Формула хорошего e-mail письма клиенту — Маркетинг на vc.ru

Как правильно составить коммерческое предложение.

5838 просмотров

Структура письма, правила и советы.

Для начала пару советов.

— клиента надо заинтересовать и зацепить в самом начале

— пишите сразу по делу ( не ходите вокруг да около)

— клиента на данном этапе мало интересует ваша компания и ваши заслуги

— вопрос который задает себе клиент — как вы можете ему помочь???

— на этот вопрос надо ответить уже в письме, чтобы клиент заинтересовался

— есть ли у вас, что-то ценное для клиента?

— чем вы ему можете помочь?

— клиенту каждый день пишут разные компании с разными услугами

— предложите конкретику и ценность для клиента ( перед тем как писать, изучите клиента)

Итак поехали!

1. Тема письма.

Кому пишем?

Если вы знаете имя конкретного человека, то пишите его имя и фамилию. Если не знаете имя и фамилию, то пишите какому отделу это письмо.

К примеру — отделу маркетинга, отделу кадров и т.д.

2. По какому вопросу пишете?

Не пишите сотрудничество. Так все пишут.

Пишите конкретную тему.

К примеру — насчет размещения рекламы, по поводу продвижения в соц сетях и т.д

Итого, в начале должно быть так:

— кому адресовано письмо ( имя человека или отдел компании)

— тема письма

Пример — Иванову Ивану насчет продвижения в соц сетях, или отделу маркетинга, насчет продвижения вашей компании в соц сетях.

3. Кто вы?

Ваше имя, должность и какую компанию вы представляете.

Пример — Добрый день, меня зовут Иван, я менеджер по работе с клиентами в компании ***

4. Коротко пишите о том, зачем и по какому вопросу вы пишете.

Здесь главное, зацепить и заинтересовать клиента.

Поэтому, пишите поменьше вступления, побольше дела.

Не надо писать в каком году вы открыли вашу компанию и сколько у вас клиентов, об этом клиент сам узнает потом, если вы конечно его заинтересуете).

Пример — пишу вам по поводу продвижения ваших соц сетей.

Мы делаем интересный и полезный контент и можем под вашу тематику и под ваши задачи сделать контент-план с публикациями.

Пишите коротко, но конкретно с прицелом.

Далее, можете написать условия ( коротко) и пару примеров ваших работ или клиентов.

5. Выводим клиента на действия.

Пример — предлагаю сегодня созвониться и пообщаться.

Вы нам расскажете про ваши задачи, а мы проанализируем и скажем чем вам можем помочь и что можем вам предложить.

6. Далее пишем как с вами связаться — телефон, скайп

Итоги:

— не надо стремиться продавать сразу в письме ( не надо давить на клиента)

— выслушайте клиента, что он хочет, какие у него проблемы и потребности

— только после этого предложите решение.

Спасибо за внимание.

Если что-то упустили, поправьте. Если есть вопросы, пишите. Ответим

10 примеров писем для бизнеса для вашей новой маркетинговой кампании — Stripo.

email

Письма для бизнеса сегодня являются основным каналом коммуникации на работе, и это крайне важно для налаживания отношений с руководителями, клиентами, спонсорами, дистрибьюторами и партнерскими организациями. Профессиональное письмо для бизнеса повышает узнаваемость и авторитет вашей компании, делая его отличным рекламным инструментом в целом.

Примеры рассылок от Stripo наглядно покажут, как писать письма для бизнеса, правильно их оформлять и делать восприимчивыми для вашей целевой аудитории.

Зачем нужны шаблоны писем для бизнеса?

Письмо для бизнеса создается в соответствии с потребностями вашей компании и является ключевым инструментом для коммуникации с внутренними и внешними структурами, такими как клиенты, подписчики и заинтересованные лица.

Надлежащий шаблон письма для бизнеса должен быть лаконичным и представительным, но не однообразным, поскольку письмо для бизнеса — это лицо вашей компании, которое вы демонстрируете потенциальным клиентам. Используя этот шаблон письма, вы можете делиться информацией и обновлениями, продвигать свои услуги или продукты, создавать выгодные предложения, решать проблемы, поддерживать связь и привлекать дистрибьюторов.

Давайте взглянем, как можно заставить читателя влюбиться в ваш бренд с первой же строки письма.

Зачем нужны шаблоны писем для бизнес-запросов?

По данным Omnisend, вы можете рассчитывать на среднюю прибыль в размере 40 долларов за каждый доллар, потраченный на email-маркетинг бизнес-запросов по электронной почте. Одно из важнейших преимуществ цифровой коммуникации в бизнесе — это ее стабильность.

Шаблон электронного письма для бизнес-запросов может упростить коммуникацию, предоставляя правильную структуру электронного письма, связанной с бизнесом, и убеждаясь, что все необходимые сведения, такие как контактные данные и формальный запрос, включены и правильно организованы.

Подходящий шаблон для электронного письма с деловым запросом может предоставить полезные указания, чтобы представить себя, описать свой бизнес и управлять ожиданиями относительно информационных запросов. Это также может передать ваш интерес к потенциальному деловому партнеру.

Бизнес-шаблоны часто содержат краткий вывод для лучшего понимания и увеличения вероятности ответа. В них также должно быть точное предложение, ваша контактная информация и тема, привлекающая внимание, чтобы получатель мог быстро понять цель ваших деловых запросов.

В общем преимущества, которые вы получаете с идеальным образцом электронного письма для бизнес-запросов, таковы:

• аудитория воспринимает вас как профессионала, когда вы делаете запросы, необходимые для вашего бизнеса, в официальном тоне;
• более высокий процент положительных ответов;
• мгновенная связь с потенциальными бизнес-партнерами;
• хорошее впечатление на стороне получателя благодаря структурированному написанию (пункты) электронного письма с запросом.

