что это такое и для чего нужна

BPM система — это программный продукт, который помогает визуализировать и упростить работу с бизнес-процессами в компании. Так, в отличие от CRM, BPM система выстраивает взаимодействие не между разными отделами организациями, а между бизнес-процессами, каждый из которых рассматривается как определенный ресурс. Это помогает сделать работу компании эффективнее и прозрачнее, избежав появления ненужных этапов. Такой способ управления направлен на предварительное моделирование всех запущенных процессов и дальнейшую их автоматизацию. Кроме того, BPM — информационная система, которая помогает быстро получать данные о том, как происходит работа на каждом этапе, что позволяет при необходимости быстро реагировать на ситуацию, внося улучшения.

Не стоит думать, что CRM, ERP и BPM системы — это продукты, кардинально отличающиеся друг от друга. Разработчики активно заимствуют функционал ПО, наделяя платформы теми или иными опциями, характерными для программ другого класса.

Так, можно найти CRM, которая предоставляет функционал, присущий системе класса BPM.

BPM — продукт широкого спектра действия. Такие платформы не пытаются перехватить функционал ПО других классов, при этом эффективно дополняя CRM и ERP. В ряде случаев разработчики успешно объединяют подобные программы, создавая универсальное решение для бизнеса.

Более десяти лет сотрудники портала TAdviser анализировали распределение систем BPM по отраслям, в результате чего определили тройку лидеров. Первое и второе место разделили такие сегменты бизнеса, как торговля и финансовые услуги. На третье место вышли представители государственных структур и строительные компании, набравшие равное количество процентов.

Попробовать BPM систему

По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.

41%

Повышение эффективности работы менеджеров

29%

Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов

10%

Сокращение оттока клиентов

Преимущества BPM систем

Сама теория BPM (Business Process Management) основана на работе с совокупностью бизнес-процессов, запущенных в компании. Такая программа предоставляет наглядно оформленный массив данных, касающихся эффективности работы организации — это помогает быстро понять, какие этапы требуют улучшения.

Система управления BPM, внедренная в организации и правильно применяемая руководством, помогает вывести ведение бизнеса на новый уровень. Благодаря тому, что работа этих программ базируется на вполне конкретном принципе, BPM создает цикл управления, который состоит из следующих этапов:

• Определение направления развития и целей.
• Создание предположений о путях достижения целей и помех, которые могут возникнуть.
• Описание дальнейшего рабочего процесса, распределение ресурсов.
• Контроль над всеми этапами, анализ их соответствия определенной модели работы.
• Анализ результатов и составление отчетов для внесения возможных улучшений.

Таким образом, работа становится максимально осмысленной и эффективной, соответствуя принципу «Сделали как нужно», а не «Сделали как получилось». Это неизбежно приносит положительный результат от внедрения.

Ни один обзор BPM системы не обходится без указания конкретных результатов от применения подобных программ. В их числе обязательно будут такие выгодные последствия, как:

• Повышение дохода.
• Прозрачность контроля.
• Автоматизация бизнес-процессов.
• Наглядность отчетов и схем.
• Эффективное распределение рабочего времени и других ресурсов.
• Гибкость при управлении компанией.

Это неизбежные следствия внедрения принципов BPM в рабочий цикл — весь функционал таких программ направлен на оптимизацию бизнес-процессов. При этом неоспоримый плюс заключается в выстраивании четкой и понятной схемы взаимосвязи этих процессов.

Как происходит внедрение BPM системы

Прежде чем внедрить подобное программное обеспечение, нужно провести подготовку. Именно она становится первым этапом работ. В ходе планирования определяются бизнес-процессы, которые подразумевает реализация проекта, а также составляется список целей, которых необходимо достичь. Далее работа идет в соответствии со следующими этапами:

• Описание всех процессов. Оно включает определение сроков, подробный перечень всех нюансов, а также указание очередности.
• Настройка каждого бизнес-процесса в программе.
• Запуск работы с последующей оценкой результатов.

Последний этап не является разовым — это непрерывная работа, отраженная в базовом принципе Business Process Management. Данные о бизнес-процессах собираются и анализируются непрерывно, чтобы регулярно вносить улучшения в работу компании. Один раз настроил и забыл — это не про BPM.

Внедряя в работу принципы BPM и соответствующее программное обеспечение, не стоит забывать и про обучение персонала. Все причастные к использованию ПО сотрудники должны понимать тонкости работы с программой, чтобы избежать ошибок в эксплуатации системы и интерпретации данных.

Кому нужны BPM системы: примеры различных сфер

BPM, как системы управления бизнес-процессами, используются в различных отраслях бизнеса. Разумеется, здесь идет речь о компаниях с определенным масштабом — это средний и крупный бизнес. Именно в этом случае возникает необходимость внедрения подобного программного обеспечения. Сказываются не только разнообразные бизнес-процессы, запущенные в организациях, но и численность штата, а также разветвленность внутренней структуры. Чем сложнее устроена компания, тем выше потребность в BPM системе — бесплатной или платной. Поэтому конкретное направление бизнеса здесь не играет роли. Сказывается масштаб компании и объем процессов, происходящих при ежедневной работе.

Наиболее часто зарубежные и российские BPM системы используются в организациях, чья работа подразумевает работу с большим объемом входящих заявок и дальнейшим распределением их по различным подразделениям. Кроме того, внедрение оправдано в компаниях с большим числом отделов, выполняющих разнообразные функции.

