что это такое и для чего нужна
BPM система — это программный продукт, который помогает визуализировать и упростить работу с бизнес-процессами в компании. Так, в отличие от CRM, BPM система выстраивает взаимодействие не между разными отделами организациями, а между бизнес-процессами, каждый из которых рассматривается как определенный ресурс. Это помогает сделать работу компании эффективнее и прозрачнее, избежав появления ненужных этапов. Такой способ управления направлен на предварительное моделирование всех запущенных процессов и дальнейшую их автоматизацию. Кроме того, BPM — информационная система, которая помогает быстро получать данные о том, как происходит работа на каждом этапе, что позволяет при необходимости быстро реагировать на ситуацию, внося улучшения.
Не стоит думать, что CRM, ERP и BPM системы — это продукты, кардинально отличающиеся друг от друга. Разработчики активно заимствуют функционал ПО, наделяя платформы теми или иными опциями, характерными для программ другого класса. Так, можно найти CRM, которая предоставляет функционал, присущий системе класса BPM.
BPM — продукт широкого спектра действия. Такие платформы не пытаются перехватить функционал ПО других классов, при этом эффективно дополняя CRM и ERP. В ряде случаев разработчики успешно объединяют подобные программы, создавая универсальное решение для бизнеса.
Преимущества BPM систем
Сама теория BPM (Business Process Management) основана на работе с совокупностью бизнес-процессов, запущенных в компании. Такая программа предоставляет наглядно оформленный массив данных, касающихся эффективности работы организации — это помогает быстро понять, какие этапы требуют улучшения.
Система управления BPM, внедренная в организации и правильно применяемая руководством, помогает вывести ведение бизнеса на новый уровень. Благодаря тому, что работа этих программ базируется на вполне конкретном принципе, BPM создает цикл управления, который состоит из следующих этапов:
- Определение направления развития и целей.
- Создание предположений о путях достижения целей и помех, которые могут возникнуть.
- Описание дальнейшего рабочего процесса, распределение ресурсов.
- Контроль над всеми этапами, анализ их соответствия определенной модели работы.
- Анализ результатов и составление отчетов для внесения возможных улучшений.
Таким образом, работа становится максимально осмысленной и эффективной, соответствуя принципу «Сделали как нужно», а не «Сделали как получилось». Это неизбежно приносит положительный результат от внедрения.
Ни один обзор BPM системы не обходится без указания конкретных результатов от применения подобных программ. В их числе обязательно будут такие выгодные последствия, как:
- Повышение дохода.
- Прозрачность контроля.
- Автоматизация бизнес-процессов.
- Наглядность отчетов и схем.
- Эффективное распределение рабочего времени и других ресурсов.
- Гибкость при управлении компанией.
Это неизбежные следствия внедрения принципов BPM в рабочий цикл — весь функционал таких программ направлен на оптимизацию бизнес-процессов. При этом неоспоримый плюс заключается в выстраивании четкой и понятной схемы взаимосвязи этих процессов.
Полезный материал про внедрение CRM
Как сэкономить
при внедрении CRM:
10 советов от экспертов
Для тех, кто хочет:
- внедрить CRM систему просто и без ошибок
- проверить, как вы внедрили CRM и что можно улучшить
- понять, как сэкономить время и деньги, используя проверенные советы от экспертов
Получить бесплатно
Как происходит внедрение BPM системы
Прежде чем внедрить подобное программное обеспечение, нужно провести подготовку. Именно она становится первым этапом работ. В ходе планирования определяются бизнес-процессы, которые подразумевает реализация проекта, а также составляется список целей, которых необходимо достичь. Далее работа идет в соответствии со следующими этапами:
- Описание всех процессов.
Оно включает определение сроков, подробный перечень всех нюансов, а также указание очередности.
- Настройка каждого бизнес-процесса в программе.
- Запуск работы с последующей оценкой результатов.
Последний этап не является разовым — это непрерывная работа, отраженная в базовом принципе Business Process Management. Данные о бизнес-процессах собираются и анализируются непрерывно, чтобы регулярно вносить улучшения в работу компании. Один раз настроил и забыл — это не про BPM.