Примеры формата адреса в письмах для бизнеса

Прежде чем рассматривать структуру шаблонов писем для бизнеса, следует сосредоточиться на email-адресе, с которого вы будете отправлять письмо. Адрес электронной почты поможет получателям запомнить вас и вашу компанию. Таким образом, ваше доменное имя должно соответствовать почтовому адресу вашей компании.

Например, наиболее распространенный формат электронного адреса компании Coca-Cola — это первые инициалы имени сотрудника, полная фамилия и домен компании (jdoe@coca-cola.com). Если письмо относится ко всему отделу, а не к конкретному человеку, логика останется той же, но с названием отдела @домен, например, publicrelations.nl@ikea.com компании IKEA.

Ниже приведены примеры распространенных структур email-адресов:

1. Имя + доменное имя (например, ruby@stripo.email).
2. Имя + инициалы фамилии + доменное имя (например, rubyst@stripo.email или ruby.st@stripo.email).
3. Инициалы имени + фамилия + доменное имя (например, r.stewart@stripo.email).
4. Полное имя + доменное имя (например, rubystewart@stripo.email).

Структура шаблонов писем для бизнеса

После того как вы настроили рабочий email-адрес, пора переходить к созданию шаблона письма. Основные элементы шаблона обычного формального письма для бизнеса следующие:

• тема письма;
• приветствие;
• вступительная строка;
• основной текст;
• заключительная часть;
• подпись.

Знание формата составления корпоративного письма позволит вам быстро структурировать и написать делового письма. Давайте рассмотрим каждую часть письма для бизнеса, чтобы разобраться в ней.

1. Тема письма

Темы писем оказывают значительное влияние на показатели открываемости ваших рассылок. Отличная тема письма раскрывает цель вашего сообщения и побуждает получателя открыть его. Логика проста и понятна: больше открываний — больше сделок, а больше сделок — больше клиентов :).

При написании темы письма задайте три вопроса: кто, что и почему?

Кто ваша целевая аудитория? О чем вы хотите проинформировать своих получателей? Почему их должно заинтересовать ваше предложение?

Тема письма должна кратко излагать суть сообщения (в идеале — пять слов, но не более девяти). Если тема слишком короткая, цель вашего делового письма может быть не понята; если слишком длинная, получатель может даже не дочитать письмо до конца из-за его объемности.

Вопрос, впечатляющие цифры, живой тон, показывающий, что вы такой же человек, как и читатели, а также немного юмора или эмодзи, чтобы сделать вашу тему письма более яркой, — вот лучшие способы завлечь аудиторию еще до перехода к самому шаблону письма.

Приведем несколько примеров:

1. Великолепный инструмент для решения проблем [болевые точки аудитории].
2. Используйте эксклюзивный инструмент автоматизации, чтобы экономить 12 часов в неделю.
3. Stripo сэкономит вам $769 к 2023 году🤑🤑🤑.
4. 7 возможностей Stripo произвести на вас впечатление🤩.
5. Хватит платить, начните зарабатывать!
6. Что вы выберете? Расскажите нам!

2. Приветствие

Потратьте несколько минут перед отправкой письма получателю, чтобы определить, кому вы пишете. Используйте полное имя человека для дружелюбного и уважительного обращения в письме для бизнеса. Полное имя потенциального клиента с большей вероятностью установит более глубокую связь, чем формальное приветствие типа «Dear Sir or Madam».

Вот несколько способов поприветствовать своих получателей:

1. Привет, Ева!
2. Доброе утро, Престон!
3. Здравствуйте, Роуз!

(Источник: шаблон Stripo)

3.

Вступительная строка в шаблоне письма для бизнеса

Начните с краткого и четкого вступительного предложения, если вы пишете кому-то письмо впервые. Если ранее вы уже общались, то вступительная фраза может помочь вам восстановить связь.

В деловом письме вполне подойдет одно предложение:

1. Как у вас дела?
2. Я надеюсь, что у вас все хорошо.
3. Я искренне надеюсь, что все в вашей жизни хорошо.
4. Надеюсь, вы уже выпили свой кофе.
5. Мне было очень приятно с вами познакомиться.
6. Надеюсь, вы проводите потрясающий день!

(Источник: шаблон Stripo)

4. Основной текст

Тело вашего письма должно содержать конкретную и простую информацию, например, просьбу, предложение или задание. Основной текст должен содержать ценную информацию. Опять же, сохраняйте лаконичность и искренность. Соблюдайте формальный формат, но сделайте его более любезным.

5. Заключительная часть

Заключительные фразы используются для того, чтобы подвести итог и закончить письмо на правильной ноте. Заканчивайте письмо вежливыми фразами. При написании заключительных фраз в своих письмах для бизнеса учитывайте личность получателя, характер ваших отношений и первоначальную цель вашего письма.

Вот несколько примеров, которые помогут вам завершить письмо для бизнеса:

1. Я благодарен за возможность обсуждения этого вопроса с вами.
2. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы.
3. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам понадобится какая-либо дополнительная информация.
4. Обращайтесь ко мне по электронной почте с любыми вопросами.
5. Спасибо за ваше время и всего наилучшего.
6. Я с нетерпением жду вашего ответа в ближайшее время.
7. Желаю вам прекрасного дня/недели/вечера/выходных!

6. Подпись

И последнее, но не менее важное — подпись письма. Это обязательное завершение вашего письма для бизнеса, которое добавляет профессионализма и напоминает получателю, кто был на связи. Заполните здесь свое имя и, желательно, должность с названием компании. Вы также можете включить контактную информацию и ссылки на ваши рабочие аккаунты в соцсетях.