Функции BPM системы, на которые нужно обратить внимание

Выбирая BPM-программу, важно учитывать, что взгляды разработчиков на такие продукты отличаются, что неизбежно отражается на функционале.

Так, среди наиболее популярных опций и характеристик, предлагаемых подобным программным обеспечением, встречаются следующие решения:

• Графический редактор для визуализации бизнес-процессов.
• Удобная кастомизация и интеграция со сторонними сервисами, которая не подразумевает привлечения программистов.
• Интерфейс, понятный даже начинающему пользователю.
• Библиотека с шаблонами процессов, экономящими время пользователям.
• Быстрая работа даже при одновременной обработке множества процессов.
• Инструменты для анализа и мониторинга процессов, а также для информирования пользователей в режиме реального времени.
• Возможность внесения изменений в задачи и процессы.

Это основные аспекты, которые играют важную роль при эксплуатации систем управления эффективностью бизнеса –BPM является продуктом, разработанным с учетом определенных инструментов, помогающих добиваться поставленных целей.

Что предлагает рынок BPM систем в России

BPM — это не настолько распространенный на рынке продукт, если сравнивать с CRM, но даже такое, относительно специализированное ПО, представлено в ассортименте. Любой рейтинг BPM систем подтверждает это. Выбор платформы во многом зависит от того, какое программное обеспечение уже используется в компании, и можно ли интегрировать эти продукты между собой. Поэтому недостаточно провести прямое сравнение BPM систем — на практике выбранная система может оказаться недостаточно функциональной.

Многие пользователи предпочитают сделать выбор в пользу универсального решения — таковым является CRM, наделенная функциями BPM. Одной из популярных систем с подобным функционалом является Мегаплан. Она помогает не только выстроить бизнес-процессы в компании, но и контролировать их течение, своевременно внося коррективы, ориентируясь на яркие и наглядные отчеты о работе компании. При необходимости можно оптимизировать работу организации, внедрив преднастроенные бизнес-сценарии — они созданы на основании опыта компаний, известных во всем мире и добившихся успеха.

Мегаплан подходит даже компаниях со сложной организационной структурой и обилием разнообразных бизнес-процессов. CRM станет единым рабочим пространством, с помощью которого сотрудники компании выполняют все задачи, от приема заявок до отправки уведомлений клиентам. При этом множество рутинных дел можно автоматизировать, чтобы высвободить время для выполнения более интересных рабочих задач.

Выбор системы, подобной Мегаплану, поможет сэкономить, что важно для любого бизнеса. Не придется тратить дополнительные деньги, внедряя и CRM, и BPM программы. Можно установить одну функциональную систему, которая закроет все потребности компании, касающиеся работы с бизнес-процессами.

Вопросы и ответы

Как быть, если в CRM не отражен нужный мне бизнес-процесс?

Все сценарии можно настроить. Для этого достаточно обратиться к специалистам, отвечающим за внедрение Мегаплана. У нас есть специальный отдел, который обслуживает клиентов, помогая настроить CRM и обучить персонал.

Работа нашей компании связана с большим объемом документооборота. Чем Мегаплан будет полезен в нашем случае?

В Мегаплане реализован очень удобный инструмент хранения документов и обмена ими. Все файлы, причастные к каждой задаче, не просто хранятся в CRM, но и отражены в карточке дела. Это могут быть как ссылки, так и конкретные файлы с различными разрешениями. Каждый причастный к задаче сотрудник в любой момент может посмотреть на нужный документ, чтобы уточнить интересующую информацию.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать?

Кроме простых процессов, таких как прием заявок и оформление документов, можно автоматизировать и более сложные. Это множественные обращения от клиентов, учет рекламаций для контроля качества обслуживания и даже заказ необходимых товаров.

Программа для бизнес-процессов ELMA BPM | Статьи ELMA

ELMA относится к программным решениям класса BPMS (Business Process Management System). Она помогает компаниям управлять потоком операций и задач. Как выполняется построение и создание бизнес-процессов в системе ELMA, и как проходит оптимизация процессов в организации, рассказываем в этой статье.

В использовании BPM-системы можно условно выделить 4 шага. Во-первых, решение используется как программа для моделирования бизнес-процессов — с ее помощью можно наглядно выстроить порядок выполнения задач и описать контекст работы. Когда модели процессов созданы, система обеспечивает их правильное выполнение.

BPM-система делает работу организации прозрачной. Визуализация бизнес-процессов позволяет выявлять, на каких участках возникают сложности, и быстро вносить изменения. Для этого достаточно скорректировать модель процесса (вновь переходим к этапу моделирования). Таким образом, четыре шага в управлении процессами являются цикличными — моделирование, исполнение, контроль и улучшение модели. Рассмотрим каждый из этих шагов подробнее.

1. Моделирование

В комплект системы входит программа для построения бизнес-процессов Дизайнер ELMA. Это простой графический редактор. На дорожках, обозначающих зоны ответственности разных исполнителей, размещаются блоки операций. Операции процесса соединяются переходами.

Моделирование процессов в системе ELMA

Моделирование происходит с помощью нотации BPMN 2.0 (business process model and notation) — системы условных обозначений для описания процессов. Ее элементы визуально понятны и людям бизнеса, и техническим специалистам. Нотация включает более 100 символов, которые удобно использовать для визуализации стартовых, промежуточных и завершающих событий в процессах, потоков данных и сообщений.

