые недостатки, которые ограничивают использование метода.

Рисунок 10.11: Пример сетевой диаграммы со стрелкой активности (AOA).

Три основных недостатка метода AOA:

  • Сеть AOA может отображать только отношения от конца к началу.Невозможно показать опережение и отставание, кроме как путем добавления или вычитания времени, что затрудняет отслеживание проекта.
  • Бывают случаи, когда фиктивные действия могут происходить в сети AOA. Фиктивные действия — это действия, которые показывают зависимость одной задачи от других задач, но не по техническим причинам. Например, одна задача может зависеть от другой, потому что было бы более рентабельно использовать одни и те же ресурсы для двух; в противном случае эти две задачи можно было бы выполнять параллельно.У фиктивных действий нет связанной с ними продолжительности. Они просто показывают, что задача имеет некоторую зависимость от другой задачи.
  • Диаграммы
  • AOA не так широко используются, как диаграммы AON, просто потому, что последние несколько проще в использовании, и все программы управления проектами могут работать с сетями AON, тогда как не все могут работать с сетями AOA.

Критический путь описывает последовательность задач, которые позволят завершить проект в кратчайшие сроки.Он основан на идее, что некоторые задачи необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие. Диаграмма критического пути — полезный инструмент для планирования зависимостей и управления проектом. Чтобы определить критический путь, необходимо рассчитать время, которое займет выполнение каждой задачи.

Рассмотрим пример. Предполагаемая продолжительность каждого ключевого этапа в неделях:

Таблица 10.1 Этапы критического пути
Ключевой этап Расчетное время в неделях
А.Обеспечить денежные средства 0
B. Вести переговоры с другими агентствами 4
C. Форма консультативной группы 4
D. Составить план сбора данных 6
E. Сбор данных 4
F. Запись текста каталога 4
G. Определить принтер 2
H. Согласен печатать договор 2
И.Каталог печати 4
J. Согласуйте план распределения 12
К. Организация дистрибуции 4
L. Распространить каталог 2

Мы определили ключевой этап «Обеспечение финансирования» расчетным временем в ноль недель, потому что проект не может начаться без наличия некоторого финансирования, хотя в оценках будут представлены подробности на более позднем этапе. Теперь этапы можно выстроить в ряд, чтобы получить сетевую диаграмму, которая показывает, что есть три пути от начала до конца и что линии, составляющие каждый путь, имеют минимальную продолжительность (рисунок 10.12).

Если мы теперь проследим каждый из возможных путей к «Распространить каталог» (конечная точка), принимая во внимание зависимости, маршрут с наибольшей продолжительностью называется критическим путем. Это минимальный срок, за который можно будет завершить проект.

Рисунок 10.12: Диаграмма критического пути

В этом примере критический путь — A – B – C – D – E – F – I – L, а самая ранняя дата завершения проекта — это сумма расчетного времени для всех этапов. на критическом пути — 28 недель — с момента получения финансирования.Все ключевые этапы критического пути должны быть завершены вовремя, чтобы проект был завершен в срок.

Если прогнозируемое общее время намного больше, чем ожидания спонсора проекта, вам нужно будет пересмотреть временную шкалу. Отображение критического пути помогает определить действия, которые необходимо отслеживать наиболее внимательно.

Описания изображений

Рисунок 10.2 Описание изображения:

0,0 Свадьба

  • 1.0 Приглашения
    • 1.1 Создать список гостей
    • 1.2 Дождитесь ответа
    • 1.3 Приглашения по почте
    • 1.4 Распечатать приглашения
  • 2.0 Еда
    • 2.1 Найти поставщика провизии
    • 2.2 Обслуживать свадьбу
    • 2.3 Завершить меню
  • 3.0 для новобрачных
    • 3.1 Магазин обуви
    • 3.2 Пошив и подгонка
    • 3.3 Магазин для платья
    • 3.4 Выбрать букет

[Вернуться к рисунку 10.2]

Текстовые ссылки

Эта глава Управление проектами является производным от следующих текстов:

планов действий — инструменты управления проектами от MindTools.com

Малое планирование


Будь то рассылка информационного бюллетеня по электронной почте, подготовка презентации для руководителей высшего звена или работа над специальным запросом для клиента, многим из нас приходится выполнять простые проекты в рамках наших повседневных обязанностей.

На первый взгляд может показаться, что эти малые и средние проекты не требуют особого внимания. Но иногда мы можем упустить из виду ключевой шаг или пункт «сделать», который может свести на нет все наши усилия.

Например, как убедиться, что вы все охватили? Есть ли какие-то действия, которые необходимо предпринять на ранней стадии проекта, чтобы он увенчался успехом? И ясно ли вы, когда вам нужно выполнять ключевые задачи, в какой последовательности, чтобы уложиться в срок?

Узнайте больше в этой статье, видео и инфографике.