(Источник: шаблон Stripo)

Примеры подписей писем:

1. С наилучшими пожеланиями,
   Руби Стюарт
   Контент-маркетолог в Stripo

2. Искренне,
   Марк Адамс
   Email-маркетолог в Stripo

3. Всего наилучшего,
   Джейн Кларкс
   Старший аналитик по маркетингу в Stripo

Примеры и шаблоны писем для бизнеса

Теперь, когда мы определились с основами, давайте взглянем на реальные примеры писем для бизнеса для различных маркетинговых целей!

1. Шаблон ознакомительного письма

Первое письмо, которое вы отправляете кому-либо, — это ознакомительное письмо. Вы предоставляете справочную информацию о себе и объясняете, почему обратились к получателю. Этот тип письма для бизнеса побуждает получателя связаться с вами.

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Приветствую, [имя],

Надеюсь, ваш день проходит замечательно! Пользуясь случаем, я хочу представиться. Меня зовут [ваше имя], и я работаю [ваша должность] в [название компании]. [Объясните основную информацию о том, что представляет собой ваша платформа].

Я надеюсь, что в будущем мы познакомимся друг с другом поближе! Если вам когда-нибудь понадобится моя помощь в чем-либо, пожалуйста, напишите или позвоните.

Всего наилучшего,

[Подпись письма]

2. Шаблон письма с подтверждением

Говоря о примерах писем для бизнеса, нельзя обойти вниманием шаблон письма с подтверждением. В нем указываются все детали в зависимости от цели мероприятия. Неважно, нужно ли вам подтвердить адрес доставки или дату мероприятия, такие письма помогут это сделать. Здесь представлен шаблон письма с подтверждением регистрации на вебинар:

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Доброе утро, [имя],

Я рада подтвердить ваше участие в нашем предстоящем мероприятии. Пожалуйста, ознакомьтесь со всеми важными деталями в таблице ниже.

[Название мероприятия]

Дата: [дата мероприятия]

Место проведения: [место проведения мероприятия]

Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас возникнут вопросы. Я очень жду встречи с вами!

С наилучшими пожеланиями,

[Электронная почта]

3. Промо-шаблон письма с лид-магнитом

Лид-магнит — это часть бесплатного контента, который вы предоставляете своим получателям в обмен на их email-адреса. Этот метод позволяет увеличить список адресов электронной почты быстрее, чем обычная подписка на рассылку. Вы можете предоставлять бесплатные электронные книги, вебинары, курсы, чек-листы и т. д.

Например, предложите небольшую бесплатную спортивную программу, а затем расскажите о полном продукте со скидкой, чтобы попробовать его, как показано в приведенном ниже шаблоне:

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Здравствуйте, [имя],

Спорт [здесь использована болевая точка] — это, несомненно, хорошее занятие, но все мы знаем, как трудно бывает начать! Бег может показаться настолько простым, что подготовка к занятиям может выглядеть абсурдной.

С другой стороны, изучение основ этого вида спорта и составление расписания может повысить вашу удовлетворенность и сделать тренировки более продуктивными.

Таким образом, мы в [название компании] создали ваш персональный план тренировок! Не стесняйтесь попробовать его бесплатно, а если вы заинтересованы в более насыщенных тренировках, используйте специальный промокод [код купона] и получите скидку на полный тренировочный комплекс.

[Кнопка призыва к действию] Закажите свой специальный план здесь.

Искренне,

[Ваше имя]  

[Название компании]  

[Номер телефона]

[Адрес электронной почты]

4. Шаблон письма с просьбой оставить отзыв

Отзывы клиентов необходимы для того, чтобы убедить нового клиента сотрудничать с вами и определить, насколько текущим клиентам нравится или не нравится ваш продукт или услуга. Как же обратиться за отзывом? Примеры писем для бизнеса от Stripo помогут вам в этом:

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Здравствуйте, [имя],

Благодарим вас за то, что остаетесь постоянным клиентом [название компании]! Мы очень ценим ваши отзывы, поскольку постоянно ищем способы улучшить наш сайт и качество обслуживания клиентов.

Приглашаем вас пройти 5-минутный опрос ниже, а если у вас есть дополнительная информация, которой вы хотите поделиться, пожалуйста, свяжитесь с нами здесь [CTA-кнопка].

Спасибо за ваше время и отзыв!

[Ваше имя]  

[Название компании]  

[Номер телефона]

[Личный email-адрес]

5. Шаблон письма с приглашением на звонок

Вы можете использовать письмо с приглашением на быстрый звонок для проведения деловой встречи, бесплатной консультации или QA-сессии с генеральным директором. Это может быть полезно для тех, кто хочет узнать больше о вашей компании.

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Уважаемый [имя],

Меня зовут [ваше имя], я работаю в [название компании] на должности [ваша должность]. Я заметила, что вы являетесь одним из наших клиентов, и хотела связаться с вами, потому что на этой неделе у нас запланирован звонок с нашим учредителем.

Я буду рада пригласить вас, поскольку наш генеральный директор сможет лично ответить на любые ваши вопросы.

[Здесь вы можете перечислить основные пункты обсуждения]

[CTA-кнопка]

Спасибо, что уделили время, и я надеюсь на скорый диалог с вами!

[Подпись]

6. Шаблон follow-up письма

Follow-up письма пригодятся, когда нужно поддерживать связь с партнерами или предоставлять им новую информацию. Шаблон follow-up письма может быть использован для повторного контакта с получателем или напоминания ему о вашей последней коммуникации.

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Здравствуйте, [имя клиента],

Я пишу, чтобы поблагодарить вас за [действие] от имени [название компании]. Мы благодарны за ваши [действия]. Вот краткий обзор ваших [последние действия].

С нетерпением жду новых встреч с вами!

Тем временем вы можете ознакомиться с нашими предстоящими мероприятиями здесь [ссылка или CTA-кнопка].

С уважением,

[Подпись].