Нотация BPMN разработана организацией Business Process Management Initiative (BPMI) в 2004 году. Актуальная версия BPMN 2.0 поддерживается консорциумом Object Management Group (OMG). Ее используют популярные программы для моделирования и приложения для бизнес-процессов.

Скачать нотацию бесплатно

Практический курс BPMN

Перевод BPMN 2.0 на русский язык выполнен специалистами компании ELMA. На нашем сайте можно бесплатно получить описание нотации, а также пройти обучающий курс BPMN из 8 уроков.

Что касается практики моделирования процессов с помощью нотации, предлагаем следующие бесплатные модули и решения:

• Сервис для моделирования процессов в браузере BPMN. Studio
• Бесплатная программа для бизнес-процессов ELMA Community Edition

Компании, использующие коммерческие редакции ELMA BPM, также могут выполнять бесплатное моделирование процессов в системе. В поставку решения уже включен графический редактор Дизайнер ELMA, поддерживающий нотацию BPMN 2.0 на русском языке.

2. Исполнение

BPMS становится незаменимым инструментом в компании и организации с развитой оргструктурой и большим штатом сотрудников. От того, насколько качественно выстроена коммуникация различных департаментов, зависит конечный результат работы. Визуализация таких процессов в системе ELMA позволяет четко организовать взаимодействие специалистов и обеспечить соблюдение регламентов в реальной практике работы предприятия.

Когда графическая модель процесса создана в системе, ELMA автоматически контролирует правильное выполнение задач, соблюдение их очередности и сроков. Программное обеспечение для бизнес-процессов избавляет сотрудников от необходимости решать, каким должен быть следующий шаг. Система сама ставит поручения исполнителям, когда предыдущие операции процесса выполнены.

Сотрудники получают задачи в интерфейсе пользователей системы. В карточках задач уже есть все нужные согласования и сведения для работы. Специалисты видят, какие действия им необходимо выполнить и в какие сроки.

Автоматическая постановка задач сотрудникам в BPM-системе ELMA

Пользователям ELMA предоставляются удобные инструменты для работы и коммуникаций. Программа организации бизнес-процессов включает:

• Внутренний портал, реализованный по принципу единого окна для мгновенного доступа ко всем функциям системы.
• Электронный календарь для планирования встреч и совещаний, бронирования общих переговорных комнат.
• Лента сообщений компании. Персональные и групповые обсуждения.
• Уведомления о новых поручениях, сообщениях и просроченных задачах.
• Быстрая постановка задач. Не только автоматическая, в рамках работы по процессам, но и отправка персональных поручений, которые один сотрудник ставит другому.
• Мониторинг задач. Все входящие и исходящие задачи в одном месте.
• Встроенный программный компонент CRM для работы с клиентами компании и приложение ELMA ECM+ для электронного документооборота (в стандартной редакции системы).

3. Контроль процессов

ELMA — не просто программа для описания бизнес-процессов. Она обеспечивает их четкую работу с соблюдением всех заданных регламентов. В компании может одновременно исполняться множество экземпляров одного процесса. Каждый экземпляр будет работать независимо, при этом точно следовать одной и той же модели.

Для каждого экземпляра процесса создается карточка в системе. В ней содержатся полные сведения: текущие задачи, статусы работы, исполнители, а также комментарии сотрудников. Благодаря тому, что процессы настроены и автоматизированы в ELMA, компания получает широкие возможности контроля за исполнением работы.

Программа для создания бизнес-процессов включает следующие инструменты мониторинга:

• Страница «Мои процессы». Содержит список всех экземпляров процессов, в которых сотрудник выступает в роли инициатора, ответственного или исполнителя.
• Страница «Монитор процессов». Позволяет анализировать работу по процессам. Даже если сотрудник не является участником данных процессов, но имеет соответствующие права доступа.
• Отчеты и уведомления. Система формирует наглядные отчеты по исполнительской дисциплине. Автоматически отправляет сообщения о поступлении новых задач, просроченных задачах и другие уведомления.
• Карта процесса. Это графическая схема бизнес-процесса, которая выглядит так же, как и его модель в Дизайнере ELMA (программа для построения бизнес-процессов). На карте обозначены уже выполненные операции процесса и текущая стадия работы.

Карта процесса в системе ELMA

4. Улучшение

В ходе развития компании, а также на основе мониторинга работы, возникает необходимость изменять бизнес-процессы. Добавлять новые операции, улучшать маршруты и вводить новые процессы. Задачи по оптимизации всегда можно быстро и, главное, бесплатно решить, если компания использует BPM-систему.

В случае коробочных ИТ-систем для бизнеса, настроенные при внедрении регламенты работы четко закрепляются. Чтобы внести изменения, требуется перенастраивать и дорабатывать систему, привлекая разработчиков. В свою очередь в BPM-решениях возможность непрерывных изменений является одной из ключевых функций системы. Оптимизация программного обеспечения не потребуется — внести изменения в процессы сможет любой бизнес-пользователь.

Изменения вносятся на лету, без остановки системы и прерывания уже запущенных процессов. Чтобы скорректировать порядок работы, достаточно изменить графическую модель данного бизнес-процесса. Все, уже запущенные к этому моменту экземпляры процесса завершатся так, как и должны были, а следующие начнут работу уже согласно новой схеме.