Внедряя в работу принципы BPM и соответствующее программное обеспечение, не стоит забывать и про обучение персонала. Все причастные к использованию ПО сотрудники должны понимать тонкости работы с программой, чтобы избежать ошибок в эксплуатации системы и интерпретации данных.
Кому нужны BPM системы: примеры различных сфер
BPM, как системы управления бизнес-процессами, используются в различных отраслях бизнеса. Разумеется, здесь идет речь о компаниях с определенным масштабом — это средний и крупный бизнес. Именно в этом случае возникает необходимость внедрения подобного программного обеспечения. Сказываются не только разнообразные бизнес-процессы, запущенные в организациях, но и численность штата, а также разветвленность внутренней структуры. Чем сложнее устроена компания, тем выше потребность в BPM системе — бесплатной или платной. Поэтому конкретное направление бизнеса здесь не играет роли. Сказывается масштаб компании и объем процессов, происходящих при ежедневной работе.
Наиболее часто зарубежные и российские BPM системы используются в организациях, чья работа подразумевает работу с большим объемом входящих заявок и дальнейшим распределением их по различным подразделениям. Кроме того, внедрение оправдано в компаниях с большим числом отделов, выполняющих разнообразные функции.
Функции BPM системы, на которые нужно обратить внимание
Выбирая BPM-программу, важно учитывать, что взгляды разработчиков на такие продукты отличаются, что неизбежно отражается на функционале. Так, среди наиболее популярных опций и характеристик, предлагаемых подобным программным обеспечением, встречаются следующие решения:
- Графический редактор для визуализации бизнес-процессов.
- Удобная кастомизация и интеграция со сторонними сервисами, которая не подразумевает привлечения программистов.
- Интерфейс, понятный даже начинающему пользователю.
- Библиотека с шаблонами процессов, экономящими время пользователям.
- Быстрая работа даже при одновременной обработке множества процессов.
- Инструменты для анализа и мониторинга процессов, а также для информирования пользователей в режиме реального времени.
- Возможность внесения изменений в задачи и процессы.
Это основные аспекты, которые играют важную роль при эксплуатации систем управления эффективностью бизнеса –BPM является продуктом, разработанным с учетом определенных инструментов, помогающих добиваться поставленных целей.
Что предлагает рынок BPM систем в России
BPM — это не настолько распространенный на рынке продукт, если сравнивать с CRM, но даже такое, относительно специализированное ПО, представлено в ассортименте. Любой рейтинг BPM систем подтверждает это. Выбор платформы во многом зависит от того, какое программное обеспечение уже используется в компании, и можно ли интегрировать эти продукты между собой. Поэтому недостаточно провести прямое сравнение BPM систем — на практике выбранная система может оказаться недостаточно функциональной.
Многие пользователи предпочитают сделать выбор в пользу универсального решения — таковым является CRM, наделенная функциями BPM. Одной из популярных систем с подобным функционалом является Мегаплан. Она помогает не только выстроить бизнес-процессы в компании, но и контролировать их течение, своевременно внося коррективы, ориентируясь на яркие и наглядные отчеты о работе компании. При необходимости можно оптимизировать работу организации, внедрив преднастроенные бизнес-сценарии — они созданы на основании опыта компаний, известных во всем мире и добившихся успеха.
Мегаплан подходит даже компаниях со сложной организационной структурой и обилием разнообразных бизнес-процессов. CRM станет единым рабочим пространством, с помощью которого сотрудники компании выполняют все задачи, от приема заявок до отправки уведомлений клиентам. При этом множество рутинных дел можно автоматизировать, чтобы высвободить время для выполнения более интересных рабочих задач.
Выбор системы, подобной Мегаплану, поможет сэкономить, что важно для любого бизнеса. Не придется тратить дополнительные деньги, внедряя и CRM, и BPM программы. Можно установить одну функциональную систему, которая закроет все потребности компании, касающиеся работы с бизнес-процессами.
Вопросы и ответы
Как быть, если в CRM не отражен нужный мне бизнес-процесс?