7. Письмо о запуске продукта

Цель письма о запуске продукта проста: вы хотите объявить о чем-то новом или рассказать подписчикам об изменениях, внесенных в существующие продукты или услуги.

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Доброе утро, [имя получателя],

У нас есть потрясающие новости: только что был запущен новый продукт!

Наш новый продукт называется [название продукта/услуги], и мы очень гордимся им. Этот новый продукт может [описание продукта].

Мы будем рады, если вы попробуете его и оставите отзыв. Если вы заинтересованы, подпишитесь на бесплатную пробную версию здесь [ссылка].

Мы надеемся, что он понравится вам так же, как и нам.

Всего наилучшего,

[Подпись].

8. Шаблон письма с напоминанием

Напоминания следует рассматривать и внедрять независимо от типа бизнеса, особенно если вы осуществляете email-маркетинг. Шаблон письма с напоминанием может быть использован для того, чтобы сообщить об истечении срока действия предложения, предстоящем событии или необходимости оплаты.

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Уважаемый [имя],

На связи [ваше имя]. Я хотела напомнить, что срок действия вашей подписки на [название компании] истекает. Если вы хотите продолжать пользоваться нашей платформой, мы рекомендуем продлить подписку как можно скорее.

Мы ценим ваше время и надеемся на продолжение нашего сотрудничества в будущем. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами или проблемами.

С наилучшими пожеланиями,

[Подпись].

9. Шаблон письма с предложением скидки

Все мы ценим индивидуальный подход и скидки на наши любимые товары или услуги. В этом и заключается смысл дисконтного письма для бизнеса. Создайте промокод и вставьте его прямо в сообщение, чтобы проинформировать получателей о своем специальном предложении. 

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Здравствуйте, [имя],

Я пишу, чтобы сообщить вам о специальной скидке, которую мы предлагаем в [название компании].

Вы можете получить 20% скидку на все наши [название продукта или услуги] в течение ограниченного времени.

Если хотите воспользоваться этим предложением, пожалуйста, используйте код купона [код купона] при оформлении заказа.

Мы будем рады услышать вас и помочь в решении любых вопросов!

Искренне,

[Подпись]

10. Рекламное письмо со статьей блога

Вы можете использовать письмо с рекламой статьи блога, чтобы связаться с блогерами и инфлюенсерами, с которыми хотите сотрудничать. Для привлечения внимания инфлюенсеров продемонстрируйте свой интерес к их контенту. Затем следует предложить выгодное партнерство.

(Источник: шаблон Stripo)

Основной текст письма:

Здравствуйте, [имя],

Я недавно прочитала запись в вашем блоге и хотела выразить свое восхищение! Я — [ваше имя], сотрудница [название должности] в [название компании]. Мне очень приятно выйти с вами на связь.

Мне очень понравилась ваша статья блога [тема], и я считаю, что она полностью соответствует нашей миссии [ваша миссия].

Мы постоянно работаем над повышением своего уровня узнаваемости и популярности нашей продукции. Учитывая наши общие ценности, мы были бы признательны, если бы вы помогли нам в этом. В свою очередь, мы будем рады предложить вам бесплатную пробную версию нашего продукта, чтобы дать возможность убедиться в его полезности.

Я твердо убеждена, что сотрудничество будет выгодным для обеих сторон.

Если вам это интересно, пожалуйста, свяжитесь с нами, чтобы мы могли обсудить детали. Спасибо за ваше внимание!

Всего наилучшего,

[Подпись]

В завершение

Надеемся, что наши примеры и советы по созданию писем для бизнеса были интересны и полезны для вас! Теперь вы готовы к созданию профессионального письма для бизнеса с помощью Stripo.

Присоединяйтесь к Stripo для разработки привлекательных писем для бизнеса

Начать

Как написать хорошее письмо в службу поддержки клиентов – с примерами

Мы рассмотрим, как составить отличное письмо в службу поддержки клиентов, приведя примеры, чтобы воплотить в жизнь лучшие практики.

Подход, состоящий из четырех частей

Вот четырехступенчатый подход к улучшению обслуживания клиентов, рекомендованный Фрэн Фиш из Мазару.

1. Очистить

Используйте простой и понятный английский язык. Без жаргона. Используйте заголовки и маркированные списки, чтобы содержание было легко отслеживать и читать.

2. Достоверно

Убедитесь, что нет опечаток и вся предоставленная информация «верна». Но письмо также должно выглядеть и читаться со стороны — оно должно «выглядеть и звучать как ваш бренд».

3. Ответил

Ответьте на все заданные вопросы (и на любые последующие). Быстро переходите к делу, так как это лучший способ уменьшить разочарование и повторные контакты.

4. Тон

Использование правильного тона, который подходит читателю (или клиенту) и причине, по которой вы связываетесь с ним. Мы ожидаем, что тон, используемый в письме с извинениями, будет отличаться от тона, используемого в электронном письме со специальным предложением.

Фрэн также рекомендует вам  «сохранять личное и человеческое отношение и подумать, действительно ли письмо или электронная почта являются подходящим средством. Иногда быстрый, старый добрый звонок работает лучше всего».

Будьте индивидуальны и человечны и подумайте, действительно ли письмо или электронная почта являются подходящим средством. Иногда быстрый, старый добрый звонок работает лучше всего.

Фрэн Фиш

Помните, что хотя в большинстве случаев полезно придерживаться предпочтений клиента, иногда лучше взять трубку. Например, если клиент отправил три или более писем по поводу проблемы, может быть лучше всего поднять трубку телефона, чтобы пресечь растущее недовольство клиента в зародыше.

Пример того, как использовать этот четырехэтапный подход

В качестве примера того, как этот четырехэтапный подход к написанию писем в службу поддержки можно сделать действенным, мы предоставили два примера писем в службу поддержки, которые были написаны автомобилем. страховая компания в ответ на тот же запрос клиента.