Чтобы оценить все возможности управления процессами в BPM-системе, воспользуйтесь триал-версией ELMA. Ее можно получить бесплатно на нашем сайте. Триал-версия позволяет полноценно развернуть систему и смоделировать первые процессы.

Что такое программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM)?

Что такое программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM)?

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) — это тип программного обеспечения, которое помогает компаниям более эффективно управлять своими повседневными операциями и процессами. Он предоставляет инструменты для проектирования, моделирования, выполнения, автоматизации и постоянного улучшения бизнес-процессов. BPMS направлена ​​​​на оптимизацию операций, снижение неэффективности и повышение общей производительности и удовлетворенности клиентов.

Он отслеживает существующие операционные потоки, помогает упростить их за счет автоматизации повторяющихся задач и согласовывает их с целями вашей организации. Планируя повседневные процессы, BPMS помогает обнаруживать узкие места в работе и устранять их, делая процессы более взаимосвязанными и эффективными.

Сделать правильный выбор программного обеспечения для управления бизнес-процессами в условиях переполненного рынка непросто. Это решение нельзя принимать легкомысленно, так как требуется много убеждений, чтобы заручиться поддержкой организации. Неправильный выбор означает не только потраченные впустую инвестиции в программное обеспечение, но также может означать потерянные часы и усилия.

Если вы запутались и не знаете, с чего начать, вы попали по адресу. Это руководство расскажет вам все, что вам нужно знать о выборе правильного программного обеспечения для управления бизнес-процессами и лучших поставщиков программного обеспечения bpm.

6 Список лучших программ BPM 2023 года

Вот некоторая основная информация о некоторых из лучших инструментов BPM 2023 года. Это помогает оптимизировать и автоматизировать все виды рабочих процессов, проектов, дел и совместной работы.

Некоторые из его лучших функций включают удобную информационную панель, настраиваемые шаблоны отчетов и расширенный конструктор форм.

Он предлагает гибкие тарифные планы от 199 долларов в месяц для различных предприятий, охватывающие широкий спектр функций и пользовательскую базу.
Победитель G2 Leader Winner 2021 – 4,3 / 5 (446 отзывов)

2. Processmaker

Processmaker – это решение для BPM и рабочих процессов с минимальным кодом, которое позволяет разрабатывать, автоматизировать и развертывать бизнес-процессы. Он идеально подходит для компаний, которым требуется готовое к работе программное обеспечение BPM масштаба предприятия.

Что отличает его от конкурентов, так это тот факт, что он предлагает множество вариантов хостинга — локально, в облаке или с открытым исходным кодом.

У них есть три тарифных плана, начиная с 1500 долларов в месяц.

3. Zoho Creator

Zoho Creator — это программа разработки приложений с минимальным кодом, которая позволяет пользователям создавать настраиваемые формы, проектировать рабочие процессы и создавать информационные страницы. Он лучше всего подходит для компаний, которые ищут решения для самостоятельной сборки.

Цена может варьироваться от 10 до 15 долларов США за пользователя в месяц.

4. Nintex

Nintex делает цифровую трансформацию реальностью для малого и среднего бизнеса. Он добавил облачный вариант наряду с традиционным локальным хостингом. Он был разработан для работы с такими инструментами, как Office365, Sharepoint и Project Server.

Платформа Nintex предоставляет возможности для расширенного рабочего процесса, современных форм, отображения процессов и управления ими, мобильных приложений и RPA.

Пакет Nintex включает различные продукты по цене от 850 долларов США в месяц.

☛ Вот сравнение «Nintex против Kissflow — лучшая альтернатива Nintex

5. Bizagi

Bizagi предлагает решения для автоматизации предприятий в виде 3 продуктов — Bizagi Modeler, Bizagi Studio и Bizagi Automation. Разработчик моделей использует уникальную версию BPMN от Bizagi, а это означает, что требуются соответствующие ноу-хау и обучение.

Bizagi предлагает как облачные, так и локальные варианты хостинга.

Bizagi не публикует свои цены на своем веб-сайте и требует, чтобы вы связались с ними для получения предложения.

6. Bpm’online

Bpm’online — это программное обеспечение BPM с низким кодом для предприятий. Его можно приобрести как отдельные продукты — bpm’online marketing, bpm’online sales и bpm’online service — или в комплекте с bpm’online studio.

Он предлагает как локальный, так и облачный хостинг.

Студия Bpm’online имеет бесплатную версию и корпоративную версию на сумму 25 долларов США на пользователя в месяц.

Функции, которые вам нужны в программном обеспечении BPM

Прежде чем определить, какое программное обеспечение BPM лучше всего подходит для вас, было бы неплохо понять, какие функции оно должно предлагать.

1. Инструмент визуального построения диаграмм процессов

Лучшее программное обеспечение BPM должно иметь инструмент визуального построения диаграмм процессов, который позволяет пользователям легко проектировать рабочие процессы без ноу-хау программирования. Это снимает нагрузку с ИТ-команды и передает контроль в руки конечного пользователя.

2. Конструктор форм с перетаскиванием

С конструкторами форм вы можете выбирать между простыми и сложными конструкторами. При выборе учитывайте два аспекта. Во-первых, что будет удобно конечным пользователям? Во-вторых, можете ли вы предвидеть получение выгоды от этого по мере усложнения процессов?