Нажмите здесь чтобы просмотреть стенограмму этого видео.

Планы действий

— это простые списки всех задач, которые вам нужно выполнить для достижения цели. Они отличаются от списков дел в том, что они сосредоточены на достижении единой цели.

Планы действий

полезны, потому что они дают вам основу для размышлений о том, как вы эффективно завершите проект. Они помогут вам завершить занятия в разумном порядке и не пропустить ни одного ключевого шага.Кроме того, поскольку вы видите каждую задачу, вы можете быстро решить, какие задачи вы делегируете или передадите на аутсорсинг, а какие задачи можете игнорировать.

Использование планов действий

Используйте план действий всякий раз, когда вам нужно спланировать небольшой проект.

Чтобы составить его, просто перечислите задачи, которые вам необходимо выполнить для достижения вашей цели, в том порядке, в котором вы должны их выполнить. (Это очень просто, но все же очень полезно!)

Используйте трехэтапный процесс, описанный ниже, чтобы помочь вам:

Шаг 1. Определение задач

Начать с мозгового штурма все задачи, которые вам нужно выполнить для достижения вашей цели.

Полезно начать этот процесс с самого начала. Что вам нужно сделать в первую очередь? Что будет дальше, когда эта задача будет выполнена? Есть ли какие-то шаги, которым следует уделить приоритетное внимание? чтобы уложиться в определенные сроки или из-за ограничений доступности других людей?

Шаг 2. Анализируйте и делегируйте задачи

Теперь, когда вы можете увидеть весь проект от начала до конца, рассмотрите каждую задачу более подробно.

Есть ли какие-то шаги, которые вы могли бы отбросить, но все же достичь своей цели? Какие задачи вы могли бы делегировать кому-то еще в вашей команде, или может заниматься фрилансер? Есть ли крайние сроки для конкретных шагов? Вам нужно организовать дополнительные ресурсы?

Шаг 3. Еще раз проверьте СХЕМЫ

Используйте мнемонику SCHEMES *, чтобы убедиться, что ваш план исчерпывающий.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

SCHEMES означает:

  • S темп.
  • C ясень.
  • H elpers / чел.
  • E комплектация.
  • M материалы.
  • E экспертиза.
  • S систем.

Возможно, вам не нужно думать обо всем этом для завершения вашего проекта. Например, для небольшого внутреннего проекта по оптимизации формата отчетов вашей команды вам может потребоваться только подумать о «Помощниках / Люди», «Экспертиза» и «Системы».«

Примечание:

После того, как вы завершили свой план, держите его при себе, пока будете выполнять работу, и при необходимости обновите его дополнительными действиями.

Уроки вашего плана действий

Если вы думаете, что снова будете пытаться достичь той же цели, пересмотрите свой план после завершения работы, отметив все, что вы могли бы сделать лучше.

Например, возможно, вы могли бы избежать паники в последнюю минуту, если бы заранее предупредили поставщика о размере заказа, который вы разместите.Или, может быть, вы не уделили достаточно времени выполнению определенных задач.

Совет:

Если вы снова будете выполнять аналогичную работу, подумайте о том, чтобы превратить свой план в памятную записку. . Это контрольный список, который вы постепенно уточняете и улучшаете, чтобы не забывать делать все, что важно для успеха.

Управление крупными проектами

Планы действий

полезны для небольших проектов, где сроки не особенно важны или утомительны, и где вам не нужно координировать действия других людей.

Однако по мере роста ваших проектов вам потребуется развивать более формальные навыки управления проектами, особенно если вы отвечаете за планирование времени других людей или вам нужно завершить проекты в сжатые сроки.

Вы также можете использовать планы действий вместе со списками дел , или программы действий .

Программы действий

— это «усиленные» версии списков дел, которые помогают вам управлять множеством одновременных небольших проектов. Это то, что менеджеры на всех уровнях должны делать регулярно.

Ключевые моменты

План действий — это список задач, которые необходимо выполнить для выполнения простого проекта или цели.

Чтобы составить его, просто перечислите задачи, которые вам необходимо выполнить для реализации вашего проекта или цели, в том порядке, в котором вы должны их выполнить.

Для этого сначала проведите мозговой штурм по каждому шагу, который вам нужно сделать, чтобы довести задачу до конца. Затем проанализируйте задачи, чтобы увидеть, есть ли те, которые можно сократить или делегировать. Наконец, используйте мнемонику SCHEMES, чтобы дважды проверить, что вы учли все критические области.

Если вам нужно запланировать время людей или уложиться в сжатые сроки в рамках вашего проекта, рассмотрите возможность использования других упомянутых методов управления проектами.

Инфографика

Нажмите на изображение ниже, чтобы увидеть планы действий, представленные в инфографике:

* Источник неизвестен. Пожалуйста, свяжитесь с [email protected], если вы знаете, кто является автором.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.