Первый ответ — это то, как компания изначально думала ответить клиенту, следуя своим старым процедурам. Второй пример — это переписывание первого, созданное под руководством четырехэтапного подхода.

Письма являются ответами на запрос клиента, который спрашивал: «Получу ли я страховку, если ноутбуки моих детей украдут из машины, пока я в отпуске?» Письмо-запрос клиента было подписано как его именем, так и фамилией.

Оригинальное письмо службы поддержки клиентов (Плохой пример)

Уважаемый господин [ФАМИЛИЯ] Спасибо за ваш запрос.

Приносим извинения за задержку с ответом.

Страхование личных вещей предоставляется в случае потери или повреждения (некоторых) личных вещей во время нахождения в застрахованном автомобиле.

Застрахованный должен проявлять разумную заботу об имуществе, и это не распространяется на деньги, кредитные или дебетовые карты. Чехол также не предусмотрен для автомобилей с откидным верхом/открытых крышек. Сумма к оплате будет указана в Приложении к полису . Это покрывает до 300 фунтов стерлингов за заявку.

Надеюсь, это ответ на ваш вопрос.

С уважением,

Переписанное письмо в службу поддержки клиентов (хороший пример)

Привет, [Имя]. Спасибо, что связались с вами по поводу iPad ваших детей. Извините, что мне потребовалось немного больше времени, чтобы ответить.

Если из вашей машины украдут iPad, мы возместим до 300 фунтов стерлингов их стоимости.

Совет: стоит проверить, не покрывает ли ваша страховка жилья более высокую стоимость.

Просто чтобы вы знали, если случится худшее (и вы захотите подать иск), нам нужно, чтобы вы «разумно заботились об имуществе». Это означает:

• запирание дверей, багажника и грузового бокса,
• закрыть крышу и окна,
• возьмите с собой ключи от машины и
• уберите iPad с глаз долой в бардачок, багажник или багажник на крышу, когда выходите из машины.

Я также должен вам сказать, что мы не покрываем кражи из автомобилей с открытым верхом и с откидным верхом. Дополнительную информацию о том, что покрывается, а что нет, вы найдете в нашем Приложении к полису в Интернете.

Если вы решите застраховаться у нас, самый быстрый и простой способ — подать заявку онлайн.

Если я могу чем-то еще помочь, пожалуйста, дайте мне знать.

Хорошего отдыха!

Как письмо было адаптировано к лучшему?

Фрэн Фиш рассказывает нам, как переписывание является улучшением с точки зрения «четкости, достоверности, ответов и критериев тона».

Понятно

• Быстро переходит к делу
• Удовлетворяет потребности клиентов
• «Самый простой способ — подать заявку онлайн» — влияет на выбор клиентом канала обслуживания
• Использует маркеры для размещения информации в удобном для чтения формате

Заслуживающий доверия

• Включает информацию о страховании – демонстрирует знания и опыт
• «Совет» дает варианты страхования – укрепляет доверие

Ответил

• Сначала отвечает на запрос клиента «мы покроем до 300 фунтов стерлингов их стоимости
• Меньше усилий для клиента — нет необходимости копаться в Приложении к полису

Тон

• Соответствует характеру запроса
• Эмпатический и личный тон используется

Как переход на четырехэтапный подход помог компании по страхованию автомобилей?

Мазару и независимые исследователи ICM поделились обоими примерами писем о страховании автомобилей с 2000 потребителей. Потребителей попросили поделиться предпочтениями и «следующими действиями» при сравнении двух букв.

Результаты показали, что компания по страхованию автомобилей может извлечь выгоду в каждом из следующих способов, постоянно переключаясь на стиль перезаписи:

• Меньше общих контактов – На 19% меньше потребителей заявили, что им необходимо получить больше информации
• Количество запросов о продажах увеличилось – на 24% больше потребителей сказали, что они пойдут дальше и запросят предложение
• Оценки удовлетворенности увеличились – на 27% больше оценили удовлетворенность своих клиентов ответом как «высокую», т.е. 7–10 из 10
• Смена канала увеличилась – На 9% больше потребителей заявили, что выйдут в интернет, чтобы узнать цену
• Защита интересов / рост NPS – на 22 % больше заявили, что согласятся и порекомендуют страховую компанию друзьям или родственникам

Образец шаблона хорошего письма в службу поддержки клиентов

Изучив отличные результаты переписанного письма в службу поддержки, мы хотели создать шаблон для письма клиенту, который был бы четким, заслуживающим доверия, с ответами и правильным тоном.

Итак, мы вернулись к Фрэн Фиш, которая предоставила нам следующее:

[должность, фамилия/имя],[Должность]

[Название компании]

[Почтовый адрес]

[Почтовый индекс/индекс ]

[Дата]

Тема письма (не слишком формально, будьте ясны)

Ссылки

Уважаемый [должность, фамилия/имя],

Если это ответ, поблагодарите за обращение по [теме] ].

Сразу к делу

Что хочет знать клиент? Зачем ты отправил им это письмо? Если это извинение, то извинитесь здесь.

Удерживайте внимание читателя

Разбивайте длинные фрагменты текста на короткие предложения.

Придерживайтесь одной идеи на абзац/предложение. Это помогает сохранять ясность.

Вместо длинных списков используйте маркеры – запомните:

• Напишите
• В твоем
• Тон голоса

Окончательная информация, призыв к действию

Дайте клиенту необходимую информацию. Скажите им, что они должны делать, и дайте им все необходимое для этого.

Для дополнительной уверенности

Пожалуйста, дайте нам знать, если вам нужно что-то еще. Сообщите им, как лучше всего получить информацию в Интернете или как с ними связаться (и когда).
Напр. Вы можете написать нам по адресу [адрес] или позвонить по [номер]. Мы здесь с понедельника по пятницу, с 8:00 до 17:00.