3. Мобильность

Системы BPM, не поддерживающие мобильные устройства, обрекают вас на провал. Когда утверждения на ходу не облегчаются, это подвергает процессы опасности возникновения задержек.

4. Отчетность и аналитика

Одним из факторов, который делает внедрение BPM намного лучше простой оцифровки, являются мощные возможности аналитики и отчетности. Они имеют решающее значение для понимания того, как выполняются процессы и какие улучшения необходимы.

5. Простая интеграция

Возможность интеграции с другим программным обеспечением имеет решающее значение для лучшего программного обеспечения BPM. Если выбранное программное обеспечение BPM не может быть интегрировано, это будет означать много времени и усилий, затрачиваемых на передачу данных между приложениями.

6. Адаптивное управление делами:

Не вся работа, выполняемая в организациях, четко определена и структурирована как процессы. Существует значительная доля неопределенности, с которой нельзя справиться с помощью традиционной методологии BPM. Когда программное обеспечение BPM включает функции адаптивного управления делами, оно обеспечивает более комплексное решение.

7. Управление данными и документами:

Сегодня бизнес работает с молниеносной скоростью. Вполне логично, что объем генерируемых данных и документов огромен. Хорошая система BPM может эффективно управлять данными и документами, создавая и поддерживая очень ценный ресурс знаний.

8. Управление доступом на основе ролей:

Безопасность данных является серьезной проблемой для организаций во всем мире. Выбирайте программное обеспечение BPM, которое обеспечивает детальный контроль доступа к данным. Ограничение доступа к конфиденциальным данным на основе ролей — эффективный способ обеспечить безопасность.

9. Сотрудничество

Независимо от характера работы всегда требуется эффективное общение между исполнителями. Для оптимальной производительности лучше всего, если все разговоры о работе происходят на одной и той же унифицированной платформе. Переключение между коммуникационными приложениями происходит хаотично и отнимает много времени.

10. Интеграция управления проектами

Предприятия также выполняют разовые действия, которые нельзя классифицировать как процессы. Иногда даже проекты нуждаются в упорядочении и оптимизации. Выбор программного обеспечения BPM, которое учитывает эту возможность и включает в себя возможность эффективного управления проектами, окажется очень ценным.

Оценка программного обеспечения BPM

Вот контрольный список полезных вопросов, на которые следует ответить при оценке программного обеспечения BPM.

• Каковы потребности вашей команды в BPM? Каких бизнес-целей вы надеетесь достичь?
• Какой бюджет утвержден вашим финансовым отделом?
• Какой хостинг вам нужен — локальный или облачный?
• Какую модель лицензирования вы предпочитаете: с открытым исходным кодом, бесплатные ограниченные версии или полностью платные версии?
• Сколько стоит программное обеспечение? Каковы скрытые расходы?
• Какие болевые точки испытывают текущие клиенты, если таковые имеются?
• Какую рентабельность инвестиций получают текущие клиенты?
• Каким уровнем технологических ноу-хау обладают конечные пользователи?
• Можно ли масштабировать программное обеспечение BPM?
• Может ли он соответствовать отраслевым нормам?
• Какой объем обучения потребуется группе перед использованием программного обеспечения?
• Какие отзывы о поддержке продукта?

Отличие Kissflow

Kissflow стремится быть партнером в вашем путешествии по BPM, а не просто еще одним поставщиком. Kissflow, в основе которого лежит отличный опыт работы с клиентами, обеспечивает максимальную эффективность ваших процессов, проектов, дел и совместной работы.

Конструктор с функцией перетаскивания помогает создавать простые или сложные рабочие процессы по своему усмотрению. Настраиваемые информационные панели облегчают обзор производительности процессов. Уведомления и напоминания способствуют прозрачности и подотчетности. Надежные отчеты и аналитика предоставляют ценную информацию для улучшения операций.

Kissflow Process — это решение BPM, которое вы можете смело выбирать.

Подпишитесь на настраиваемую демонстрацию и оцените разницу.

Программное обеспечение BPM для управления бизнес-процессами

В этом руководстве по программному обеспечению для управления бизнес-процессами (BPM) объясняется все, что вам нужно знать о том, как и почему используется программное обеспечение BPM, включая преимущества и проблемы. Получите доступ к информации и повысьте ценность своего бизнеса с помощью BPM.

Что такое управление бизнес-процессами и зачем мне нужно программное обеспечение BPM?

• Что такое управление бизнес-процессами?
• Как управление процессами помогает моему бизнесу?
• Ориентированный на человека BPM
• Почему сотрудничество так важно для создания ценности?
• Что такое программное обеспечение для управления бизнес-процессами?
• Как программное обеспечение BPM может помочь в улучшении совместных процессов?
• Какие существуют типы программного обеспечения для управления бизнес-процессами?
• Упрощенный рабочий процесс
• Полное управление бизнес-процессами
• Заказное прикладное программное обеспечение
• 5 способов, с помощью которых программное обеспечение BPM может повысить ценность вашего бизнеса
• Следующие шаги

Что такое управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это способ разбиения бизнес-процессов на их самые основные элементы: задачи и действия, которые выполняет бизнес. BPM четко и прозрачно показывает, как продукт или услуга трансформируются по мере прохождения последовательности процессов организации, часто почти в режиме реального времени.