Все сценарии можно настроить. Для этого достаточно обратиться к специалистам, отвечающим за внедрение Мегаплана. У нас есть специальный отдел, который обслуживает клиентов, помогая настроить CRM и обучить персонал.
Работа нашей компании связана с большим объемом документооборота. Чем Мегаплан будет полезен в нашем случае?
В Мегаплане реализован очень удобный инструмент хранения документов и обмена ими. Все файлы, причастные к каждой задаче, не просто хранятся в CRM, но и отражены в карточке дела. Это могут быть как ссылки, так и конкретные файлы с различными разрешениями. Каждый причастный к задаче сотрудник в любой момент может посмотреть на нужный документ, чтобы уточнить интересующую информацию.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать?
Кроме простых процессов, таких как прием заявок и оформление документов, можно автоматизировать и более сложные. Это множественные обращения от клиентов, учет рекламаций для контроля качества обслуживания и даже заказ необходимых товаров.
BPM/BPMS (Business Process Management System/Solution)
BPM (Business Process Management) — одна из современных управленческих методик включающая в себя совокупность идеологии и программного обеспечения управления бизнес-процессами.
BPM представляет собой молодой подход, который начал развиваться с 2000 года, придя на смену концепциям реинжиниринга бизнес-процессов.
С точки зрения философии управления, BPM призывает отойти от функционального осмысления деятельности организации к её видению как совокупности бизнес-процессов пересекающих функциональные границы. Здесь, в отличие от реинжиниринга, ориентация происходит на непрерывный процесс усовершенствования бизнес-процессов компании. Кроме того, концепция BPM предполагает фокус на взаимодействии как между людьми, так и системами и аппаратными средствами.
Однако сам подход BPM прочно связан с BPMS — Business Process Management System/Solution, технологической составляющей BPM. (Следует заметить, что в настоящее время термины BPM и BPMS применяются равнозначно для общего названия подхода). С этой стороны BPM представляет собой интегрированный набор инструментов, позволяющий моделировать процессы, автоматически их исполнять и контролировать эффективность.
Для реализации этих трех аспектов процессного управления BPMS состоит из трех глобальных элементов:
- средство моделирования
- средство исполнения («движок»)
- средство мониторинга
Средство моделирования
Для описания и моделирования бизнес-процессов BPM не использует такие общепринятые в реинжиниринге нотации как IDEF, и другие.
Средство исполнения
Исполнение начинается со схемы бизнес-процесса, которая загружается в «движок», где происходит запуск процесса. Исполнение подразумевает автоматическое прохождение шагов процесса, а так же реализацию контроля. При этом каждый исполнитель, задействованный в функционировании бизнес-процесса, видит требуемое от него задание. Реализация исполнения бизнес-процессов так же связана со стандартом BPEL.
Средство мониторинга
Мониторинг подразумевает возможность оперативно, в реальном времени, отслеживать прохождение процесса по этапам и исполнителям, а также позволяет формировать отчетность и оценивать результативность и показатели (KPI) процесса.
Важно понимать, что BPMS не представляет собой отдельную, независимую систему, способную единолично создать информационную инфраструктуру предприятия. С этой точки зрения BPMS – средство интеграции, способное обеспечивать взаимодействие различных корпоративных систем и приложений, и, что особенно важно с точки зрения идеологии BPM, людей, с этими приложениями работающими. Примером такой системы может служить «ПитерСофт: Управление процессами» на платформе 1С.
Часто можно встретить мнения, что BPMS есть те же системы Workflow, но с другим инструментарием. Однако это утверждение не совсем корректно. BPMS действительно можно представить как развитие Workflow, но в идеологии BPM важная роль уделяется также мониторингу и межсистемному взаимодействию, информационные потоки в BPMS по большей части представляют собой структурированные данные, содержащиеся в различных хранилищах и репозиториях. В общем виде можно представить, что BPM впитала в себя наработки следующих подходов и методик:
- Процессный подход
- Workflow и системы электронного документооборота
- Моделирование и реинжиниринг бизнес-процессов
- Система сбалансированных показателей и KPI
- Интеграция приложений (см.