С уважением,

Собственное имя консультанта

Хотя многие могут сомневаться в использовании шаблонов, этот пример поможет контакт-центру создать структуру, облегчающую общение консультантов по всем каналам. Он обеспечивает удобную структуру, а также дает рекомендации о том, где персонализировать ответ.

Шаблоны имеют свою ценность, как говорит нам Фрэн: «Они просто должны быть очень хорошо сконструированы, являться частью общей структуры и поддерживаться обучением и обеспечением качества. Когда шаблоны создаются произвольно и не обновляются, они становятся проблемой».

Шаблоны должны быть очень хорошо сконструированы, являться частью общей структуры и поддерживаться обучением и обеспечением качества (QA).

Фрэн Фиш

Поэтому, когда мы советуем вам использовать шаблон, лучше представить рекомендации в виде структуры, подобной приведенной выше. Избегайте шаблонов с уже заполненной большей частью формулировок, которые просят консультантов: «[ВСТАВИТЬ ИМЯ]» или «[ВСТАВИТЬ МЕСТО]».

Чтобы получить полезные советы по пересмотру шаблонов писем, прочитайте нашу статью: Электронные письма и письма в службу поддержки: как проверить и улучшить ваши шаблоны

10 ключей к отличному письму по обслуживанию клиентов — написание советов, которыми можно поделиться с консультантами вместе с шаблоном, выделенным выше.

1. Начните с того, что скажите «Спасибо»

Вашим клиентам не обязательно делать покупки у вас. Признание этого — отличное начало разговора. Сразу после благодарности переходите к сути разговора, отвечая на все вопросы в порядке важности для клиента.

После первоначальной благодарности не помешает продолжить подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится». Как клиент, вы не чувствуете, что вас воспринимают как должное.

2. Используйте повседневный язык и придерживайтесь одной идеи в предложении

Консультанту лучше всего писать так, как если бы он объяснял что-то другу или члену семьи. Итак, постарайтесь разбить длинные куски информации на короткие предложения, придерживайтесь одной мысли в предложении и используйте простые слова вместо сложных фраз и сокращений.

Как говорит Фрэн Фиш: «Писать для службы тяжело. В школе нас учат составлять сложные предложения и абзацы, а также наращивать словарный запас. Для обслуживания нам нужно сократить это, чтобы делиться информацией гораздо проще».

«Итак, если организациям трудно найти каналы связи, они в хорошей компании!»

3.

Используйте заголовки и маркеры для больших блоков информации

В длинных письмах заголовки могут быть отличным способом сегментации текста и улучшения структуры.

Кроме того, хорошо разбивать большие блоки информации на простые предложения, но маркеры также полезны, так как они помогают обеспечить лучшее визуальное воздействие, чем большие абзацы информации.

Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно.

Фрэн Фиш

Фрэн добавляет: «Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно. Для этого особенно полезны маркеры и заголовки».

«Заголовки особенно хороши, поскольку они помогают указать читателю на то, что имеет к нему отношение, делая письмо максимально ясным и простым».

4. Избегайте холодного, чрезмерно формального языка

Существует много путаницы в отношении того, что означает «профессионально» в написании писем для обслуживания клиентов. Многие считают, что «мы должны звучать и писать как профессиональная компания», однако это распространенное заблуждение, которое часто приводит к чрезмерной формальности компаний.

Это по словам Фрэн, которая говорит: «Официальный язык холоден и дистанцирован. Это не подходит для обслуживания клиентов. Есть простые приемы, которым можно научиться, чтобы сделать письма профессиональными и четкими, не делая их формальными».

Хитрость заключается в том, чтобы создать тон голоса, соответствующий вашему бренду. Научите консультантов быть теплыми, чуткими и позитивными, и вы уже на полпути, при этом также важно использовать активный язык вместо пассивного.

Активный язык помогает взять на себя ответственность за запрос клиента. Вы можете проверить, что пишете в активном тексте, добавив слова «by robots» в конце каждого предложения. Если предложение все еще имеет смысл, оно пишется в пассиве. Однако, если это не так, это прописывается в активе.

Совет «от роботов» более подробно обсуждается в нашей статье: 10 лучших практик для улучшения живого чата

5.

Направьте клиента к любым подтверждающим документам

Чтобы повысить ценность письма, направьте клиента на любые дополнительные документы или инструкции. Это может помочь клиенту легко найти информацию для себя и избавить его от необходимости снова писать в контакт-центр.

В свою очередь, это помогает сократить повторные контакты с клиентами. Тем не менее, убедитесь, что предложены дополнительные гарантии, чтобы клиент чувствовал себя счастливым, чтобы снова связаться с другим вопросом.

6. Установите ожидания с временными рамками

Хотя это не применимо ко всем типам запросов, предложение следующих шагов и ожидаемого времени является ключевым при обработке жалоб, поскольку они помогают успокоить клиентов.

Как говорит Фрэн:  «При работе с жалобами все клиенты действительно заинтересованы в том, чтобы «вы меня слушали?», «заботитесь ли вы обо мне?» и «что вы собираетесь с этим делать?»»

При работе с жалобами все клиенты действительно заинтересованы в том, «Вы меня слушаете?», «Вы заботитесь обо мне?» и «Что вы собираетесь с этим делать?»

Фрэн Фиш

Рекламные предложения, благодарственные письма и подтверждение бронирования не обязательно требуют «следующих шагов», и в некоторых случаях предложение их в письме может увеличить количество контактов.

7. Открытие диалога для любых проблем, требующих быстрого решения

Представленный ранее шаблон придает дополнительную уверенность клиенту, предлагая ему возможность связаться снова и предоставив дополнительную контактную информацию. Это помогает открыть диалог дальше.