Как только бизнес четко понимает, как он производит свою ценность/продукты, он может стратегически оптимизировать структуру своих процессов. Усовершенствовав структуру, становится легче определить возможности для улучшения и автоматизации для непрерывного повышения ценности и устойчивого роста. Повышение прозрачности, коммуникации и взаимодействия в любой организации лежит в основе BPM. Конечным результатом является оптимизация производительности, а также прибыли, поскольку ключевые бизнес-цели и показатели успеха встроены в дисциплину.

Управление бизнес-процессами может быть реализовано в любой отрасли или процессе, от бизнес-процессов бэк-офиса, таких как «от заказа до оплаты» и «от закупки до оплаты», до бизнес-процессов, ориентированных на клиента, таких как картирование пути клиента. Независимо от контекста или вертикали, цель управления бизнес-процессами остается неизменной: получение входных данных и эффективное создание более ценных результатов.

Как управление процессами помогает моему бизнесу?

Чтобы расширить этот пункт, мы можем изучить общий принцип бизнес-процессов в любом контексте или отрасли, как ручных, так и автоматизированных. На самом базовом уровне входные данные входят в процесс, проходят ряд действий и выходят из процесса в качестве выходных данных. Чем выше стоимость продукции, тем успешнее организация может дифференцироваться и конкурировать на рынке. Это верно, будь то товар или услуга, или что-то более качественное, например, клиентский опыт.

Другими словами, процессы — это средство трансформации. Чем быстрее и эффективнее происходят эти преобразования, тем быстрее и эффективнее работает бизнес в целом. В свою очередь, это означает, что компания может быстрее и эффективнее двигаться к созданию ценности. Демонстрация того, как бизнес создает эту ценность, отслеживание качества этой ценности и активный поиск возможностей для ее увеличения при одновременном снижении потерь/затрат/риска – это, в конце концов, цель любого бизнеса. Управление бизнес-процессами позволяет организациям лучше управлять бизнес-процессами и более эффективно проводить эти преобразования, добавляющие ценность.

Ориентированное на человека управление бизнес-процессами

Как дисциплина управление бизнес-процессами в настоящее время, несомненно, является хорошо зарекомендовавшим себя аспектом операционной стратегии любой современной успешной компании в эпоху цифровых технологий. Например, управление процессами сыграло важную роль в оказании помощи предприятиям во всем мире в понимании последствий пандемии COVID-19. Это также имело фундаментальное значение для того, как организации адаптировали и переориентировали жизненно важные бизнес-функции (и связанные с ними бизнес-процессы) в ответ.

Тем не менее, несмотря на то, что сквозные преимущества управления процессами очевидны, их получение иногда может оказаться сложной задачей. Чтобы отразить новые способы работы во все более географически распределенном цифровом мире, нам необходимо улучшить классические инициативы BPM, максимально используя возможности людей, которые используют бизнес-процессы каждый день, — сотрудников организации.

Во многих случаях классические подходы к усовершенствованию процессов могут привести к неприятию перемен среди сотрудников. Именно здесь могут вступить в игру современные технологии, такие как облачные вычисления, SaaS, социальное программное обеспечение и анализ данных. (По мнению McKinsey, переход от локальных к облачным платформам данных «вероятно, является наиболее разрушительным фактором радикально нового подхода к архитектуре данных, поскольку он предлагает компаниям способ быстро масштабировать инструменты и возможности ИИ для получения конкурентного преимущества.

Демонстрация того, как инструменты управления бизнес-процессами без кода или с минимальным кодом могут упростить управление рабочими процессами, ускорить автоматизацию процессов и оптимизировать повторяющиеся или дублирующиеся подпроцессы, — это очень эффективный способ привлечь сопротивляющихся коллег. Опыт ролевых решений конкретных проблем, с которыми они сталкиваются изо дня в день, работает как метод, чтобы изменить мышление людей в сторону более экспериментального отношения к тому, как автоматизировать и улучшить бизнес-процессы.

Почему сотрудничество так важно для создания ценности?

Короче говоря, любое решение BPM должно быть совместным и инклюзивным. Ценность совместного BPM, несомненно, не нова. Однако многие инициативы BPM начинаются с самых лучших намерений, но быстро начинают стагнировать, когда проект становится исключительной областью высококвалифицированных экспертов по процессам, работающих изолированно. Чтобы BPM отражал мир таким, каким мы его видим, особенно с ростом удаленной работы, процессные инициативы должны переориентироваться с проектирования процессов на более ориентированный на человека подход.

В этой формулировке внедрение процессного мышления во всех отделах и в вашей команде важнее, чем достижение совершенства в ваших бизнес-процессах и организации рабочего процесса. Использование богатства знаний и опыта, уже доступных вам в вашей рабочей силе, является реальным ключом к достижению успеха. Лучший способ склонить людей к новому, целенаправленному и соответствующему подходу — вовлечь их в создание решения.

Что такое программное обеспечение для управления бизнес-процессами?

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами, также называемое программным обеспечением BPM, платформой BPM или инструментами BPM, представляет собой любое программное обеспечение, которое помогает организации управлять своими бизнес-процессами.