также SOA)
К основным принципам и эффектам BPM относят способность системы удовлетворять информационные потребности на конкретных рабочих местах, в необходимом объеме и в нужное время, прозрачность и контролируемость процессов, способность быстро и гибко реагировать на изменения, что, в свою очередь, представляет собой одну из предпосылок идеологии BPM.
Что такое управление бизнес-процессами?
BPM — это способ изучения и последующего управления процессами, присутствующими в организации. Это эффективная методология, которую можно использовать во время кризиса, чтобы убедиться, что процессы являются эффективными и результативными, поскольку это приведет к лучшей и более рентабельной организации.
Термин «управление бизнес-процессами» означает, как мы изучаем, идентифицируем, изменяем и контролируем бизнес-процессы, чтобы обеспечить их бесперебойную работу и возможность улучшения с течением времени. Часто описываемый в терминах ежедневного потока работы — и да, «рабочий процесс» обычно подпадает под понятие «улучшение процесса» — это важная часть головоломки доступа и использования, поскольку отсутствие или плохой процесс действительно снижает вашу способность достигать и использовать информацию.
BPM лучше всего рассматривать как бизнес-практику, охватывающую приемы и структурированные методы. Это не технология, хотя на рынке есть технологии, которые имеют этот дескриптор из-за того, что они позволяют: а именно, идентифицировать и модифицировать существующие процессы, чтобы они соответствовали желаемому, предположительно улучшенному, будущему положению дел. Речь идет о формализации и институционализации лучших способов выполнения работы.
Вниманию визуальных учащихся: Нажмите здесь, чтобы ПОСМОТРЕТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).
Успешное применение BPM обычно включает в себя следующее:
- Организация на основе результатов, а не задач, чтобы обеспечить поддержание надлежащего фокуса
- Исправление и улучшение процессов перед их (потенциальной) автоматизацией; в противном случае все, что вы сделали, это заставили беспорядок работать быстрее
- Создание процессов и распределение прав собственности, чтобы работа и улучшения просто не уходили в прошлое — а они будут происходить, когда человеческая природа берет верх, а импульс иссякает
- Стандартизация процессов на предприятии, чтобы их было легче понять и управлять ими, уменьшить количество ошибок и снизить риски
- Включение непрерывных изменений, чтобы улучшения можно было расширять и распространять с течением времени
- Улучшение существующих процессов, а не создание радикально новых или «совершенных», потому что это может занять столько времени, что подорвет или сведет на нет любые достигнутые успехи
BPM не должно быть разовым упражнением. Он должен включать в себя непрерывную оценку процессов и принятие мер по улучшению общего потока процессов. Все это приводит к непрерывному циклу оценки и улучшения организации.
Шаги, которые можно распознать в BPM:
- Анализ
- Редизайн и модель
- Орудие
- Монитор
- Управление
- Автоматизировать
Получение информации там, где она должна быть, когда это необходимо, — это только часть решения. Большая часть остального включает в себя сначала запрос информации, которая вам нужна, а затем передачу этой информации вам в удобном для немедленного использования формате. Это то, что касается программного обеспечения для создания отчетов и запросов.
Успех в значительной степени зависит от того, насколько хорошо вы маркируете данные в своих репозиториях, чтобы их можно было идентифицировать и включить при появлении соответствующего запроса. Серьезным стимулом для достижения этой цели является общая метамодель хранилища (CWM), полная спецификация синтаксиса и семантики, которые инструменты хранения данных и бизнес-аналитики могут использовать для успешного обмена общими метаданными.
Выпущенный и принадлежащий группе управления объектами (OMG), CWM определяет интерфейсы, которые можно использовать для обеспечения обмена метаданными хранилища и бизнес-аналитики между инструментами хранилища, платформами хранилища и репозиториями метаданных хранилища в распределенных гетерогенных средах. Он основан на трех стандартах:
- UML — унифицированный язык моделирования, стандарт моделирования Object Management Group (OMG)
- MOF — Meta Object Facility, стандарт метамоделирования OMG и хранилища метаданных
- XMI — обмен метаданными XML, стандарт обмена метаданными OMG
Модели CWM дополнительно позволяют пользователям отслеживать происхождение данных, предоставляя объекты, которые описывают, откуда данные пришли, когда и как они были созданы. Обмен экземплярами метамодели осуществляется через документы XML Metadata Interchange (XMI).