Большинству клиентов знакомо чувство страха, которое возникает при подаче жалобы в компанию… Как долго я буду ждать ожидания? Поверят ли мне? Будет ли решена моя проблема?

Заблаговременное начало диалога и обещание положительного ответа помогает избавиться от беспокойства при любом последующем контакте, который может потребоваться.

8. Помните, что слушать нужно не только при телефонных звонках

Фрэн считает, что «все мы способны лучше слушать, улучшать свои коммуникативные навыки и строить взаимопонимание с помощью языка и слов».

Клиентам нравится чувствовать, что их слушают. На самом деле, это базовое ожидание. Итак, постарайтесь использовать те же слова, что и клиент, описывая свою проблему, чтобы подчеркнуть, что его выслушали, и отразите его предпочтительный языковой выбор для установления взаимопонимания.

Кроме того, посмотрите, как пример шаблона просит консультанта сказать «спасибо, что связались по поводу…». Раздел «о нас» важен, поскольку он дает консультанту возможность продемонстрировать, что они слушали, а также помогает персонализировать письмо.

9. Если вы просите оставить отзыв, объясните, почему это важно

Поощряйте клиентов оставлять отзывы на благо сообщества и помогать будущим клиентам в принятии решений о покупке.

Делая это, консультант может помочь убедить клиентов в том, что время, которое они тратят на обратную связь, — это не просто упражнение «похлопывание по спине».

10. Не связывайте вместе хорошие абзацы из разных букв

Фрэн Фиш

По словам Фрэн: их вместе, чтобы сформировать ваше письмо. Но это может плохо кончиться».

«Если кто-то решит собрать вместе абзацы из разных типов писем, но предполагаемое письмо имеет дело с одной конкретной вещью, может быть нецелесообразно помещать туда весь этот контент».

Письмо должно иметь логическую цепочку. Вы не хотите рассылать письма, которые начинаются с «извините», но заканчиваются рекламным предложением. Это только расстроит и без того разочарованного клиента.

Узнайте наши советы о том, как правильно извиняться, в нашей статье: Извинения в службе поддержки клиентов – сохраняйте свежесть и искренность извинений

Три хороших примера различных типов писем в службу поддержки

Ниже приведены три отличных примера различных типов писем в службу поддержки.

Ответ на жалобу

Вот хороший ответ на жалобу клиента о его кредитоспособности.

Наш ответ на вашу жалобу

Уважаемый [должность, фамилия/имя],

Спасибо, что связались с нами по поводу вашего кредитного дела. Изучив это для вас, я включил свои выводы в это письмо.

Возможно, будет проще поговорить об этом по телефону, поэтому, пожалуйста, позвоните мне, если это будет полезно. Я пытался дозвониться до вас несколько раз [дата] и [дата], но не смог до вас дозвониться.

Справочная информация

Вы связались с нами, потому что считаете, что мы зарегистрировали «дефолт» или «возврат» в вашем кредитном деле.

Проверка вашей кредитной истории

Я проверил вашу историю платежей между [дата] и [дата] и обнаружил, что каждый платеж был сделан вовремя. Я также мог видеть, что вы произвели свой последний платеж в размере [сумма £] [дата], что привело к досрочному погашению вашего счета.

Я могу подтвердить, что мы зарегистрировали каждый платеж, включая ваш окончательный расчет, как «выплаченный вовремя» и не зарегистрировали «дефолт» или «возврат» в вашем кредитном деле.

Я надеюсь, что это ответит на ваш вопрос и ответит на вашу жалобу. Если вы хотите обсудить это со мной по телефону, пожалуйста, свяжитесь со мной. Вы найдете мой номер вверху этого письма.

С уважением,

5 Положительные моменты в этом примере

• Компания сразу говорит спасибо
• Предлагают позвонить, если читатель захочет ускорить процесс
• Они используют заголовки, чтобы выделить различные этапы процесса
• Они используют «я», а не «мы» (как в компании), чтобы подчеркнуть, что кто-то берет на себя ответственность за проблему клиента
• Они используют слова клиента, такие как «по умолчанию» или «возврат», чтобы напрямую ответить на проблему клиента

A Уведомление об обслуживании

В этом примере письмо службы поддержки используется для предупреждения жильцов о проведении ремонтных и профилактических работ.

Уважаемый житель,

На вашей улице ведутся работы.

Нам нужно провести важные ремонтные и профилактические работы за пределами [адрес].

Это означает, что парковка будет ограничена — мы поставим конусы, чтобы показать вам, где вы не сможете парковаться.

Когда

[Время и дата]

Мы закончим к

[Время и дата]

Приносим извинения за неудобства — мы выполним работу как можно быстрее. Вы также можете узнать больше о том, почему это происходит, и прочитать регулярные обновления на нашем веб-сайте — просто перейдите по ссылке TheWaterCompany.com/streetworks

. Если вы хотите связаться с нами напрямую, позвоните по телефону: 01234567890. Вы также можете написать по электронной почте: info@thewatercompany. com

С уважением,

[Имя]

Начальник участка

5 Хорошая вещь об этом примере

• Самая важная информация размещена на первом месте крупным шрифтом
• Они используют заголовки, чтобы четко указать, когда и где, так что это влияние на читателя становится сразу очевидным
• Они заверяют читателя, что это не будет долгим процессом
• Они используют активный тон голоса, чтобы подчеркнуть свою срочность
• Они подчеркивают, где читатель может найти дополнительную информацию

Благодарственное письмо

Хотя это письмо может быть и не идеальным, в этом письме в службу поддержки, созданном Барньярнсом, есть много вещей, которые могут вам понравиться.

Спасибо команде Barnyarns за то, что поделились с нами этим примером!