Например, можно использовать базовые бизнес-приложения Microsoft, такие как Excel и PowerPoint, для управления процессами и моделирования. Однако у этого подхода есть существенные недостатки. Это примерно то же самое, что и отображение бизнес-процессов с помощью ручки и бумаги: это отнимает много времени, трудоемко и не особенно многофункционально.

Моделирование бизнес-процессов без использования конкретных инструментов BPM не обеспечивает согласованности между функциональными подразделениями или областями бизнеса в организации. Также сложно автоматизировать бизнес-процессы с помощью таких базовых инструментов. По этим причинам невозможно масштабировать эту «низкотехнологичную» версию управления бизнес-процессами для удовлетворения потребностей крупного бизнеса или даже организаций среднего размера.

Конечно, программное обеспечение для управления бизнес-процессами предназначено не только для рисования диаграмм рабочих процессов и карт процессов. Программное обеспечение BPM поддерживает весь процесс управления бизнес-процессами и постоянное совершенствование, чтобы повысить оперативность и гибкость организации в непростые времена. Это позволяет организациям оптимизировать и рационализировать то, как они управляют своими процессами и инициативами по улучшению, а также определять возможности для автоматизации текущих и будущих процессов. Короче говоря, программное обеспечение BPM работает, предоставляя инструменты и идеи, необходимые компаниям, чтобы «делать то, что они делают, только лучше».

Как программное обеспечение BPM может помочь улучшить совместные процессы?

Подходящее программное обеспечение для управления бизнес-процессами предоставляет руководителям, владельцам процессов, специалистам по моделированию процессов и бизнес-пользователям нетехнический, но основанный на процессах способ усиления преимуществ оптимизации процессов и цифровой трансформации. Это относится не только к группам процессов, функциональным подразделениям и бизнес-областям, но и к целым организациям. Программное обеспечение BPM значительно снижает барьеры для повышения производительности процессов, соответствия требованиям и использования возможностей для автоматизации, не говоря уже об инновациях.

Заинтересованные стороны процесса лучше всех способны распознавать узкие места и проблемы в процессах, которые они выполняют ежедневно, включая то, какие элементы было бы наиболее полезно автоматизировать. К сожалению, отсутствие коммуникации и взаимодействия часто называют основной причиной неудачи инициатив по управлению бизнес-процессами, автоматизации процессов и цифровой трансформации.

Коммуникация жизненно важна для обеспечения того, чтобы сотрудники понимали, что это для меня значит? и поддерживать любые инициативы по управлению бизнес-процессами. Также крайне важно создать среду, в которой персонал будет чувствовать себя комфортно, предоставляя отзывы и предложения по улучшению конкретного рабочего процесса или процессов организации в целом.

Когда дело доходит до программного обеспечения BPM, любые инструменты BPM должны обеспечивать двустороннюю связь. Удовлетворение пользователей в этом контексте происходит от сочетания заинтересованных сторон, которые могут поделиться своими ценными организационными знаниями, а их отзывы выслушиваются и принимаются меры. Программное обеспечение BPM позволяет вам извлечь выгоду из вашего самого большого ресурса (ваших людей) и облегчить общение и участие в вашем бизнесе.

Какие существуют типы программного обеспечения для управления бизнес-процессами?

Редко когда речь идет о цифровом преобразовании, автоматизации процессов и программном обеспечении для управления в целом. Некоторым организациям нужен продукт, который они могут внедрить «из коробки». Некоторым нравится решение BPM, в котором приоритет отдается управлению проектами. Тем не менее, других больше интересуют возможности интеллектуального анализа процессов или другие функции, предназначенные для поддержки принятия решений. Таким образом, существует три широкие категории, к которым относится большинство программного обеспечения для управления бизнес-процессами.

Упрощенный рабочий процесс

Это упрощенная платформа рабочего процесса, которая выполняет простую модель процесса со стандартным пользовательским интерфейсом и базовыми возможностями интеграции. Инструмент рабочего процесса позволяет указать повторяемый процесс, а затем выполнить несколько текущих случаев этого процесса. Вместо использования электронной таблицы для ввода информации вы определяете формы в веб-интерфейсе. Вместо того, чтобы вводить информацию о статусе вручную, автоматизация означает, что завершенная задача обновляет статус рабочего процесса без дополнительных усилий человека и даже записывает даты на временной шкале.

Рабочие процессы часто требуют интеграции с другими системами, обычно для получения информации. Это может включать автоматический поиск серийного номера продукта на основе каталога продуктов или отправку уведомлений во внешнюю систему, например, при обновлении системы управления запасами при отгрузке продукта. Некоторые из этих функций можно даже воспроизвести с помощью программного обеспечения для управления с открытым исходным кодом.

Преимущество простого инструмента рабочего процесса, прежде всего, заключается в большей автоматизации. Указание ваших процессов означает, что программное обеспечение рабочего процесса может выполнять больше работы за вас, структурируя информацию, представляя ее более четко в контексте отдельных случаев и обрабатывая такие детали, как уведомления, разрешения на доступ и интеграцию. Однако упрощение, которое делает программное обеспечение рабочего процесса простым в использовании, означает, что схемы моделей процессов поддерживают только наиболее часто используемые функции стандартного языка модели и нотации бизнес-процессов (BPMN), что может быть ограничением для некоторых предприятий.