Самый простой из них известен как маршрутизация или простой рабочий процесс. Он перемещает содержимое — очень часто в виде обычных документов — из одного места или человека в другое, и когда задача А завершена, позволяет приступить к задаче Б. Маршрутизация, как правило, является специальной, без какой-либо автоматической обработки правил и практически без интеграции между управлением процессами и затронутыми приложениями. Вместо этого, это в значительной степени от человека к человеку.
Рабочий процесс — это больше, чем просто перемещение объектов из пункта А в пункт В, затем в пункт С и затем D, поскольку он позволяет выполнять задачи параллельно, экономя время и повышая производительность. Способный управлять несколькими процессами, происходящими одновременно, он учитывает исключения и условия, применяя определенные пользователем правила.
BPM сам по себе, возможно, является «ультра» методом улучшения процессов, потому что он явно решает сложность процессов между приложениями и репозиториями и включает процессы, управляемые данными, а также процессы, управляемые контентом, и все это на постоянной основе.
Обычно управляемый бизнес-правилами, он включает в себя много операционного анализа и блок-схем, а более сложные предложения в этой области включают не только конструкторы процессов, но и инструменты моделирования, позволяющие запускать процессы виртуально для выявления узких мест или других проблем, связанных с людей или базовой инфраструктуры.
Мы должны помнить, что бизнес-процессы должны включать мобильную рабочую силу и влияние мобильных устройств на достижение общих целей организации.
Что такое управление бизнес-процессами? Ключ к гибкости предприятия
Главная
Анализ
Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика обнаружения и управления процессами организации, чтобы привести их в соответствие с бизнес-целями по мере развития бизнеса.
Пол Рубенс и Тор Олавсруд
CIO
Thinkstock
Что такое управление бизнес-процессами? Ключом к гибкости предприятия
Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика обнаружения и контроля процессов организации, чтобы привести их в соответствие с бизнес-целями по мере развития бизнеса.
Определение управления бизнес-процессами
Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика обнаружения и управления процессами организации для согласования их с бизнес-целями по мере развития бизнеса. Программное обеспечение BPM помогает организациям определять шаги, необходимые для выполнения бизнес-задачи, сопоставлять определения с существующими процессами, а затем оптимизировать или улучшать процессы, чтобы сделать их более эффективными.
BPM иногда также называют улучшением бизнес-процесса (BPI), реинжинирингом бизнес-процесса, процессом постоянного улучшения (CIP) или улучшением процесса.
Цели и преимущества управления бизнес-процессами
Цель BPM — помочь вашей организации свести к минимуму ошибки, сократить потери и повысить производительность и эффективность. Институт BPM утверждает, что BPM должен фокусироваться на трех результатах:
- Ясность стратегического направления
- Согласование ресурсов фирмы
- Повышение дисциплины в повседневной работе
Бизнес-процессы необходимы для работы почти каждой компании. Они представляют собой схемы для всех видов бизнес-функций, позволяющие разрозненным частям организации работать вместе и взаимодействовать с поставщиками и клиентами.
Компания может быть настолько гибкой, эффективной и гибкой, насколько позволяет взаимодействие ее бизнес-процессов. Вот в чем проблема: многие компании разрабатывают бизнес-процессы изолированно от других процессов, с которыми они взаимодействуют, или, что еще хуже, они вообще не «разрабатывают» бизнес-процессы. Во многих случаях процессы просто возникают «как всегда» или потому, что их диктуют программные системы. В результате многим компаниям мешают их процессы, и так будет до тех пор, пока эти процессы не будут оптимизированы.