5 хороших моментов в этом примере

• Барньярн начинают со слов «спасибо»
• Они продолжают подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится»
• Они ценят качество
• Они не просто спрашивают ваш отзыв — они объясняют, почему это важно
• Они открывают диалог для быстрого решения любых проблем

…И 2 вещи, которые они могли бы улучшить?

Но, несмотря на то, что он включает в себя ряд приятных «ингредиентов», вот два способа, которыми его можно было бы улучшить:

• Подписание «Чарли из команды Barnyarns» придало бы ему немного больше личного прикоснуться – особенно если это было написано от руки!
• Это очень полезный шаблон того, как должно выглядеть хорошее письмо в службу поддержки клиентов, но его персонализация с помощью Mr Smith могла бы сделать его еще лучше…

Чтобы узнать больше о том, как составить хорошее благодарственное письмо, прочитайте нашу статью: Как написать благодарственное письмо клиенту

Спасибо Мазару за то, что он поделился каждым из примеров писем, которые мы использовали в этой статье. .

Чтобы узнать больше о наших советах по написанию писем для обслуживания клиентов, прочтите наши статьи:

• Как сделать письмо для обслуживания клиентов простым, дружелюбным и личным
• «Уважаемый уважаемый клиент» — 12 шагов к написанию отличного письма клиенту
• Уважаемый уважаемый клиент! Как НЕ писать письмо в службу поддержки клиентов

Первоначально опубликовано в феврале 2016 г. Недавно обновлено.

7+ Шаблон письма с предложением услуг

Письма

Письмо с предложением услуг используется предприятиями и другими учреждениями для представления услуг, которые они могут предоставить своим клиентам. Есть много отраслей, которые используют письмо с предложением услуг, чтобы их клиенты знали о том, что конкретное учреждение может сделать для них. Кроме того, это помогает новым клиентам узнать об услугах, которые можно приобрести, особенно если они впервые пробуют услуги, предлагаемые магазином или заведением. С другой стороны, письмо с предложением услуг может также использоваться в сфере услуг для предложения работы своим кандидатам.

Мы можем предоставить вам шаблоны писем с предложениями услуг, которые доступны для скачивания. Кроме того, у нас есть другие образцы шаблонов писем, которые вы можете использовать в качестве справочных материалов при написании конкретного письма, которое хотите создать.

Шаблон письма с предложением услуг по уборке

un-mongolia.mn

Детали

Формат файла

• PDF

Размер: 732 KB

Скачать

Письмо с предложением обслуживания клиентов Шаблон

cornwallchamber.co.uk

Подробнее

Формат файла

• PDF

Размер: 186 КБ

Скачать 9 0003

Шаблон письма с предложением услуг прачечной

web.eskom.co.za

Детали

Формат файла

• PDF

Размер: 376 КБ

Скачать

Пример письма с предложением услуг общественного питания

cbs. sc

Детали

Формат файла

• PDF

Размер: 227 КБ

Скачать

Письмо с предложением услуг по уборке

В нашем доме есть много предметов, которые необходимо чистить и обслуживать. От обуви, которую мы носим, ​​до ковров, которые мы используем в нашей гостиной и других помещениях дома. По этой причине очень важно приобретать услуги по уборке, особенно если большинство членов семьи, способных к уборке, заняты своими личными графиками.

Письмо с предложением услуг по уборке включает следующую информацию:

• Услуги по уборке, предлагаемые учреждением
• Предметы, которые вы можете приобрести и которые будут использоваться для процессов уборки
• Предлагаемая продолжительность процессов уборки
• Стоимость различных услуг по уборке
• Включения услуг по уборке, которые вы должны приобрести
• Условия услуг по уборке, доступных для покупки

Письмо с предложением услуг прачечной

Письмо с предложением услуг прачечной включает следующую информацию:

• Контракт, который необходимо подписать, если конкретное предложение услуг прачечной будет принято компанией или учреждением, которое в этом нуждается
• общая стоимость предложения услуг прачечной
• Положения и условия в отношении ценообразования прачечной и количества рабочей силы, которая будет оплачиваться за услуги прачечной, которые они должны предоставлять
• Правила, которым должен следовать конкретный поставщик услуг прачечной в течение всего срока действия соглашения об услугах прачечной

Помимо наших шаблонов писем с предложениями услуг, у нас также есть загружаемые шаблоны писем с предложениями.

Шаблон письма с предложением юридических услуг

hls.harvard.edu

Детали

Формат файла

• PDF

Размер: 24 6 КБ

Загрузить

Письмо-предложение по контракту на оказание услуг Шаблон

fhmic.com

Подробнее

Формат файла

• PDF

Размер: 3 КБ

Скачать

90 004 Шаблон письма о принятии предложения услуг hr.nv.gov

Детали

Файл Формат

• DOC

Размер: 9 КБ

Скачать

Шаблон письма с отказом от предложения услуги

nationalservice.gov

Подробности 9 0003

Формат файла

• PDF

Размер: 45 КБ

Загрузить

Обслуживание клиентов

Письмо с предложением услуг также может быть письмом с предложением работы в сфере услуг. Вот пример должности в сфере услуг, где может быть предоставлено письмо с предложением услуги:

Письмо с предложением работы в службе поддержки клиентов включает следующую информацию о рабочих функциях заявителя, прошедшего все проверки и процессы подачи заявки:

• Количество дней в неделю, которые он или она должны находиться на предприятии
• Рабочие функции, которые необходимо выполнять
• Заработная плата, которую он или она должен получать в месяц
• Объем процессы обслуживания клиентов, которыми будет заниматься сотрудник
• Преимущества, которые человек может получить при регуляризации в компании
• Другие пункты, которые необходимо знать соискателю

Есть еще другие рабочие функции в службе отрасль, где письмо с предложением услуг может быть предоставлено в знак возможного трудоустройства.