Полное управление бизнес-процессами

Мощная система управления бизнес-процессами (BPMS) позволяет избежать ограничений более простого программного обеспечения. Например, он может поддерживать все BPMN и предоставлять больше возможностей для настройки, автоматизации и интеграции систем в режиме реального времени. BPMS обычно имеет больше функций управления рабочими процессами и отчетности для поддержки «управленческой» части BPM. Точно так же «интеллектуальная BPMS» (iBPMS) добавляет поддержку аналитики данных, которая, скорее всего, также включает некоторую форму анализа процессов.

Преимущество мощной BPMS заключается в том, что эта категория программного обеспечения направлена ​​на поддержку всех необходимых вам функций и дает вам гораздо больше гибкости в том, как вы автоматизируете процессы. Явным недостатком этих дополнительных возможностей является гораздо более высокая стоимость в нескольких областях:

• Лицензии на программное обеспечение часто очень дороги;
• Обширные консультации по настройке и интеграции;
• Обслуживание и поддержка программного обеспечения;
• Инфраструктура для запуска программного обеспечения внутри компании;
• Обучение, чтобы убедиться, что люди действительно могут использовать программное обеспечение.

Программное обеспечение на заказ

Наконец, разработка программного обеспечения на заказ делает все возможным, если у вас есть доступ к хорошей команде разработчиков программного обеспечения. Команда разработчиков программного обеспечения может либо создать программное обеспечение для бизнес-процессов с нуля, жестко закодировав процесс в логике своего приложения, либо использовать встроенный механизм процессов как часть платформы BPM, ориентированной на разработчиков. По сравнению с упрощенным рабочим процессом индивидуальное программное обеспечение имеет те же преимущества и недостатки, что и BPMS, а именно высокую гибкость и высокую стоимость. Выбор между ними часто является философским или культурным соображением в большей степени, чем что-либо еще.

Независимо от того, какой вариант вы в конечном итоге выберете для своего бизнеса, инструменты BPM для управления такими задачами, как рабочий процесс и автоматизация процессов, должны быть встроены. Подход «набор BPM» означает, что вы можете выйти за рамки моделирования и охватить управление бизнес-процессами не только как задачу, которую нужно выполнить, но и как вы работаете. Управление операционными процессами целеустремленным и измеримым образом, а также постоянное внимание к возможностям автоматизации задач становится само собой разумеющимся.

5 способов, которыми программное обеспечение BPM приносит пользу вашему бизнесу

Требования к ПО для управления бизнес-процессами могут быть высокими. Программное обеспечение должно обеспечивать децентрализованное документирование процессов, быть совместимым с уникальной ИТ-инфраструктурой и быть достаточно удобным для неопытных конечных пользователей. Для большинства предприятий он должен быть свободным от кода, а также беспрепятственно взаимодействовать со сторонними системами. Он должен предлагать функции перетаскивания с предварительно созданными моделями процессов, а также быть достаточно мощным и адаптируемым для создания пользовательских решений. Все это плюс поддержка все более высоких уровней автоматизации бизнес-процессов!

Можно подумать, эти требования слишком высоки! Не так. Правильное программное обеспечение для управления бизнес-процессами, реализованное должным образом, может удовлетворить и превзойти требования любого бизнеса. Это связано с тем, что программное обеспечение BPM специально разработано для поддержки процесса непрерывного улучшения, создавая цикл положительной обратной связи в масштабах всего предприятия. Этот цикл, состоящий из анализа, проектирования, трансформации/действий и мониторинга/измерения, обеспечивает постоянную эффективность и развитие вашего бизнеса.

Если говорить еще подробнее, программное обеспечение BPM обеспечивает ценность для вашего бизнеса пятью способами. Эффективное программное решение BPM Suite:

1. Усилит воздействие ваших усилий по управлению бизнес-процессами, что приведет к более эффективному внедрению и большей доле преимуществ;
2. Централизованное создание, анализ и совместное использование процессов в одном центре знаний;
3. Поддержка совместной работы и взаимодействия в области управления и оптимизации процессов, что означает более быструю окупаемость улучшений;
4. Возьмите на себя повторяющиеся и рутинные задачи, позволяя вашим сотрудникам сосредоточиться на усилиях по добавлению ценности, таких как действия, ориентированные на клиентов и услуги, или на том, как оптимизировать определенные процессы;
5. Помогите найти возможности для автоматизации элементов рабочего процесса, сэкономив ваше время и деньги.

Следующие шаги

Программные решения BPM работают лучше всего, когда они предлагают несколько инструментов BPM, таких как SAP Signavio Process Transformation Suite.

Suite предлагает вам интегрированное облачное решение для разработки, моделирования, анализа, оптимизации и выполнения ваших процессов… и все это с ускоренной скоростью анализа.

Сочетая эффективное управление рабочими процессами (SAP Signavio Process Governance), мощный анализ процессов (SAP Signavio Process Intelligence) и надежное моделирование процессов (SAP Signavio Process Manager), SAP Signavio Process Transformation Suite представляет собой мощную универсальную платформу. В то же время SAP Signavio Collaboration Hub поддерживает совместную работу в режиме реального времени между бизнес-областями и командами, помогая развивать мышление, основанное на моделях и учитывающее процессы, в вашей организации. Будучи веб-решением, а не локальным решением, Suite обладает гибкостью и возможностями для обеспечения устойчивой и интеллектуальной трансформации вашего бизнеса.