Программное обеспечение и инструменты для управления бизнес-процессами
Инструменты BPM обеспечивают организациям систематический подход к управлению и оптимизации их бизнес-процессов, помогая организациям разрабатывать, моделировать, внедрять и измерять рабочие процессы и бизнес-правила. Они часто позволяют специалистам, не являющимся ИТ-специалистами, создавать бизнес-процессы и подключать разрозненные системы. Основные возможности включают:
- Управление рабочим процессом: для проектирования, тестирования и выполнения взаимодействий между сотрудниками, системами и данными
- Механизм бизнес-правил: для создания бизнес-правил и условий
- Генератор форм: для создания веб-форм
- Совместная работа: инструменты для обсуждения, управления решениями и идеями
- Аналитика для 901s KPI и создание отчетов
- Интеграция: для использования данных в разных системах и через интерфейсы, такие как Salesforce
Некоторые из лучших инструментов BPM включают:
- Agiloft
- Appian
- Arrayworks
- AuraPortal
- Bizagi
- Bonitasoft
- BP Logix
- IBM
- Newgen Software
- Nintext
- OpenText
- Oracle
- Pegasystems
- SAP
- Software AG
- Программное обеспечение TIBCO
Примеры управления бизнес-процессами
Следующие тематические исследования показывают, как компании используют управление бизнес-процессами для решения реальных бизнес-задач.
- Mitel Networks использует кайдзен для оптимизации бизнес-процессов : После череды приобретений Mitel Networks оказалась с ассортиментом из 18 ERP-систем, 12 CRM-систем, 5 HR-систем и другого дублирующего программного обеспечения. Он принял кайдзен, философию и набор практик для постоянного улучшения процессов, чтобы избавиться от лишнего.
- Центр передового опыта RPA компании Eaton окупается за счет масштаба : Промышленный производитель Eaton использует BPM и RPA для выявления и автоматизации таких операций, как просмотр электронных писем и создание ответов на них, а также организация потоков процессов в финансовой, кадровой и других корпоративных сферах. системы.
- Anthem использует RPA и AI для цифровой трансформации push : Компания медицинского страхования Anthem использует BPM и RPA для балансировки рабочих нагрузок центра обработки данных, чтобы сделать ИТ-операции более гибкими.
BPM против RPA
Как отмечено в приведенных выше примерах, многие предприятия обращаются к роботизированной автоматизации процессов (RPA) в рамках своей стратегии оптимизации бизнес-процессов, создавая некоторую путаницу в отношении BPM и RPA.
RPA — это приложение технологии, управляемое бизнес-логикой и структурированными входными данными, направленное на автоматизацию бизнес-процессов. Инструменты RPA позволяют компаниям настраивать программное обеспечение («боты») для захвата и интерпретации приложений для таких вещей, как обработка транзакций, манипулирование данными, запуск ответов и связь с другими цифровыми системами. BPM, с другой стороны, представляет собой целостный подход к оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. RPA — это инструмент, который можно использовать как часть стратегии BPM компании.
Сертификаты по управлению бизнес-процессами
Ничто не заменит опыт, но сертификаты BPM могут подтвердить ваши знания лучших практик и концепций управления бизнес-процессами. Вот некоторые из лучших сертификатов BPM:
- Сертифицированный бизнес-профессионал ABPMP (CBPP): Сертификат CBPP Международной ассоциации специалистов по управлению бизнес-процессами основан на Общем своде знаний BPM (BPM CBOK), который устанавливает базовый уровень фундаментальных знаний, навыков и компетенций, необходимых для практиков BPM. Для сертификации требуется четырехлетний опыт управления процессами, улучшения процессов или преобразования процессов, а также сдача экзамена с несколькими вариантами ответов.
- Институт BPM Сертификация BPM: Эта сертификация предлагается Институтом BPM. Кандидаты должны иметь от трех до четырех лет опыта и сдать экзамен, который охватывает элементы дисциплины BPM, в том числе: концепции и принципы, моделирование процессов, улучшение процессов (анализ и проектирование), измерение процессов, технологии процессов (BPMN, BPMS), BPM. управление и центр передового опыта BPM.
- AIIM+ Автоматизация процессов и управление бизнес-процессами Сертификат специализации: Ассоциация интеллектуального управления информацией (AIIM) предлагает серию курсов BPM.